Ferramenta 5W2H: o que é e por que usar no seu negócio?

O método 5W2H é uma ferramenta de checklist administrativa que ajuda a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Seu principal objetivo é definir tarefas com clareza e facilitar seu acompanhamento de maneira visual, ágil e simples.

Liderar ou fazer parte de um projeto envolve uma série de responsabilidades, certo? Pensando nisso, contar com técnicas e ferramentas para otimizar processos e facilitar as atividades profissionais é uma mão na roda. Nesse sentido, a ferramenta 5W2H pode ser uma aposta interessante para a sua rotina e trabalho.

Nunca ouviu falar sobre essa ferramenta? Sem problemas! Neste artigo, separamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Pegue o papel, a caneta e vamos à leitura! 🧐

O que é 5W2H?

O 5W2H é um plano de ação, que pode ser entendido como uma checklist administrativa, visando documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.

A sigla 5W2H é formada pelas iniciais, em inglês, de sete fatores que vão garantir o êxito de uma atividade. São elas:

Os 5W

• What: o que será feito?
• Why: por que será feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: por quem será feito?

Os 2H

• How: como será feito?
• How much: quanto vai custar?

Respondendo a essas sete perguntas, fica mais fácil ter previsibilidade sobre a conclusão de tarefas. Isso irá consequentemente ajudar a guiar seus projetos com mais assertividade.

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O que é plano de ação?

Um plano de ação é um documento que delineia as etapas específicas e os detalhes operacionais necessários para alcançar um objetivo ou resolver um problema.

Relacionando à ferramenta 5W2H, o plano de ação é implementado utilizando as respostas para as sete perguntas da metodologia. A aplicação do 5W2H no plano de ação garante clareza, responsabilidade atribuída e eficácia na execução das tarefas, facilitando a gestão e acompanhamento do progresso.

A elaboração de um plano de ação utilizando a metodologia 5W2H é fundamental para transformar objetivos abstratos em ações tangíveis e mensuráveis. Cada elemento do 5W2H desempenha um papel crucial na definição das atividades, proporcionando clareza sobre o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto.

Essa abordagem estruturada não apenas facilita a compreensão das tarefas a serem realizadas, mas também atribui responsabilidades específicas a membros da equipe, estabelece prazos concretos e delineia os recursos necessários.

O resultado é um plano de ação detalhado, promovendo a eficiência na implementação e acompanhamento, contribuindo significativamente para o sucesso das iniciativas organizacionais.

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Embora não existam registros exatos sobre a criação da 5W2H, acredita-se que o modelo tenha surgido durante a expansão do Toyotismo, meio de produção japonês. O sistema Toyota de produção foi criado na década de 1950, quando Taiichi Ohno e Eiji Toyoda conheceram, nos Estados Unidos, o Fordismo — meio de produção criado por Henry Ford.

Ao estudar o Fordismo na prática, os especialistas japoneses pensaram em estruturar processos que evitassem o desperdício de matéria-prima e tivessem foco maior na qualidade. Foi assim que surgiu o Toyotismo e, provavelmente, com ele, nasceu a 5W2H.

Quais são as vantagens de aplicar a 5W2H?

Além dos benefícios que já conhecemos ao longo do conteúdo, a matriz 5W2H oferece outras vantagens. Confira-as:

Equipe mais produtiva

Não é novidade que a organização anda de mãos dadas com a produtividade. Nesse sentido, inserir a 5W2H em seu dia a dia irá permitir que você se aplique melhor a suas atividades, aumentando seus níveis de entrega.

Diminui atrasos nas entregas de projetos

Prazos são fatores fundamentais para o sucesso de qualquer projeto, certo? Pensando nisso, usar a 5W2H para organizar suas atividades irá ajudá-lo a sempre estar ligado nas datas importantes, evitando atrasos e transtornos maiores.

Ajuda no planejamento do orçamento

Outro ponto de grande importância é o orçamento. Dar início a um projeto sem ter em mente uma média de gastos pode ser um tiro no pé. Portanto, usar a matriz 5W2H para mapear todos os gastos de um plano é uma ótima alternativa para evitar prejuízos.

Promove integração entre o time

Por fim, além de auxiliar em toda a gestão e organização de um projeto, a 5W2H também promove a integração entre a equipe. Isso porque, a matriz pode ser desenvolvida em conjunto por todos os membros do time e, durante o projeto, todos terão visibilidade sobre cada etapa realizada.

Por exemplo, se uma equipe se reúne para montar uma loja virtual, a 5W2H é usada para definir o ponto de partida da criação de um e-commerce, recursos necessários, responsabilidade de cada profissional, entre outros aspectos.

Como fazer a ferramenta 5W2H?

Criar uma matriz 5W2H não é nenhum bicho de sete cabeças, isso porque, estamos falando de uma ferramenta bastante flexível. Isto é, você irá preenchê-la de acordo com as necessidades do seu negócio ou projeto.

A ideia central é concentrar somente as informações primordiais a respeito das suas atividades e dos demais envolvidos. Para criar o modelo, você pode usar ferramentas simples como o Microsoft Word ou Excel, por exemplo.

Comece respondendo todos os W, ou seja: o que será feito, quem irá fazer, quando irá fazer, etc. Feito isso, responda aos H: como será feito e quanto custará.

Formate a matriz da forma mais didática possível para a sua equipe: em tabela, lista, fluxogramas, etc. Confira todas as informações e confirme com os demais envolvidos para garantir que todos os dados foram preenchidos corretamente.

Exemplo de 5W2H

Para te ajudar, criamos um exemplo fictício de uma 5W2H. Confira-o logo abaixo:

Pronto! Sua matriz 5W2H está feita. 😉

Qual é a importância da 5W2H?

A matriz 5W2H é uma ferramenta poderosa para a organização de qualquer atividade. No contexto corporativo, ela pode ser muito bem aplicada a projetos das áreas administrativas, como a gestão financeira e o planejamento logístico, por exemplo.

Ao responder as sete perguntas fundamentais (What, Why, Where, When, Who, How, How much), a metodologia cria um guia detalhado, eliminando dúvidas e garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades.

Essa ferramenta é essencial para o planejamento estratégico, tático e operacional, promovendo a sinergia entre os membros da equipe, economizando tempo e recursos, e contribuindo para a criação de uma cultura organizacional focada na colaboração e na efetividade.

E aí, tudo entendido?

Viu como a 5W2H é simples e prática? Sem dúvidas, usar essa ferramenta no dia a dia do seu negócio irá permitir que você conclua suas atividades com mais eficiência. Portanto, aproveite essas dicas e crie a sua matriz hoje mesmo.

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