O que é uma checklist e como fazer uma eficiente?
- Checklist é uma palavra em inglês que pode ser traduzida como lista de checagem. É uma ferramenta que serve para organizar tarefas e garantir que todas as etapas sejam concluídas, assegurando que nada seja esquecido ou deixado para trás;
- Uma checklist simples pode incluir: avaliar objetivos, listar tarefas, priorizar, alocar recursos, revisar um processo, verificar resultados, entre outros;
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Todas as pessoas já tiveram contato com uma checklist em algum momento da rotina. Pode ser aquela lista de compras que você elabora antes de ir ao mercado ou a relação de todos os itens que devem ser incluídos na mala de viagem, por exemplo.
Se você tem uma loja virtual, a checklist pode ser a relação de todos os passos a serem cumpridos antes de enviar produtos pelos Correios. Ou todas as mercadorias que devem ser solicitadas aos fornecedores, o passo a passo para fazer o controle de estoque, entre tantas outras atividades.
Apesar de simples, esse é um recurso poderoso quando o assunto é organização e controle de tarefas. Independentemente do contexto — seja na rotina de estudos, no planejamento de eventos ou na organização de um e-commerce — a checklist cumpre bem o seu propósito.
Então, se você quer entender o que é checklist, para que serve essa ferramenta e de que forma ela pode ajudar a organizar o dia a dia da sua loja virtual, continue a leitura!
O que é checklist?
Checklist é uma palavra de língua inglesa formada pelos elementos “check” (verificar) e “list” (lista). Ou seja, é uma lista de verificação para controlar tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou concluídas.
Para ser efetiva, uma checklist precisa apresentar algumas características básicas. Confira quais são elas:
- Organização: deve ser facilmente compreendida e apresentar a sequência de tarefas de forma lógica;
- Simplicidade: é fundamental que seja descomplicada e fácil de usar em diferentes dispositivos;
- Totalidade: a função da lista é fazer com que nenhuma atividade passe despercebida, por isso ela deve ser detalhada e completa.
Independentemente do objetivo, a estrutura da checklist é, basicamente, a mesma. Cada atividade é descrita em uma linha, que pode ser desmembrada em várias outras a depender da complexidade da tarefa.
Em cada linha há uma caixa de seleção ou um campo no qual é possível marcar caso aquele item tenha sido concluído, como no exemplo abaixo:
💡 Saiba mais: 5w2h: tudo sobre a checklist e por que você deveria usar
Para que serve uma checklist?
A checklist serve para descomplicar a forma como você gerencia tarefas, fazendo com que haja ganho de tempo e, como consequência, tomadas de decisões mais acertadas.
Seja usando papel e caneta ou por meio de um software, as listas de checagem podem ser usadas em auditorias, inspeções de processos da empresa, conferências de pessoas e equipamentos, averiguações de ambientes etc.
Se você tem um negócio, como uma loja física ou virtual, por exemplo, sabe o quanto é arriscado confiar apenas na memória para executar e monitorar as atividades. O dia a dia de um empreendedor é repleto de tarefas operacionais, e a checklist pode ajudar a sua equipe a executá-las.
Caso você queira entender os passos completos para criar uma loja virtual e ter sucesso vendendo pela internet, temos uma checklist gratuita e bastante didática para te ajudar nessa tarefa. Fazendo o download, você ainda aprende como estruturar uma checklist completa:
✅ Confira a checklist: Como montar um e-commerce de sucesso
6 passos para criar uma checklist
Agora que você já entendeu o que é checklist e para que serve, chegou o momento de, finalmente, colocar a mão na massa e começar a criar a sua própria lista de verificação!
Veja passo a passo como fazer uma checklist fácil:
1. Determine o que precisa ser apurado
Qual é o seu objetivo com essa checklist? O que precisa ser verificado na sua empresa com a ajuda desta ferramenta? Determinar o que será avaliado e os motivos para tal conferência é o primeiro passo para que o documento seja desenvolvido da forma correta.
2. Defina a frequência de uso da checklist
Se a lista de checagem for usada para ajudar na arrumação da mala para as férias, é possível que você a use uma ou duas vezes ao ano, por exemplo. No entanto, se for a verificação do passo a passo de como agir em caso de encomendas extraviadas no e-commerce, por exemplo, é possível que você use o documento mais vezes.
Portanto, deixe claro quando e como a checklist deve ser usada para não gerar dúvidas na equipe.
3. Estabeleça todas as etapas necessárias
É chegado o momento de elencar todas as etapas da sua lista. Para isso, mapeie o processo que está sendo apurado com a checklist e adicione todas as fases (e suas respectivas atividades) no arquivo.
Não vale apenas incluir o item “resolver o extravio das encomendas”. Aqui, é necessário desmembrar a tarefa em pequenas atividades, como apurar as reclamações dos clientes, separar as que são sobre extravio, descobrir o motivo do extravio, realizar a comunicação com o consumidor etc.
4. Pense em quem vai utilizar a lista de verificação
Ter em mente o público que fará uso da checklist é fundamental para determinar qual será a linguagem usada e o nível de detalhamento necessário para a compreensão das tarefas. Por isso, verifique o grau de conhecimento prévio dos usuários e a familiaridade com o processo listado.
5. Valide as etapas com a equipe
É imprescindível consultar as pessoas que usarão a lista de verificação para checar se as etapas fazem sentido e se não há nenhuma informação faltante no documento. O feedback dos membros da equipe ajudará a criar uma checklist ainda mais otimizada.
6. Teste sua checklist
Por fim, use a lista e veja se ela é suficiente para o objetivo que você determinou. Lembre-se de atualizá-la com frequência — caso seja necessário — e informar a todas as pessoas que usam a lista sobre o que mudou.
Quando bem construída, a checklist pode otimizar a gestão de e-commerce, ajudando você a vender pela internet e, com isso, aumentar o faturamento da sua empresa.
💡 Saiba mais: Checklist para lançamento de produto
Quais são os tipos de checklist?
Por ser uma ferramenta simples, há quem pense que toda checklist é igual. No entanto, há pelo menos cinco tipos mais comuns, confira:
Afazeres
Também chamada de “to do list”, ou seja, lista de coisas a fazer. Esse é o modelo mais comum de checklist. Nele, as pessoas listam todas as tarefas que precisam ser cumpridas dentro de um projeto e vão marcando os itens conforme caminham rumo à finalização da programação.
Solução de problemas
Esse tipo é usado para elencar diversas possibilidades de soluções para um determinado problema. Normalmente, essa lista é utilizada em situações de risco, quando a equipe precisa seguir uma série de instruções diante de um contexto ameaçador.
Coordenação
Normalmente utilizada na gestão de projetos, a checklist de coordenação é voltada para os profissionais que estão à frente de uma atividade maior. Por meio do documento, é possível acompanhar se as tarefas planejadas foram cumpridas no tempo adequado e se algo deixou de ser feito.
Conferência de etapas
Por fim, essa lista é útil para organizar em sequência cronológica as tarefas que precisam ser cumpridas por uma pessoa ou equipe, bem como os prazos para a finalização de cada item.
Quando usar uma lista de checagem?
A lista de checagem ou verificação é usada em diversas situações, como já pontuamos ao longo deste conteúdo. Entre elas, podemos citar:
- Conferir as etapas do fluxo logístico;
- Acompanhar a tratativa das reclamações realizadas pelos clientes;
- Estruturar o fluxo de pesquisa de satisfação;
- Verificar a compra de materiais ou matérias-primas;
- Monitorar o processo de logística reversa;
- Fazer lançamento de produto;
- Entre outras.
É possível dizer, portanto, que a checklist pode ser usada em todas as situações em que é necessário criar listas e acompanhar a conclusão das atividades.
💡 Saiba mais: Como fazer uma checklist de loja virtual?
Entendeu o que é checklist?
Criar checklists para as atividades diárias da sua empresa é uma excelente forma de manter os processos organizados e garantir que todas as pessoas do time farão tudo da mesma forma, sem deixar nada para trás.
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