Como fazer controle de estoque no e-commerce? [guia]

Depois de encontrar um fornecedor confiável e receber os produtos da sua loja virtual, é hora de dar o próximo passo para o sucesso do seu negócio: fazer o controle de estoque.

Esse processo vai muito além de apenas armazenar mercadorias — ele garante que você tenha sempre os produtos em estoque na quantidade certa, evitando prejuízos e melhorando suas vendas.

Neste artigo, você vai descobrir o que é controle de estoque, para que serve e quais são os principais erros que podem comprometer a gestão do seu negócio

E se você chegou até aqui, provavelmente está em busca de uma solução prática para começar a controlar o estoque do seu negócio, certo? Então, para facilitar essa tarefa e garantir a gestão dos produtos armazenados, baixe a planilha de controle de estoque da Nuvemshop. É grátis!

Começar a controlar o estoque

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é a gestão dos fluxos de entrada e saída de produtos. Isso envolve acompanhar as quantidades, prazos e condições dos produtos para garantir que o negócio sempre tenha mercadorias disponíveis na medida certa para atender a demanda dos clientes.

Sendo assim, o objetivo do controle de estoque, além de garantir a organização é evitar problemas como falta ou excesso de produtos (ruptura de estoque), perda por vencimento ou danos (quebra de estoque), o que torna a operação mais eficiente.

De modo geral, um estoque pode armazenar dois tipos de mercadoria, que são:

1. Matéria-prima: materiais para a criação de diferentes produtos — para indústria (larga escala);
2. Produto para varejo: artigos que são vendidos ao consumidor final — para comércio (menor escala).

Aproveite para conferir o vídeo com dicas sobre como fazer um controle de estoque eficiente no e-commerce:

📹 Veja também: Controle de estoque: dicas para fazer de maneira eficiente

Para que serve o controle de estoque?

Conheça, a seguir, a importância de manter um controle de estoque eficiente no e-commerce:

1. Controlar o fluxo de caixa

Ao organizar o estoque do seu negócio, você tem a chance de compreender com mais clareza o que deve ser comprado e o que pode ser retirado dos próximos pedidos ao fornecedor e organizar o fluxo de caixa. Dessa forma, previnem-se faltas e prejuízos, a chamada ruptura de estoque.

Por consequência, o dinheiro é investido em produtos rentáveis (com média e alta saída), que de fato movimentam o caixa e geram um capital de giro sustentável.

E para ter mais agilidade no registro e acompanhamento das entradas e saídas de dinheiro do seu negócio, baixe a planilha de fluxo de caixa da Nuvemshop:

📈Planilha grátis: Planilha de fluxo de caixa

2. Aumentar as vendas

Ao fazer o controle de estoque da sua loja online, você está à frente dos concorrentes — especialmente daqueles que não realizam tal gestão.

Por estar acompanhando recorrentemente a provisão, é possível se preparar para vendas sazonais, por exemplo, e entrever um maior volume de saída. Com isso, os artigos são comprados com antecedência para atender a demanda que surgir.

Além disso, também existe a possibilidade de vender sem estoque ou ter um estoque terceirizado. Ou seja, você pode realizar vendas sem ter os produtos em seu local de armazenamento. Essa estratégia pode ser feita por meio do dropshipping, crossdocking, venda sob demanda, parceria com fornecedores e venda de produtos digitais.

3. Zelar pela reputação da empresa

Ao fazer o controle de estoque e mantê-lo fisicamente organizado, suas entregas se tornam mais ágeis. Afinal, é fácil encontrar as mercadorias solicitadas, dar baixas e despachá-las.

Isso, como efeito, ocasiona em feedbacks positivos provindos da clientela — seja por e-mails, em comentários nas páginas dos produtos e/ou em posts nas redes sociais (visível a todos os seguidores da sua marca).

Como fazer controle de estoque?

Abaixo, listamos quatro pontos para se atentar ao fazer a gestão de estoque do seu negócio:

1. Organizar o ambiente físico

O primeiro passo para fazer controle de estoque é ordenar seu espaço físico, o chamado endereçamento de estoque. Para isso:

• Utilize estantes e caixas organizadoras;
• Agrupe os objetos a partir de suas características (tipo, cor, tamanho etc);
• Crie regras básicas (como, por exemplo, colocar os produtos com vencimento mais próximo à frente).

Além disso, lembre-se de definir processos e responsáveis por cada etapa: o funcionário X fica encumbido de receber os produtos do fornecedor e conferi-los; o funcionário Y, de organizar os itens do depósito; o funcionário Z, de cadastrá-los na loja virtual, por exemplo.

2. Fazer o inventário

Para que não haja excessos, nem lacunas no seu armazenamento, acompanhe-o constantemente. Assim, faça um inventário de estoque:

• Delimite períodos para verificar seu catálogo de produtos;
• Realize um balanço de vendas (artigos com mais e menos rotatividade);
• Aplique as mensurações física e monetária (para entender se o faturamento está estável, crescente ou decrescente).

3. Cadastrar os produtos

Cadastrar os produtos na sua loja virtual vai depender exclusivamente das possibilidades da plataforma de e-commerce em que ela está inserida.

Vale destacar aqui a importância de manter um padrão entre os cadastros virtuais das mercadorias e os agrupamentos do estoque físico, ok? Assim, será muito mais fácil encontrar os produtos no momento de despachá-los.

Em dúvida sobre o cadastro de produtos? Baixe a planilha de cadastro de produtos grátis da Nuvemshop. O documento reúne as principais informações sobre as mercadorias de uma empresa. Com ela, é possível listar nomes, marcas, fornecedores, códigos, variantes, estoque, dimensões, entre outros dados.

4. Determinar períodos de compras

Além de cultivar um bom relacionamento com o fornecedor, é essencial vocês terem um calendário de compras com estimativas de prazo. Com isso:

• As possibilidades de prejuízo se tornam bem menores (especialmente em sazonalidades, como a Black Friday);
• As condições de pagamento não tendem a comprometer o fluxo de caixa (já que foram combinadas com antecedência).

💡Saiba mais: O que é e como calcular o estoque de segurança?

5. Integrar o seu negócio com um ERP

Com um ERP, ou um Sistema de Gestão Integrado, é possível conectar as diferentes áreas da empresa, como produção, estoque, financeiro, vendas, expedição, RH, marketing etc. Dessa forma, as equipes de cada departamento conseguem trocar informações entre si mais facilmente.

Dentro da ferramenta é possível:

• Fazer o inventário para controlar de perto as quantidades de cada item no estoque;
• Calcular o giro de estoque para garantir o volume correto de cada produto;
• Calcular o custo médio do estoque para organizar as finanças.

Essas funcionalidades são essenciais para evitar que você fique com estoque parado ou não tenha um item disponível no momento da venda.

Nesse sentido, se você é lojista da Nuvemshop, a plataforma de e-commerce pode ser integrada a diferentes ERPs do mercado, de forma gratuita.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Os principais modelos de controle de estoque são:

1. Permanente: gerenciamento de entrada e saída feito em tempo real. Quando os produtos chegam a um limite pré-determinado, é possível programar uma reposição;
2. Temporário: gestão realizada ao final de um ciclo já estabelecido. Comumente utilizado para compor o Balanço Patrimonial de uma empresa.

Tipos de mensuração

A estimativa do controle de estoque, por sua vez, pode ser feita de duas maneiras:

1. Mensuração física: soma das quantidades de cada tipo de produto;
2. Mensuração monetária: soma dos custos de cada mercadoria.

Os principais métodos de controle de estoque

Já em relação à sistematização do controle de estoque, existem alguns modelos que são os mais utilizados no varejo. A seguir, confira as características de cada um:

1. FIFO (ou PEPS)

FIFO é uma sigla que vem do inglês e significa “First In, First Out”, ou “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” — vindo daí PEPS. Ou seja, os itens antigos do estoque devem ser prioridade no despacho das remessas.

Esse método geralmente é aplicado em mercadorias que têm o prazo de validade, como as dos segmentos de alimentos e bebidas.

Para te ajudar no controle de validade dos produtos, é possível contar com a planilha de controle de validade da Nuvemshop, que simplifica o monitoramento e visualização dessas informações:

<a href=”https://www.nuvemshop.com.br/materiais/planilhas/planilha-controle-de-validade” target=”_blank” rel=”noopener” data-category=”<blog><post>” data-action=”<clicked><cta__planilha_controle_de_validade>” class=”js-ga-trigger btn btn-primary”>Baixar planilha</a>

2. UEPS

UEPS significa “último a entrar, primeiro a sair”. Isto é, os itens mais novos devem ser vendidos primeiro. De maneira oposta ao formato anterior, este deve ser empregado apenas se os produtos não forem perecíveis.

3. Custo médio

Custo médio, como o próprio nome indica, é a soma dos custos das mercadorias novas e das antigas, dividida pela quantidade total dos artigos.

Por exemplo: se entraram 10 novos produtos de R$ 10 (= R$ 100) e, no depósito, já tinham 12 produtos antigos de R$ 5 (= R$ 60), o cálculo será:

• R$ 100 + R$ 60 = R$ 160 / 22 = R$ 7,27

Dessa forma, R$ 7,27 é o custo médio de cada item que você tem em estoque. Com esse valor, é possível renovar a precificação de produtos.

Aproveite para baixar a planilha de precificação grátis da Nuvemshop e garantir a sustentabilidade do seu negócio:

📈Confira a planilha: Planilha de precificação

4. Just in time

Just in time — “na hora certa”, em português — é uma metodologia que tem como princípio manter a menor quantidade de produtos em depósito e evitar desperdícios.

No entanto, para que funcione de fato, é essencial ter uma parceria com um fornecedor que ofereça prazos de entrega rápidos. Além disso, o controle de estoque deve ser do tipo permanente.

5. Curva ABC

Por fim, a curva ABC é o método que classifica produtos a partir do grau de rotatividade. Logo:

• A está para produtos com alta saída (os carros-chefe de uma loja virtual);
• B está para artigos que possuem média rotatividade e geram menos lucro que os do tipo A;
• C está para itens com baixa saída.

Principais erros cometidos na gestão de estoque

Agora que sabemos os passos básicos para fazer controle de estoque, vamos conhecer os três maiores erros praticados por lojistas nesse processo interno. Assim, você não correrá o risco de cometê-los. Confira:

1. Não ter cuidado com o picking

Picking (ou order picking) é a etapa de separação do produto antes de enviá-lo ao consumidor.

Logo, não fazer uma segunda verificação da mercadoria no picking (se não tem defeito, se não está vencida etc) pode ocasionar em um processo de logística reversa. E não é isso que queremos, certo?

Além de ser um procedimento um tanto burocrático, vai interferir no controle de estoque — afinal, o que deveria ser o despacho de apenas um produto, se tornará de dois. Fora o transtorno de ter que contatar o fornecedor e solicitar reembolso ou troca do item.

2. Não fazer queima de estoque

Melhor um produto circulando com um preço menor do que estacionado na estante do seu estoque sem gerar lucro, não é mesmo?

Portanto, ao notar produtos parados no depósito, organize uma queima de estoque. Para isso, você pode:

• Criar kits promocionais de mercadorias complementares (como tênis e meias, por exemplo);
• Conferir o custo da mercadoria vendida para evitar prejuízos;
• Disponibilizar cupons de desconto para serem utilizados apenas nesses artigos;
• Alterar os preços na própria plataforma de e-commerce da sua loja virtual.

Baixe a planilha de cálculo de CMV gratuita da Nuvemshop para te ajudar a conhecer os custos de compra e armazenamento de mercadorias. Esse controle auxilia no controle de estoque e na manutenção da saúde financeira da sua loja:

📈Confira a planilha: Planilha de cálculo de CMV

3. Não automatizar o sistema de controle de estoque

Atualmente é impossível ter uma loja virtual e não automatizar a gestão de estoque. Afinal, se for necessário dar baixas manuais a cada venda, a chance de erros serem cometidos é grande. Assim, mecanizar tal sistema é sinônimo de otimização da rotina + agilidade e praticidade.

Um exemplo de otimização do controle de estoque que está disponível para lojistas Nuvemshop é o aplicativo Reserva de Estoque, que permite que o carrinho de compras seja reservado por um período de tempo predefinido pelo próprio lojista.

Durante esse tempo, a quantidade de itens adicionados ao carrinho permanece segura e reservada, aguardando que o cliente conclua a compra.

Além de prevenir a ruptura de estoque durante o checkout, esse recurso aumenta o senso de urgência e incentiva a finalização da compra, ajudando também a evitar os carrinhos abandonados.

Ferramentas para gestão de estoque

Existe uma série de ferramentas que tornam a administração de um negócio mais funcional. Portanto, separamos os sistemas mais populares que podem te ajudar a organizar o estoque da sua loja virtual. Confira-os na sequência:

1. ERP

Se o assunto for eficácia e preferência dos usuários, o ERP certamente ganha o título de queridinho dos empreendedores. O Enterprise Resource Planning — em tradução livre, Planejamento de Recursos Empresariais — é um sistema de gestão comercial, que oferece ao lojista funções como:

• Gerenciamento de estoque;
• Cadastro de clientes e contatos;
• Controle financeiro;
• Faturamento de pedidos.

Esta ferramenta, além dos benefícios listados acima, permite a integração com lojas virtuais e marketplaces, centralizando toda a gestão em uma só interface (como o Tiny ERP, citado no tópico precedente).

Por exemplo, com uma loja virtual na Nuvemshop, você poderá integrar seu e-commerce com os melhores ERPs do mercado por meio da nossa Loja de Aplicativos. Alguns exemplos são:

• Tiny ERP;
• Omie;
• TagPlus;
• Eccosys;
• Bling.

2. Ferramentas nativas

As plataformas de e-commerce também oferecem ferramentas nativas para controlar seu estoque de forma simples. Na Nuvemshop, por exemplo, você conta com várias funcionalidades para gerenciar seus produtos:

• Definição de estoques limitados ou infinitos por produto;
• Controle da quantidade de itens em estoque;
• Acompanhamento do histórico de estoque dos produtos;
• Atualização de estoque em massa por meio de um arquivo .csv;
• Uso do Ponto de Venda Nuvemshop para integrar o estoque da sua loja física com o da sua loja virtual, cadastrando vendas feitas no seu PDV.

Se você é um gestor de e-commerce e quer aprender mais sobre como fazer o planejamento de estoque da sua empresa, se inscreva, gratuitamente, no curso de controle de estoque da Nuvemshop. Nele, você confere o passo a passo de como planejar, organizar e controlar a gestão de mercadorias.

🎓 Curso grátis: Curso de controle de estoque

3. SRM

O SRM (Supplier Relationship Management) — no português, Gestão de Relacionamento com Fornecedores — é uma ferramenta que visa à otimização da relação de uma empresa com os seus provisores. Em resumo, esse sistema automatiza diferentes processos, inclusive o de gestão de estoque.

Além disso, o SRM tende a melhorar o decurso de aquisição de insumos e serviços. Com a criação de inventários inteligentes, esse mecanismo contribui para a qualidade dos resultados e a redução de gastos.

Dentre as principais facilidades do SRM, destacam-se as seguintes:

• Alinhamento de critérios para a escolha de fornecedores;
• Análise de performance dos provedores;
• Auxílio na tomada de decisões;
• Controle de riscos.

Conforme pontuado anteriormente, não automatizar os fluxos logísticos e financeiros do seu negócio é um grande erro. Assim, ferramentas como o ERP e o SRM podem te ajudar a construir um negócio mais sólido.

💡Saiba mais: O que é controle de qualidade e como fazer?

Pronto para fazer o controle de estoque do seu negócio?

Esperamos que, com este conteúdo, você tenha tirado suas principais dúvidas sobre controle de estoque. Como visto, com uma pitada de organização e automatização do processo, tudo se torna bem mais simples.

Se você está pensando em vender pela internet, monte o seu e-commerce hoje mesmo. Crie a sua loja grátis na Nuvemshop e descubra como a nossa plataforma pode ajudar o seu negócio a decolar. É fácil, rápido e sem a necessidade de conhecimentos técnicos! 💙