O que é cadastro de produtos e como fazer com eficiência?

O cadastro de produtos é uma etapa crucial para a operação de uma loja física ou virtual. Afinal, dificilmente será possível fazer um bom controle de estoque se as mercadorias não estiverem devidamente separadas e registradas.

Com as tecnologias atuais, um lojista consegue facilmente cadastrar

todas as informações técnicas sobre seus produtos, fazer upload de imagens, gerar códigos de barras para identificá-los e até usar esses dados para criar etiquetas para as embalagens, sem a necessidade de contratar uma empresa especializada em cadastro de produtos.

Embora pareça desafiador registrar centenas de itens, preencher todos os campos necessários e manter as informações atualizadas, esse processo fará toda a diferença na administração da sua loja, principalmente na gestão logística.

Então, quer entender qual a importância e como fazer o cadastro de produtos da sua loja? Continue a leitura do artigo. Então, vamos lá?

O que é cadastro de produtos?

Cadastro de produtos é o processo de registrar todas as mercadorias produzidas ou vendidas pela empresa. Esse é um passo fundamental para uma boa gestão de estoque, mas seus benefícios não se restringem a isso. Etapas como contabilidade fiscal, marketing, análise das vendas e elaboração de um catálogo dependem diretamente do cadastro de produtos.

Portanto, em outras palavras, o cadastro de produtos é o ato de incluir em um sistema automatizado todas as mercadorias de um negócio, registrando os itens que estão prontos para a comercialização.

Sem um controle dos itens, fica mais fácil perder a noção de quais mercadorias estão saindo e entrando no seu estoque. Por exemplo, em uma loja virtual, seria praticamente impossível controlar os pedidos, separar as peças e despachá-las sem uma catalogação adequada.

É por esse motivo que fazer o cadastro de produtos, seja em uma planilha de Excel ou um software especializado, facilita e organiza a gestão empresarial.

🎥 Veja também: Cadastro de produtos na Nuvemshop: como fazer de forma rápida e eficiente?

Qual a importância do cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é importante para sistematizar a organização dos itens de um negócio. Isso é benéfico porque padroniza os registros e ajuda áreas como contabilidade, marketing e vendas a executarem melhor suas tarefas.

Para a administração da empresa, o cadastro permite que os responsáveis tenham ciência quanto ao número de produtos disponíveis. Isso ajuda a identificar a urgência em repor alguns itens ou a necessidade de criar uma queima de estoque, por exemplo.

O time de marketing também se beneficia do cadastro de produtos, porque consegue visualizar com clareza quais mercadorias fazem mais sucesso entre o público. Esse conhecimento aprofundado do produto permite criar campanhas mais efetivas, que atinjam os potenciais clientes.

A área de vendas, conhecendo a fundo as mercadorias do negócio e suas especificidades, pode orientar o cliente e oferecer itens mais adequados para solucionar suas dores. Como consequência, as vendas são mais efetivas e as chances de aumentar a satisfação do cliente, maiores.

Por fim, para o setor contábil, o cadastro é importante porque garante que todas as informações fiscais das mercadorias estejam corretas. Isso leva a uma tributação adequada e evita problemas com pagamento de impostos indevidos.

Além disso, o cadastro facilita a execução de uma tarefa muito importante para as empresas, a precificação dos produtos. Dispondo de todas as informações sobre as mercadorias — bem como seu preço de custo e os impostos que incidem sobre o item — as chances de errar na precificação diminuem. Por isso, vale a pena aprender como cadastrar produtos no sistema que você utiliza para sua empresa.

💡 Saiba mais: Guia completo sobre produto e precificação

Como funciona o cadastro de produtos?

Agora que você já sabe o que é cadastro de produtos e qual a sua importância — tanto para loja física quanto para e-commerce —, chegou o momento de entender como é possível ter um processo de catalogação eficiente na sua empresa

O cadastro de produtos funciona da seguinte forma:

• O lojista insere informações básicas sobre determinado item, como nome do produto, categoria e preço unitário;
• Em seguida, ele descreve características mais específicas, como cor, dimensões, peso, modelo etc.;
• Na sequência, é preciso adicionar os tributos municipais, estaduais e federais de acordo com a tabela disponibilizada pelo governo;
• Por fim, o lojista deve incluir o estoque mínimo e máximo de cada item para facilitar o acompanhamento das vendas e a reposição.

Como você pôde notar, o cadastro de produtos pode ser dividido em duas etapas: a inserção de informações gerenciais e, em seguida, os dados fiscais.

A parte gerencial compreende as informações ligadas às operações logísticas, como características dos produtos, dados para controle de estoque, distribuição, reposição de mercadoria etc.

As informações fiscais, como o termo sugere, dizem respeito às tributações que incidem sobre os itens. Um produto mal catalogado pode levar ao pagamento indevido de impostos, gerando dores de cabeça para o lojista e multas em alguns casos. Por isso, é fundamental levar a etapa de cadastro muito a sério.

💡 Saiba mais: Como cadastrar produtos na Nuvemshop?

Como fazer um cadastro de produtos otimizado?

Como deu para notar, o cadastro em si é um processo muito simples, não há segredo algum em sua execução. Contudo, é uma etapa administrativa que requer bastante atenção, porque qualquer erro pode comprometer os registros de toda a mercadoria da empresa.

Para tornar o seu cadastro de produtos mais eficiente e menos oneroso, listamos algumas formas de otimizá-lo, confira:

1. Determine um responsável por essa tarefa

Centralizar o cadastro dos produtos em um único profissional ou em uma equipe mais enxuta é uma forma de garantir a padronização dos registros. Para garantir que tudo está sendo feito corretamente, você pode eleger alguém para revisar os cadastros, fazendo uma espécie de controle de qualidade.

É fundamental que o responsável conheça os processos da empresa e tenha as informações sobre os produtos em mãos para apenas registrá-las no sistema. Sendo assim, o mais importante nessa etapa é garantir a uniformização dos registros e otimização do tempo.

2. Padronize as descrições

Já pensou se cada produto da sua loja fosse registrado de uma forma? Um mesmo item poderia constar no sistema ora como “camiseta”, ora como “blusa”, ora como “camisa”, dificultando seu controle no estoque.

O objetivo de padronizar as descrições no cadastro de produtos é eliminar esse tipo de inconsistência. Portanto, uma dica é ordenar as características necessárias para o registro e sempre seguir essa diretriz. Você pode seguir o seguinte padrão:

• Nome do produto;
• Categoria;
• Peso;
• Dimensões da embalagem;
• Sabor (caso seja aplicável);
• Código de barras;
• Fornecedor;
• Informações fiscais.

O importante é que as descrições sejam completas, abrangendo todas as características que ajudem a reconhecer o produto. Assim, qualquer pessoa que precisar consultar o sistema ou buscar o item no armazém conseguirá identificá-lo.

E que tal usar uma ferramenta para facilitar a produção das suas descrições de produto? Na Nuvemshop, os lojistas contam com uma ferramenta de Inteligência Artificial (IA) exclusiva que permite gerar descrições atrativas e de qualidade durante o cadastro. Disponível a partir do plano Essencial, essa funcionalidade automatiza sua criação de descrições, economizando um tempo precioso.

Você só precisa inserir as informações básicas dos produtos para receber textos exclusivos, consistentes e até mesmo otimizados para SEO. Revolucionário, não é mesmo?

Se você ainda não tem uma loja virtual na Nuvemshop, também pode utilizar nosso Gerador de descrição de produtos. É muito simples: selecione o segmento adequado, insira as informações e receba um modelo de descrição efetivo para simplificar o seu dia a dia. Experimente agora e escolha entre as categorias Artesanato e Decoração, Beleza e Cosméticos e Roupas:

👉 Ferramenta grátis: Gerador de descrição de produto

3. Estabeleça o estoque mínimo e máximo

Saber a quantidade mínima e máxima que os produtos podem atingir no seu armazém é uma forma de evitar desperdícios, não ficar com estoque parado e não perder venda por falta de algum item.

Se você optar por um software de gestão, a ferramenta notificará quando determinada mercadoria atingir seu nível mínimo ou máximo. No entanto, é perfeitamente possível fazer esse controle manualmente, por planilha do Excel.

Um processo otimizado permite maior margem de negociação com fornecedores e aumenta a produtividade do seu negócio. Portanto, fazendo uma gestão precisa do estoque, você não precisará se preocupar em comprar produtos com urgência e ainda economizará tempo e recursos.

📈 Confira a planilha: Ferramenta de gestão de controle de estoque

4. Crie categorias e palavras-chave

Quanto mais precisas forem suas descrições, mais fácil será para identificar um produto, certo? No entanto, é preciso garantir que o registro não seja específico demais — o que pode gerar o efeito contrário, dificultando a busca.

Para não sofrer com esse problema, crie categorias e palavras-chave relacionadas ao produto e que sejam fáceis de identificar. Caso sinta necessidade, crie também subcategorias para tornar a busca ainda mais específica e abranger todas as características do item.

O ideal é que se faça entre três e cinco níveis de categorização, abrangendo: departamento, categoria, subcategoria, segmento e subsegmento.

5. Estruture a logística da empresa

Ter processos logísticos estruturados é importante para garantir a eficiência da cadeia produtiva. Isso quer dizer que, desde a extração da matéria-prima até a entrega do produto ao cliente, tudo deve ser monitorado e organizado.

Um bom cadastro de produto e uma logística estruturada são capazes de otimizar o giro de estoque, melhorar o relacionamento com os fornecedores e potencializar as vendas.

💡 Saiba mais: O que é logística integrada, para que serve e como implementá-la?

6. Valide os dados fiscais com precisão

Como já mencionamos, é muito importante que as informações fiscais dos produtos sejam cadastradas corretamente, porque isso interfere diretamente no pagamento de impostos. O grande desafio nessa etapa é que os campos a serem preenchidos são complexos e as tributações mudam ao longo do tempo.

Para driblar esses problemas, muitas empresas usam ferramentas pagas que preenchem essas informações e atualizam os valores automaticamente caso algum imposto mude. No entanto, caso você não tenha interesse em contratar esse tipo de software, um profissional de contabilidade fiscal poderá ajudar nessa tarefa.

7. Use código de barras

O código de barras é a representação gráfica de uma sequência de números e/ou letras utilizada para identificar um produto. Por meio dele, é possível ter mais agilidade e segurança para as transações comerciais, garantindo maior controle na gestão do seu estoque.

É importante usar o código de barras porque esse símbolo permite acionar com facilidade as informações referentes à mercadoria. Desse modo, caso surja alguma dúvida sobre determinado item, basta fazer a leitura do código para identificá-lo.

👉 Ferramenta grátis: Gerador de código de barras

8. Automatize o cadastro de produtos

Até então você viu como o cadastro de produtos é uma etapa importante dentro da gestão empresarial. Ela impacta diretamente as tarefas de vários setores da organização, por isso não pode ser negligenciada.

Uma forma de garantir que todas as informações sobre as mercadorias estejam padronizadas e completas é por meio da automatização. Uma tecnologia especializada permite gerar dados valiosos para tomar decisões acertadas e direcionadas ao crescimento do negócio.

Já vimos que as planilhas podem ser usadas no cadastro de produtos, mas o cenário muda totalmente quando a empresa lida com uma quantidade maior de mercadorias e, consequentemente, de informações.

Nesse caso, utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português) fará com que todas as etapas de cadastro de produtos e monitoramento sejam automatizadas. Um bom sistema de gestão empresarial oferece funcionalidades capazes de atender às necessidades de qualquer negócio.

💡 Saiba mais: O que é e como escolher um ERP e-commerce?

🎥 Veja também: O que é ERP e como funciona na automatização de tarefas na loja virtual?

Todo e-commerce precisa de um sistema de gestão online para gerenciar as vendas, controlar o estoque e automatizar processos. Existe uma grande variedade de softwares desse tipo no mercado, entre eles o Eccosys, um ERP que pode ser facilmente integrado às lojas virtuais da Nuvemshop.

Ao integrar uma loja online da Nuvemshop com o Eccosys, por exemplo, é possível centralizar a operação da loja, gerenciando cadastros, estoque, preços, pedidos de venda, informações de rastreio e faturamento em um só lugar.

👉 Confira: Como instalar o aplicativo ERP Eccosys?

Como cadastrar produtos na Nuvemshop?

Muitas pessoas que decidem começar um negócio do zero e montar uma loja virtual fazem o cadastro dos produtos diretamente na plataforma de e-commerce escolhida. Assim, essa ferramenta passa a ser o sistema de gestão principal da empresa.

Saber registrar as mercadorias na sua loja é muito importante — tanto na fase inicial do seu projeto quanto na gestão do e-commerce. Assim, conforme surgirem novidades em seu catálogo, você eventualmente terá de cadastrar novos itens.

A partir do preenchimento correto de cada dado, você manterá a sua loja mais organizada e os seus processos otimizados. Como já mencionamos, isso traz benefícios para o seu dia a dia, como o aumento das vendas e a fidelização de clientes.

💡 Saiba mais: Como atrair e fidelizar clientes?

O cadastro de produtos na plataforma Nuvemshop é bastante simples, mas há duas maneiras de fazê-lo: individualmente ou de forma massiva. Confira, a seguir, o tutorial para cada uma das situações:

Cadastro de produto individual

Para adicionar um produto por vez na sua base de dados, basta acessar o seu painel administrativo e clicar em Produtos > Adicionar produto. Em seguida, você deverá preencher as seguintes informações:

• Imagens da mercadoria
• Vídeo do produto (caso haja);
• Nome e descrição do item;
• Preços (original e promocional, caso haja algum valor especial);
• Número de itens em estoque;
• Códigos do produto (SKU, GTIN, EAN, ISBN etc.);
• Tipo de produto (físico ou virtual);
• Peso e dimensões;
• Categoria;
• Variações.

Além dessas informações, na mesma página, você pode realizar configurações mais avançadas, como otimização de SEO do produto para pesquisas orgânicas, dados de integração com Google Shopping, condições promocionais de frete etc.

Após preencher todos os campos, basta revisar os dados para garantir que estão todos corretos e clicar em “Publicar produto”. Feito isso, o item já estará disponível em sua loja virtual.

Para facilitar a criação de SKUs, a Nuvemshop criou uma ferramenta exclusiva e totalmente gratuita. Você só precisa inserir as informações da sua empresa e adicionar até três atributos do produto para obter seu código na hora! Experimente:

👉 Ferramenta grátis: Gerador de SKU

Outra dica é usar o aplicativo Groups para agrupar as variações do seu produto e ainda mostrá-las de forma independente na sua loja virtual. Dessa forma, por exemplo, se você oferece três opções de cores de um tênis (azul, preto e vermelh0), o cliente pode encontrar os três produtos separadamente e, assim que clicar, poderá ver as outras variações.

O app ainda oferece a opção de miniaturas que deixam as opções do seu produto ainda mais atrativas. Aproveite e integre o Groups à sua Nuvemshop com 30% de desconto!

⚙️ Conheça nossa Loja de Aplicativos e confira as novidades

Cadastro massivo de produto

Na plataforma Nuvemshop, é possível fazer o carregamento massivo dos seus produtos por meio de um arquivo CSV.

O arquivo CSV nada mais é do que uma planilha, que é bastante popular entre lojistas do e-commerce e do varejo. Através dessas tabelas, é possível importar todo o seu catálogo de produtos de uma só vez.

O diferencial da Nuvemshop é a possibilidade de cadastrar e editar produtos de forma massiva, por um arquivo de Excel com até duas mil linhas. Isso quer dizer que você consegue cadastrar até dois mil produtos de uma só vez.

Além disso, a plataforma permite adicionar até mil variantes aos seus produtos, como cor, tamanho, dimensões etc. Tudo isso para ajudar o lojista a melhorar os cadastros e tornar as buscas mais fáceis.

Para começar, você deverá criar uma planilha com as seguintes informações:

• URL do produto;
• Nome do produto;
• Tipo do produto (físico ou digital/serviço);
• Categoria;
• Variação;
• Preço;
• Preço promocional (caso haja);
• Pesos, altura, largura e comprimento;
• Número de itens em estoque;
• Códigos do produto (SKU, MNP, EAN etc.);
• Código de barras do produto;
• Visibilidade do produto na loja (visível ou oculto);
• Frete grátis (se tem ou não);
• Descrição do produto;
• Tags;
• Título para SEO do produto;
• Descrição para SEO do produto;
• Marca;
• Tipo do produto (físico ou digital);
• Sexo e faixa etária.

Feito isso, será necessário organizar as informações na planilha de forma que o sistema identifique os dados de cada produto.

Com o arquivo pronto, em seu painel administrativo, clique em Produtos > Lista de produtos > Importar e exportar de CSV > Escolher arquivo > Importar.

Após a conclusão, você receberá um e-mail confirmando a importação. Caso apareça algum erro, você será notificado sobre qual item apresenta problemas. Nesses casos, basta corrigir a informação e refazer o processo.

Você também pode instalar o aplicativo Automagico – Cadastro de produtos para importar produtos em massa com ferramentas de gestão de fotos e descrições.

👉 Confira: Como cadastrar produtos de forma massiva?

💡 Saiba mais: Como criar uma loja virtual na Nuvemshop?

Tudo certo sobre cadastro de produtos?

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender a importância de cadastrar corretamente os produtos de sua loja e como é possível fazer isso mesmo sem a contratação de um software específico.

Por meio da plataforma da Nuvemshop, não apenas o cadastro, mas toda a gestão da sua loja virtual fica mais otimizada. Como consequência, você perde menos tempo em tarefas operacionais e consegue traçar estratégias certeiras para vender mais.

Ainda não conhece a Nuvemshop? Crie sua loja virtual grátis e conheça todos os recursos disponíveis para potencializar o seu negócio! 💙