Como fazer um evento? Guia completo

Saber como fazer um evento é crucial para fortalecer o relacionamento com clientes e fazer networking. Seja para apresentar novos produtos, celebrar conquistas ou apenas oferecer uma experiência diferente, um encontro bem planejado pode ser um diferencial para o seu negócio.

Afinal, segundo um relatório da Allied Market Research, divulgado no Valor Econômico, o mercado global de eventos deve atingir US$ 1.5 bilhões até 2028, com um crescimento anual de 11,2%.

Esse aumento está diretamente ligado ao desejo das marcas de se diferenciarem e criarem interações autênticas com seus clientes. Por isso, muitas empresas estão investindo em eventos interativos, que permitem um maior engajamento do público.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explorar o passo a passo de como fazer um evento de sucesso. Desde o planejamento inicial até o pós-evento, você acompanha dicas práticas para engajar os visitantes, criar valor e fidelizar os consumidores. Então, vamos lá?

Antes de começar, baixe o modelo de plano de marketing gratuito para organizar cada detalhe do seu evento:

Por que fazer um evento?

Eventos são importantes para fortalecer a identidade de uma marca, isto é, a representação visual de um negócio, como um logotipo, cores e outros designs, que diferem a empresa dos concorrentes na mente dos consumidores.

Cada vez mais as estratégias de marketing apostam em experiências que realmente traduzam seus valores e conectem o público de forma memorável. Segundo Samira Ferreira, gerente de eventos da Nuvemshop:

Por exemplo, no Rock In Rio 2024, um festival de música que acontece no Brasil, a TIM, empresa de telefonia celular e fixa, foi a marca mais comentada nas redes sociais porque criou ativações interativas.

Na ocasião, a empresa ofereceu um karaokê 5G para engajar o público, permitindo uma conexão em tempo real com artistas. Esse tipo de estratégia mostra que eventos criam experiências marcantes e impactam a percepção do público de forma única.

Além disso, promover encontros da sua marca é uma boa estratégia para fazer networking. Isso porque é possível expandir sua rede de contatos, conhecer novos parceiros em potencial, identificar novas oportunidades de negócios, aprender sobre tendências do setor e até mesmo encontrar possíveis colaboradores para projetos futuros.

Por fim, marcas que conseguem alinhar sua identidade visual com eventos que organizam ou patrocinam tendem a criar uma conexão mais profunda com seus consumidores.

Esse processo fortalece a lealdade do cliente e ajuda o negócio a se destacar em um mercado tão competitivo quanto o do e-commerce.

Como fazer um evento?

Agora que você já sabe a importância de fazer um evento, veja um passo a passo completo de como fazê-lo para criar conexões com seus clientes:

• Defina o objetivo do evento;
• Selecione o formato;
• Escolha o público-alvo;
• Pense na infraestrutura necessária;
• Planeje cada detalhe;
• Promova o encontro;
• Avalie os resultados.

Se você quer se aprofundar no passo a passo completo de como fazer uma ação de sucesso, veja tudo no detalhe abaixo:

Defina o objetivo do evento

O primeiro passo é definir o objetivo do evento. Aqui, é importante ter clareza sobre o que você deseja alcançar com a ação.

Se você vende por uma loja virtual, pode:

• Promover o lançamento de um produto ou coleção;
• Fazer uma ação promocional, como oferecer condições especiais de compra para os participantes;
• Organizar um workshop, ensinando algo relacionado ao seu nicho. Por exemplo, uma loja de cosméticos pode organizar uma aula de automaquiagem usando seus produtos.

Ter um propósito bem definido ajuda a direcionar seus esforços e a comunicar melhor o valor do evento para os participantes.

Selecione o formato do evento

Escolhido o objetivo do evento, chegou a hora de definir o seu formato. Existem várias maneiras para promovê-lo, veja algumas opções:

• Webinar: seminário online em vídeo, gravado ou ao vivo, que permite a interação da audiência via chat;
• Coquetel: é uma forma prática e econômica de recepcionar convidados, podendo ser ideal para o lançamento de uma coleção, por exemplo;
• Videoconferência: tipo de evento econômico e acessível, ideal para atingir clientes de diferentes regiões;
• Presenciais: indicado para criar conexões mais próximas, como um estande físico em um shopping, com a distribuição de descontos exclusivos em compras da sua loja virtual e atendimento personalizado.

Enfim, considere os recursos financeiros disponíveis e planeje o formato que melhor se encaixe no seu orçamento e na proposta do evento.

💡 Saiba mais: Maiores eventos de marketing e vendas

Escolha o público-alvo

O próximo passo é definir o público-alvo do evento. Aqui, é preciso entender para quem será a ação para, então, definir estratégias eficientes.

No caso de um empreendedor de e-commerce, é possível pensar em três tipos de pessoas e estratégias para o evento:

• Para engajar clientes fiéis: o público será formado por quem já conhece e confia na sua marca;
• Para captar novos clientes: foco em pessoas que ainda não compraram, mas têm potencial para se interessar pelo seu produto ou serviço;
• Para educar o mercado: pessoas com interesse em aprender mais sobre o seu segmento, como em workshops ou webinars.

Para cada opção, é preciso alinhar a linguagem, imagem e o tempo da reunião. Se você já tem um negócio estabelecido, seus clientes podem ser uma excelente base para entender o público do evento. Por isso, analise dados como:

• Idade, localização e gênero;
• Hábitos de consumo;
• Preferências e desafios comuns;
• Comportamento online (interação com redes sociais, e-mails e site).

Definir o público-alvo é essencial para criar uma experiência relevante e atrativa. Isso não apenas aumenta as chances de sucesso do evento, mas também ajuda a construir um relacionamento mais forte e duradouro com os participantes.

Lembre-se: quanto mais alinhado o evento estiver com as necessidades e os interesses do público, maior será o impacto da sua marca.

Um exemplo de evento de sucesso é a loja virtual Pwrd by Coffee, cliente Nuvemshop Next e uma referência em roupas de cross-training e moda esportiva, que criou um campeonato de crossfit para fortalecimento de marca, o Pwrd By Coffee Games.

“O evento foi a grande virada de chave para a Pwrd. A gente não faz para ganhar dinheiro, organizamos para fortalecer a marca. Depois da primeira edição (já foram feitas três), crescemos muito em número de clientes. E vem aumentando a cada ano”, Amanda Aliperti, CEO da Pwrd By Coffee.

Quer saber mais sobre como a Pwrd by Coffee teve sucesso com a marca? Confira a íntegra do episódio 7 do podcast Segue a linha:

🎙️ Ouça o podcast: Soluções fáceis para triplicar as vendas no e-commerce de moda, com Amanda Aliperti, no YouTube, Spotify e Apple Podcasts

Pense na infraestrutura necessária

Com tudo definido, é preciso pensar na infraestrutura necessária para que o evento se realize. Por isso, liste tudo que é preciso para que a programação aconteça.

Se for um evento presencial, por exemplo, é necessário procurar um local, estabelecer o número de cadeiras e mesas, verificar os recursos tecnológicos precisos, fazer orçamento de comidas e bebidas, entre outros fatores.

Para essa etapa, não se esqueça de fazer orçamentos e procurar parceiros responsáveis.

Planeje cada detalhe

A organização do evento é o momento em que a mágica começa a ganhar forma. Aqui estão algumas ações indispensáveis:

• Defina data e horário: escolha momentos estratégicos, como o final da tarde durante a semana ou manhãs no fim de semana;
• Envie convites personalizados: divulgue convites chamativos com links diretos para a inscrição, destacando o que o cliente ganha ao participar;
• Parcerias estratégicas: por exemplo, uma loja de acessórios pode se associar a uma marca de roupas para oferecer um evento conjunto.

Por fim, monte uma checklist com todas as tarefas e os prazos para garantir que tudo esteja pronto no grande dia.

Promova o seu evento

Outro ponto importante é elaborar a estratégia de divulgação do evento. A depender do objetivo do seu negócio e do público-alvo, é possível trabalhar em diversos canais de comunicação.

Abaixo, estão algumas estratégias eficazes:

• Mídias sociais: use vídeos curtos, carrosséis e Stories para mostrar teasers. Crie hashtags específicas para o evento, por exemplo, #lancamentomarca;
• E-mail marketing: segmente sua lista de clientes e envie lembretes automáticos sobre a data do evento e como se inscrever;
• Ofertas de pré-inscrição: incentive os consumidores a se inscreverem oferecendo descontos ou acesso exclusivo a conteúdos especiais.

A loja Calma São Paulo, cliente Nuvemshop Next, por exemplo, fez um vídeo divertido no Instagram com um convite para o evento de inauguração de uma nova loja física. Assista:

 

Ver essa foto no Instagram

 

Uma publicação compartilhada por CALMA (@calmasaopaulo)

Avalie os resultados

Por fim, lembre-se de analisar os resultados do seu evento e manter o relacionamento com os participantes. Alguns indicadores que você pode medir são:

• Alcance;
• Engajamento;
• Vendas geradas no evento.

Após a reunião, envie uma pesquisa rápida para pedir feedback e entender o que funcionou e o que pode ser melhorado. Outra dica é agradecer aos participantes com um e-mail personalizado.

Com organização, criatividade e foco nos detalhes, os eventos podem se tornar uma ferramenta poderosa para aproximar sua marca dos clientes e criar experiências que eles nunca esquecerão.

Por exemplo, se você tem uma loja de roupas e promove um desfile online, pode enviar um e-mail personalizado com fotos dos looks apresentados e links diretos para compra.

O que levar em consideração no pós-evento?

O trabalho não acaba quando o evento termina. Além de pedir feedback para os clientes, é preciso manter o relacionamento, entender todos os resultados e ver o que pode ser melhorado para os próximos.

Por isso, fique atent

o aos seguintes pontos:

Mantenha o contato com os participantes

Não deixe a relação com os participantes esfriar: compartilhe nas redes sociais conteúdos que relembrem o evento, como vídeos dos bastidores, fotos dos participantes ou depoimentos.

Isso não só mantém o evento vivo na memória do público como também pode atrair a atenção de quem não participou, despertando interesse para as próximas edições.

Um exemplo disso é o depoimento da Uana Amorim, CEO da Saint Germain, loja Nuvemshop Next, após palestra no stand da Nuvemshop, no fórum E-commerce Brasil. Veja:

Avalie o desempenho da equipe

Reúna sua equipe para uma reunião pós-evento e revise o que funcionou bem e o que pode ser aprimorado. Pergunte:

• Os prazos foram cumpridos?
• Houve imprevistos?
• Os fornecedores entregaram conforme o esperado?
• O público estava engajado?
• Quais foram os feedbacks recebidos ao longo do evento?

Essa análise interna é importante para otimizar processos e garantir que os próximos eventos sejam ainda mais bem-sucedidos.

Faça um relatório

Por fim, registre os resultados, os feedbacks dos participantes, as métricas alcançadas, os custos envolvidos e o retorno obtido. Inclua também observações sobre o que deu certo e o que pode ser ajustado.

Esse documento pode ser uma referência para o planejamento de eventos futuros e ajuda sua equipe a aprender com a experiência.

Pronto para fazer um evento de sucesso?

Organizar um evento pode parecer desafiador, mas, com o planejamento certo e atenção aos detalhes, ele se torna uma ótima ferramenta para conectar sua marca aos clientes e criar experiências memoráveis.

Lembre-se de que um evento bem executado não apenas fortalece sua empresa no mercado, mas também estreita o relacionamento com os consumidores, ajudando a fidelizá-los e a atrair novos públicos.

Se você deseja explorar todo o potencial do marketing para promover sua marca, contar com uma plataforma de e-commerce eficiente é essencial. Por isso, te convidamos a conhecer a Nuvemshop Next, nossa solução de e-commerce para negócios que não param de crescer. Além de tecnologia robusta e suporte personalizado, clientes Nuvemshop Next também têm acesso a eventos exclusivos e networking de alto nível 💙