Quando é possível cancelar nota fiscal eletrônica e como fazer?

É possível cancelar nota fiscal eletrônica no portal NF-e ou por meio do sistema de gestão utilizado durante a sua emissão. Para realizar o cancelamento, basta acessar o sistema escolhido, localizar a nota fiscal e selecionar a opção de cancelamento, preenchendo a justificativa.

A emissão da nota fiscal é obrigatória para praticamente toda empresa que comercializa serviços ou produtos. E, sabendo que todo processo está sujeito a erros, também é essencial entender como cancelar nota fiscal eletrônica.

Afinal, a emissão correta das NFs é uma das principais obrigações de qualquer negócio — dos empreendedores, às grandes empresas. Por isso, é essencial saber como funciona esse processo e quais as justificativas aceitas para o cancelamento.

Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura! Neste artigo, vamos explicar como cancelar a nota fiscal, prazos, motivos e possíveis sanções caso o cancelamento seja feito em atraso. Confira!

Como cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A forma mais simples de cancelar uma nota fiscal eletrônica é pelo portal NF-e. Veja o passo a passo:

1. Acesse o portal oficial de NF-e do Governo;
2. Na campo “Serviços”, localize “Consultar NF-e”;
3. Insira a chave de acesso de 44 dígitos da DANFE;
4. Em seguida, valide o captcha e clique em “Continuar”;
5. Localize a nota que deseja cancelar e clique no botão “Cancelar”;
6. Preencha a justificativa para o cancelamento;
7. Pronto! Basta aguardar a mensagem de confirmação da Sefaz e sua nota fiscal eletrônica será cancelada.

Contudo, é importante ressaltar que, para conseguir baixar o documento no emissor de nota fiscal eletrônica da Receita Federal, será necessário ter o certificado digital instalado e ativo no computador de acesso.

Se a sua empresa utiliza um ERP ou software emissor de NF, o processo é basicamente o mesmo. Nesse caso, basta localizar a nota fiscal desejada e clicar no botão “Cancelar”, preenchendo as justificativas.

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Como comprovar que uma nota fiscal foi cancelada?

A comprovação que a nota fiscal eletrônica foi realmente cancelada pode acontecer de duas formas. A primeira é no próprio software emissor, na área das notas fiscais emitidas, com a mudança de status da nota.

Já a segunda forma consiste em acessar o mesmo menu onde o cancelamento foi feito e fazer o download da DANFE — a representação gráfica da NF-e.

O sistema, então, disponibilizará um PDF com as informações originais, mas com a palavra “cancelada” cruzando todo o documento. Essa é a opção ideal caso seja preciso enviar para clientes ou fazer o registro contábil do cancelamento da nota fiscal.

Veja o exemplo abaixo:

Quais as justificativa para o cancelamento de nota fiscal?

Anular o documento fiscal é um processo simples, mas que deve atender a alguns pré-requisitos para ser validado. No geral, as principais justificativas para o cancelamento da nota fiscal eletrônica são:

• Cancelamento da venda: seja por problemas logísticos, desistência da transação por qualquer uma das partes (lojista ou consumidor) ou falta de pagamento;
• Erro de preenchimento: inserção de dados incorretos, como quantidade, valor total, códigos de tributos (como CST, CFOP, CEST, NCM) ou informações do destinatário;
• Cálculo incorreto: se houver erro na aplicação de alíquotas ou na base de cálculo de impostos, como ICMS, ISS, entre outros;
• Data indesejada: quando a emissão da nota fiscal ocorre em um dia que prejudica, de alguma forma, a política interna, as atividades ou controle contábil de uma empresa.

Embora todo processo seja passível de falhas, a recomendação é evitar ao máximo o cancelamento de notas fiscais. Isso porque, além de desorganizar a gestão financeira empresa, cancelar notas frequentemente pode gerar desconfiança dos órgãos fiscais, podendo levar a auditorias e multas.

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Qual o prazo de cancelamento de uma NF-e?

O prazo para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica varia de acordo com as regras de cada estado. Mas, geralmente, é possível cancelar a NF até 24 horas após a sua emissão.

No entanto, em alguns estados é possível fazer o procedimento após esse período de acordo com algumas condições e pagamento de multas.

No Rio Grande do Sul, por exemplo, o cancelamento pode ser feito em até 168 horas (7 dias), a partir do momento em que a nota fiscal foi emitida. Por outro lado, há regiões (como no Distrito Federal) em que é definitivamente proibido cancelar após decorridas as 24 horas.

Seja como for, é fundamental lembrar que haverá cobrança de multa nesses casos, ainda que seja permitido. Sendo assim, é recomendável consultar o Sefaz do seu estado e, sempre que possível, evitar o cancelamento do documento fiscal.

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Regras para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica

Para que o processo aconteça sem problemas e complicações, é necessário atentar-se a algumas regras para o cancelar nota fiscal eletrônica. Veja quais são elas:

• Não ultrapassar o prazo previsto pela Sefaz do estado para o cancelamento;
• A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento para envio ao cliente;
• O destinatário não pode ter tido contato ou baixado a nota fiscal antes;
• Ter uma justificativa válida para o cancelamento.

Além disso, o destinatário precisa estar ciente sobre o cancelamento da nota fiscal, sobre o motivo e, se solicitado, receber a comprovação da anulação.

💡 Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

O que fazer quando a NF-e não puder ser cancelada?

Conforme citamos, alguns estados não permitem que a nota fiscal eletrônica seja cancelada após o prazo determinado. Nesses casos, as empresas podem recorrer aos seguintes procedimentos:

• Carta de correção: mediante autorização da Secretaria da Fazenda Estadual e desde que os dados a serem corrigidos não estejam relacionados à base de cálculo dos tributos, à data de emissão ou a dados importantes de remetente ou destinatário;
• Anulação da nota fiscal eletrônica: tentativa de emitir uma nota de devolução por parte do destinatário, sendo que a empresa terá de esperar a autorização do documento pelo Fisco, além de arcar com as sanções estabelecidas por cada um dos estados.

💡 Saiba mais: O que é e como emitir uma nota fiscal de devolução?

Em todos os casos, esses procedimentos podem comprometer o controle contábil da empresa. Por isso, lembre-se de registrar todas as movimentações e, se precisar de ajuda, conte com a nossa planilha de fluxo de caixa gratuita:

Quais são os impactos de um cancelamento indevido?

Após o vencimento do prazo de cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, a empresa será multada pela Receita Federal. O valor da punição é de 1,5%, calculado sobre o total da nota fiscal cancelada.

Por outro lado, também pode ocorrer a apreensão da mercadoria ou, em casos mais graves, até mesmo a suspensão da inscrição estadual da empresa emitente.

Sendo assim, é essencial que o preenchimento dos dados seja feito com cuidado e que os envolvidos façam a revisão de todas as informações antes de solicitar a emissão, minimizando a necessidade de cancelamento.

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Aprendeu como cancelar nota fiscal eletrônica?

Como sabemos, os processos fiscais demandam cuidado e atenção, pois impactam diretamente na saúde financeira de uma empresa. Por isso, esperamos que você tenha aprendido como cancelar nota fiscal eletrônica de forma segura.

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