Como emitir nota fiscal sendo pessoa física? [guia para simplificar suas obrigações fiscais]

Como pessoa física, você pode emitir nota fiscal de duas formas: Nota Fiscal Avulsa ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor. Para isso, é necessário utilizar um sistema autorizado, que pode ser disponibilizado pela Secretaria da Fazenda ou por um sistema homologado por ela.

Você começou a prestar serviços e seus clientes estão pedindo notas fiscais, mas você não tem CNPJ? Então, saiba que é possível aprender como emitir nota fiscal como pessoa física usando apenas o seu CPF.

Neste artigo, vamos ver tudo o que você precisa saber sobre o assunto: para que servem as notas fiscais, quem pode emitir, quando é obrigatório e todo o passo a passo para emissão do documento sendo pessoa física. Antes de começar, baixe a Planilha de controle financeiro empresarial para organizar a suas finanças e emitir notas fiscais com tranquilidade:

O que é e para que serve a nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que formaliza o processo de compra e venda de produtos ou serviços. Ela serve para registrar legalmente essa transação, garantir o pagamento correto dos impostos e proteger os direitos de ambas as partes.

Na maioria dos casos, esse documento é obrigatório, mas tudo depende do tipo de atuação do profissional (se é autônomo ou se atua como empresa, por exemplo), da sua localização e até mesmo do tipo de consumidor — se é pessoa física ou jurídica.

💡 Saiba mais: Qual a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal?

É possível emitir nota fiscal com CPF?

Sim, é possível emitir nota fiscal usando apenas o CPF, sem ter CNPJ, na maioria das cidades brasileiras. Nesse caso, a forma mais comum é a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), que é utilizada para registrar transações pontuais.

A NFA-e tem o mesmo valor da nota fiscal eletrônica tradicional (NF-e). A principal diferença entre elas é que a nota fiscal simples só pode ser emitida por empresas ou empreendedores com CNPJ aberto. Além disso, ela precisa de um sistema de gestão específico para sua emissão, por isso, é recomendada para quem tem um grande volume de vendas.

💡 Saiba mais: Como emitir nota fiscal eletrônica?

Já a nota fiscal avulsa para pessoa física é utilizada por autônomos sem CNPJ e pode ser emitida no site das prefeituras ou até mesmo manualmente, por isso, é recomendada para quem não precisa emitir o documento com tanta frequência.

💡 Saiba mais: Como abrir um CNPJ?

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

A nota fiscal é obrigatória para todas as empresas. Mas, se você atua como pessoa física, ou seja, sem CNPJ, é a prefeitura da sua cidade que determina se a emissão do documento fiscal é exigida ou não.

Isso porque cada cidade tem uma legislação própria que define como emitir nota fiscal pessoa física, a obrigatoriedade da emissão, o formato do documento e os dados necessários para formalizar a transação.

De forma geral, autônomos que atuam sem CNPJ não precisam emitir NFs e podem substituir o documento por recibos. No entanto, é importante consultar a legislação da sua cidade entrando em contato com a prefeitura.

💡 Saiba mais: Como cancelar o MEI?

Como emitir nota fiscal de pessoa física?

Agora que você já sabe o que é e como funciona a emissão de documentos fiscais, chegou a hora de aprender como emitir nota fiscal como pessoa física.

Para isso, separamos um passo a passo que vai te ajudar nesse processo. Veja:

1. Faça um registro na prefeitura

A primeira coisa que você deve fazer é se registrar como autônomo na prefeitura para receber a autorização para emitir o documento. Essa é uma etapa obrigatória na maioria das cidades que permite emitir nota fiscal com CPF.

Nesse momento, você vai receber login e senha de acesso ao sistema de impressão de notas da prefeitura para fazer a emissão de nota fiscal avulsa como pessoa física de forma online.

💡 Saiba mais: O que é certificado digital MEI e como conseguir um?

2. Reúna todos os dados necessários

Em seguida, é preciso reunir as informações necessárias para a emissão da nota. Aqui, é importante ter atenção, pois esses dados variam de acordo com a legislação de cada município.

No geral, os dados necessários para emitir uma NF são:

• Data da transação;
• Descrição do serviço prestado;
• Valor;
• Condição de pagamento;
• CPF ou CNPJ do contratante;
• Endereço;
• Razão social da empresa (caso o serviço seja prestado para uma pessoa jurídica).

💡 Saiba mais: O que é e como funciona o endereço fiscal?

3. Emita a nota fiscal online

Embora algumas cidades permitam a emissão de documentos fiscais em papel, o XML da nota fiscal (sua versão digital) é o único que tem validade jurídica. Assim, a melhor forma de emitir nota fiscal pessoa física é por meio do site da prefeitura ou de sistemas contratados especificamente para isso.

Caso você tenha uma loja online, esse processo pode ser realizado de forma mais prática a partir de um aplicativo de gestão (ERP), que permite que você emita notas fiscais, importe produtos da sua loja física para a loja virtual, controle o fluxo de caixa, entre outras funções.

💡 Saiba mais: O que é tabela CFOP e como consultar? [+lista completa de códigos]

4. Extra: tenha atenção aos impostos

Depois de aprender como emitir nota fiscal pessoa física, é preciso saber que apenas fazer essa emissão não significa que você já está em dia todos os impostos. Em muitas cidades, quem é autônomo precisa arcar também com o imposto sobre o serviço (ISS).

Esse é um tributo municipal obrigatório em vários lugares, independentemente da emissão de NF. No geral, ele tem um valor fixo e periódico que deve ser pago para garantir a regularidade da atividade e a permissão para emitir notas fiscais.

Então, quando fizer o seu cadastro junto à prefeitura, lembre-se de perguntar sobre esse imposto e se ele é obrigatório no lugar em que você mora.

💡 Saiba mais:

• O que é Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) e como emitir?
• 4 erros fiscais que você não pode cometer

Quais as vantagens de emitir nota fiscal?

Mesmo que você não tenha a obrigação legal de emitir notas fiscais pela prestação de serviços ou pela venda de produtos, fazer a emissão desse documento pode trazer algumas vantagens importantes.

Isso porque, a nota fiscal, seja ela de pessoa física ou jurídica, serve para garantir mais segurança nas transações. Afinal, pode ser que, em algum momento, você precise comprovar que aquela negociação existiu e, a única forma oficial de fazer isso, é por meio do documento fiscal.

Além disso, saber como emitir nota fiscal pessoa física permite que você possa negociar com grandes empresas, que costumam exigir esse tipo de documento. Dessa forma, é possível fechar contratos melhores e que vão oferecer uma renda extra maior.

💡 Saiba mais: Para que serve a nota fiscal?

Vale a pena abrir um CNPJ?

Por mais que seja possível emitir nota fiscal como pessoa física, se você tem um negócio próprio, faz todo o sentido ter um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).

Isso porque, além da credibilidade de ter um CNPJ, conforme o lucro da sua empresa aumenta, as tarifas e impostos como pessoa física se tornam maiores do que como pessoa jurídica. Ou seja, essa não é uma boa estratégia a médio e longo prazo.

Se você quer começar um negócio online, por exemplo, a Nuvemshop permite que você crie uma loja virtual grátis usando o seu CPF e crie um CNPJ quando as vendas começarem a crescer.

Nesse caso, é possível fazer a emissão de NFs utilizando aplicativos integrados à loja, como o Bling, o Tiny Faturador ou o Tiny ERP. Conheça mais sobre a Nuvemshop: 

Tudo certo para emitir notas fiscais como pessoa física?

Organizar os documentos fiscais e regularizar a sua atividade nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, esperamos que este artigo seja útil para te ensinar como emitir nota fiscal como pessoa física da forma mais simples possível.

E, se você já tem um negócio próprio, que tal trazê-lo para internet e começar a ganhar dinheiro online também?

Crie sua loja virtual grátis na Nuvemshop e tenha todo o suporte que você precisa para vender online para todo o Brasil. É fácil, rápido e você não precisa de nenhum conhecimento técnico para começar a vender. Esperamos por você! 💙