13 ferramentas de produtividade para agilizar seu trabalho

Você sabe como as ferramentas de produtividade podem ser úteis no seu dia a dia ? Se organizar é fundamental para conseguir atingir os objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais. Mas, com tantas distrações, perder o foco tornou-se algo comum em meio à rotina.

Uma pesquisa realizada pela MindMiners, em parceria com a Fundação Estudar, mostrou que 52% das pessoas consideram a procrastinação como o principal fator que atrapalha a produtividade. Além disso, 25% dos entrevistados afirmaram que, no trabalho, ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo também é prejudicial.

Em vista disso, a necessidade de manter uma rotina organizada e concentrar-se nas tarefas para conseguir alcançar as metas é essencial.

Então, neste artigo, separamos as 13 melhores ferramentas de produtividade para auxiliar na sua rotina . Então, vamos lá!

O que são ferramentas de produtividade?

Ferramentas de produtividade são recursos tecnológicos desenvolvidos para otimizar os fluxos de produção e ajudar um time a alcançar um nível de rendimento elevado.

Existem diferentes tipos de ferramentas de produtividade no mercado, que podem ser gratuitas ou exigir uma mensalidade para uso.

🎥 Veja também: Como aumentar a produtividade no trabalho e nos negócios

Por que usar ferramentas de produtividade?

Investir em ferramentas de produtividade é essencial tanto para gerenciar as tarefas pessoais quanto as profissionais. Os principais benefícios em utilizar essas plataformas são:

• Definir objetivos;
• Organizar a rotina;
• Priorizar tarefas importantes;
• Entender quanto tempo é necessário para concluir cada atividade;
• Se destacar no mercado;
• Evitar retrabalhos;
• Facilitar comunicação;
• Alocar esforços para tarefas urgentes.

13 ferramentas de produtividade

Agora que você já sabe os benefícios das ferramentas de produtividade, chegou a hora de conferir a lista com as melhores. Para auxiliar na visualização, separamos as ferramentas em categorias: produtividade pessoal, comunicação interna, gestão de tempo e gestão de projetos, vendas, marketing e finanças. Confira:

Ferramentas de produtividade pessoal

As ferramentas abaixo podem te ajudar a gerenciar individualmente suas tarefas e manter uma rotina organizada:

1. Evernote

O Evernote é uma das ferramentas de produtividade mais completas do mercado. Permite que você armazene materiais de diversos formatos (textos, imagens ou manuscritos) e sincronize-os em todos os seus dispositivos.

O programa baseia-se em uma estrutura de notas que podem ser organizadas em etiquetas, cadernos e pilhas diferentes. Além disso, disponibiliza lembretes para recordá-lo de executar determinadas tarefas e um sistema de compartilhamento e chat para ser usado com colegas de trabalho (ou até mesmo com membros da sua família).

A plataforma conta com o plano gratuito e demais opções a partir de R$ 25,90/mês.

2. Google Agenda

Não há verdadeira organização sem um bom calendário. Essa ferramenta serve tanto para quem trabalha em casa quanto para quem frequenta um escritório.

O Google Agenda é um dos aplicativos de produtividade mais indicados para gerenciar seus compromissos com hora marcada, como reuniões, palestras e outros eventos. Se configurado, a ferramenta envia lembretes quando o horário dos compromissos se aproxima.

Você pode compartilhar sua agenda com outros usuários para que todos estejam a par da sua programação. Também é possível marcar atividades em conjunto e até aproveitar a lista de tarefas incorporada para garantir o cumprimento dos seus prazos.

A ferramenta é totalmente gratuita e pode ser utilizada tanto no smartphone quanto no computador.

3. Todoist

Ter uma lista de tarefas é uma das principais ferramentas de produtividade pessoal. Assim, não poderíamos deixar de indicar um bom aplicativo para a elaboração da sua.

O Todoist é um dos mais completos, permitindo não apenas anotar as suas atividades, mas também categorizá-las por prioridade, data ou projeto.

A partir do serviço disponível online, você também pode acompanhar a sua produtividade por meio do gráfico gerado à medida em que completa cada item pendente.

A ferramenta oferece um grátis e opções pagas que variam entre US$ 3 e US$ 5 por mês.

4. Pocket

Com o grande fluxo de informações que circulam pela internet, é inevitável não nos depararmos com artigos ou vídeos interessantes durante o expediente. Para não se distrair com eles, contudo, você pode usar uma das melhores ferramentas de produtividade, o Pocket.

O serviço permite que você guarde todos os links para ler depois em seu tempo livre ou em um momento mais adequado. Além disso, o armazenamento é offline, ou seja, seu conteúdo não requer internet para ser visualizado.

O Pocket oferece uma conta gratuita e também uma opção de plano pago por R$ 99,90/ ano.

Ferramentas de produtividade para comunicação interna

Com o trabalho remoto a comunicação tornou-se um desafio. Então, as ferramentas listadas abaixo podem ser uma ótima maneira para alinhar informações com a sua equipe:

5. Slack

O Slack foi criado para manter a sintonia, facilitar a comunicação e auxiliar nas tomadas de decisões dentro da empresa.

Com ele, é possível criar canais para cada setor da empresa, centralizando os comunicados importantes, arquivos e ferramentas.

Além disso, permite a realização de chamadas de voz e vídeo, mensagens diretas e tem integração com diversos aplicativos, como o Google Drive e o Office 365.

A plataforma oferece diversos planos que variam entre US$ 4 e 7/mês (os valores são por usuários ativos). Além disso, conta com o plano Enterprise Gold, para saber o valor é necessário contatar a equipe de vendas.

6. Google Meet

O Google Meet é uma plataforma de videoconferência. Para utilizar não é necessário instalar nenhum aplicativo, basta acessar o link da reunião em qualquer navegador.

Permite conversas por áudio e vídeo, bem como a transmissão de tela para os demais usuários da sessão. Este recurso costuma ser muito utilizado por empresas para apresentar informações e documentos.

A ferramenta pode ser utilizada gratuitamente, mas também oferece alguns planos para quem precisa de mais recursos. Os planos variam entre R$ 24,30 e R$ 81 por mês.

Ferramentas de produtividade de gestão de projetos, vendas, marketing e finanças

Essas ferramentas são responsáveis por facilitar o dia a dia de toda a empresa. Com elas, é possível otimizar o fluxo de trabalho e manter a organização. Confira:

7. Trello

O Trello pode ser utilizado para gerenciar seus projetos em equipe. Permite que você organize seus planos de ação de forma completa por meio de listas que, por sua vez, contam com atribuição de datas para execução e pessoas responsáveis.

O grande trunfo da plataforma é justamente a possibilidade de conferir tudo em big picture. Ou seja, visualizar todos os processos de uma única vez, o que é ótimo para ter certeza de que todas as suas metas estão em vias de serem alcançadas.

A plataforma conta com um plano grátis com algumas limitações. Além disso, oferece três opções de planos pagos que variam entre US$ 5 até US$ 17. Os valores são cobrados mensalmente por usuário ativo.

8. RD Station CRM

A RD Station CRM permite a organização e automatização dos processos comerciais da sua equipe. Dessa forma, é uma ótima ferramenta de produtividade para gestão de vendas.

Além disso, baseia-se no ganho de produtividade para aumentar as vendas. Isso porque oferece relatórios sobre performance comercial possibilitando a correção dos processos, integração com agenda pessoal e registro dos atendimentos ao cliente.

Disponibiliza um plano gratuito e dois outros pagos que custam R$ 44 e R$ 62 (valores por usuário ativo).

9. QuickBooks

O QuickBooks é um gerenciador de finanças desenvolvido para administrar a vida financeira de pessoas físicas ou jurídicas.

Com ele, é possível acompanhar o fluxo de caixa, emitir boletos registrados, gerar notas fiscais tanto pelo computador quanto pelo celular.

Conta com o plano básico por R$ 69 e o plus por R$ 90,30 por mês.

💡Saiba mais: Gestão financeira: o que é, como fazer e por que é importante?

10. Google Drive

Dentre as ferramentas de produtividade do Google, temos o Google Drive. Com o serviço, você pode guardar todos os seus arquivos em nuvem, ou seja, em um servidor externo que pode ser acessado através da internet.

Além de garantir a segurança dos seus dados caso ocorra algum problema com o seu computador, é possível visualizar e editar seus documentos a partir de qualquer dispositivo e compartilhá-los com seus colegas.

A versão gratuita disponível online oferece 15 gigabytes (capacidade de armazenamento).

Ferramenta de produtividade de gestão de tempo

Saber gerenciar o tempo é fundamental para alcançar as metas. Sendo assim, separamos ferramentas que vão te auxiliar a registrar a duração de cada demanda e otimizar a sua rotina.

11. Tomato Timer

Você conhece a técnica Pomodoro? Com o Tomato Timer é possível utilizar esse método de produtividade.

Pomodoro é uma das ferramentas de produtividade pessoal mais utilizadas dos últimos anos. Criada na década de 80, ela estimula expedientes por ciclos.

O Tomato Timer funciona como um cronômetro simples com três programações:

• Pomodoro: 25 minutos (tempo de atividade)
• Pausa curta: 5 minutos (descanso)
• Pausa longa: 10 minutos (descanso)

Dessa forma, você pode aplicar a técnica Pomodoro e não perder tempo configurando alarmes.

12. Rescue Time

Precisa de uma ajuda extra para se concentrar nas tarefas? Se, mesmo deixando as leituras para depois, fugir das inúmeras distrações que a internet proporciona continua sendo um desafio para você, pode valer a pena experimentar o Rescue Time.

O programa monitora quanto tempo você passa em cada site ao longo do dia. Também gera um gráfico com as categorias principais e aponta seu nível de produtividade. É possível ter acesso a relatórios semanais do seu desempenho e definir metas.

Pode ser testado gratuitamente por duas semanas e depois o valor cobrado é de US$ 6 por mês.

💡Saiba mais: O que é metodologia ágil e quais os tipos mais utilizados?

13. Toggl

O Toggl permite monitorar suas atividades por tempo, distribuindo as horas necessárias para cada projeto. Assim, no final da semana, é possível visualizar o tempo utilizado para cada tarefa o que possibilita realizar ajustes quando necessário.

É possível utilizar a ferramenta na modalidade gratuita. Além disso, conta com três opções de planos com valores que variam entre US$ 9 e US$ 18 (por usuário) .

Pronto para usar as ferramentas de produtividade?

Esperamos que, a partir desse conteúdo sobre ferramentas de produtividade, você tenha mais recursos para realizar suas tarefas com mais agilidade e tranquilidade. É importante ver as ferramentas como aliadas no momento de organizar as estratégias.

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