O que é e como funciona um boleto com baixa operacional?

Desde 2018, todos os boletos gerados para cobrança precisam ser registrados e validados pelo sistema de uma instituição financeira. Esse processo traz mais segurança para os lojistas, mas também adiciona uma nova questão: os boletos com baixa operacional.

Isso porque, desde então, sempre que um boleto não for pago ou precisar ser invalidado por algum motivo, é necessário fazer a baixa oficial no sistema para que o documento não continue registrado como “em aberto” gerando taxas para o empreendedor.

Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto e quer saber quando é realmente necessário dar baixa no boleto, continue a leitura! Neste artigo, trouxemos uma explicação detalhada de tudo o que você precisa saber sobre a baixa operacional. Vamos lá?

O que é um boleto com baixa operacional?

Um boleto com baixa operacional é uma guia de cobrança que foi cancelada antes de ser paga. Ou seja, um boleto que se tornou inválido para pagamento.

Essa baixa é necessária sempre que o boleto não for mais utilizado, independentemente do motivo. Geralmente, as causas mais comuns são:

• Cliente desistiu da compra;
• Mudanças no meio de pagamento;
• Erros de digitação;
• Falha no sistema emissor;
• Mudança na data de vencimento;
• Emissão do documento por engano.

Em todas essas situações, é preciso fazer a baixa manual do documento. A única exceção é quando o cliente não realiza o pagamento dentro do prazo de vencimento. Nesse caso, muitos sistemas fazem a baixa automaticamente caso o pagamento não seja registrado.

💡 Saiba mais: Como gerar boletos de cobrança para clientes?

O que acontece quando dá baixa no boleto?

Um boleto que recebe baixa operacional é invalidado. Isso porque, como vimos, a baixa indica que o documento foi emitido de forma incorreta, atingiu a data de vencimento ou foi cancelado antes de ser pago.

Uma vez que isso aconteça, é importante saber que não se pode reutilizar o número de boleto que recebeu baixa. Afinal, não podem existir dois boletos com o mesmo número de registro, mesmo que um deles já tenha sido cancelado.

Por isso, é essencial ficar atento ao seu emissor para que ele nunca reutilize essa numeração. Caso isso aconteça, o Fisco, que é a autoridade responsável por controlar o pagamento de impostos no Brasil, pode bater à sua porta.

Mas, se você tem uma loja virtual Nuvemshop, por exemplo, pode emitir boletos com total segurança usando o Nuvem Pago, que é a solução de pagamento própria da plataforma e a mais utilizada pelos nossos lojistas para receber pagamentos com cartão de crédito, boleto bancário e Pix.

Por que é importante fazer a baixa de boletos?

Existe um custo para o lojista na hora de gerar e manter um boleto em aberto para o consumidor. Por isso, quando o boleto não recebe a baixa operacional, ele continua gerando taxas para o negócio.

Isso porque, quando o boleto não é cancelado automaticamente após o vencimento, ele continua registrado como “em aberto” e vinculado ao sistema da instituição financeira que o emitiu.

Como resultado, a empresa acumula cobranças para cada boleto sem baixa registrada, que, muitas vezes, estão relacionados a compras que já foram canceladas ou finalizadas por outro meio de pagamento.

💡 Saiba mais: O que é boleto registrado e qual a diferença para o sem registro?

Erro: boleto com baixa operacional. O que fazer?

Seu time de atendimento ao cliente recebeu um chamado de consumidor que tentou pagar o boleto e recebeu a mensagem de “erro: boleto com baixa operacional”? Isso significa que o boleto já foi baixado no sistema e não pode mais ser pago.

Nesse caso, a solução é emitir um novo boleto para pagamento. Caso o documento tenha sido cancelado porque excedeu o prazo de vencimento, por exemplo, também vale a pena alertar o consumidor sobre a atualização da data e o risco de novo cancelamento caso a guia não seja paga dentro do prazo.

💡 Saiba mais: 27 modelos grátis de mensagem de cobrança para clientes

Como evitar os boletos com baixa operacional?

Os boletos com baixa operacional podem gerar uma grande dor de cabeça para o lojista. Por isso, separamos aqui algumas dicas que podem te ajudar a evitar essa situação. Confira:

Verifique os dados na emissão

Na hora de gerar um boleto de pagamento, verifique com atenção todos os dados do documento, como valor, data de vencimento e informações do beneficiário. Isso ajuda a evitar erros de digitação e retrabalho para ter que emitir uma nova guia.

💡Saiba mais: Qual é o prazo de compensação de um boleto bancário?

Tenha um processo claro

A maioria das pessoas já está acostumada a lidar com boletos bancários. Ainda assim, vale a pena explicar o processo passo a passo quando o cliente finaliza a compra usando esse meio de pagamento.

Você pode, por exemplo, enviar um e-mail logo após a conclusão da venda, explicando ao consumidor que, caso o boleto não seja pago dentro do prazo previsto, ele é cancelado.

Aqui, a dica é destacar que, em caso de cancelamento, é necessário refazer a compra no site, perdendo os descontos que foram aplicados no momento da venda. Assim, o consumidor pode ficar mais atento ao pagamento para evitar perder as vantagens.

👉 Confira: Como oferecer desconto via boleto no Nuvem Pago?

Envie lembretes de pagamento

Outra dica que pode ajudar a reduzir o número de boletos com baixa operacional é usar um sistema automatizado para enviar lembretes aos clientes antes da data de vencimento do boleto.

Isso pode ser feito por meio de e-mails, mensagens automáticas no Whatsapp, SMS ou qualquer outro canal de contato que o cliente tenha fornecido na hora da compra.

Esses lembretes devem conter informações sobre o valor a ser pago, a data de vencimento e as instruções de pagamento. Se o boleto precisa ser pago em um banco específico, por exemplo, essa orientação também precisa estar clara para o cliente.

Ajuste a data de vencimento

Os boletos têm prazo de vencimento de um a trinta dias. No entanto, colocar uma data de vencimento próxima pode ajudar a reduzir as chances de que o cliente esqueça de realizar o pagamento e o boleto precise ser cancelado. Então, prefira prazos menores, como de três dias úteis.

Entendeu o que são boletos com baixa operacional?

Boletos com baixa operacional fazem parte da vida de todo empreendedor e é importante saber quando dar a baixa e o que fazer com os boletos que foram cancelados. Então, esperamos que este artigo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o assunto!

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