O que é conciliação bancária e como fazê-la? [+ planilha grátis]
Conciliação bancária é o processo de verificar e comparar os registros financeiros internos de uma empresa (ou pessoa) com os extratos bancários fornecidos pelo banco. O objetivo é garantir que todos os lançamentos de receitas e despesas registrados no controle interno correspondam aos lançamentos no banco, identificando eventuais divergências, como taxas bancárias, débitos indevidos ou cheques não compensados.
A conciliação bancária é um dos processos de contabilidade mais importantes para a saúde financeira de qualquer empresa.
Realizá-la de forma eficiente não só ajuda a identificar e corrigir discrepâncias nos dados numéricos, mas também proporciona uma visão clara e precisa do fluxo de caixa, essencial para um planejamento financeiro robusto.
Desde a identificação de erros e fraudes até a melhoria na previsibilidade, esse processo é fundamental para que as empresas possam tomar decisões estratégicas com confiança.
Para ajudar você a fazer o controle contábil do seu negócio, elaboramos este artigo sobre o que é conciliação bancária. Nele, você vai ver como realizá-la de maneira eficaz e as melhores ferramentas disponíveis para automatizar esse procedimento. Vamos nessa?
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O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária ou contábil é o resultado da comparação minuciosa entre os registros financeiros internos de uma empresa e os extratos bancários, um passo fundamental da contabilidade empresarial.
Essa conferência é feita para garantir que todas as transações — como depósitos, saques, transferências e taxas bancárias — estejam corretamente registradas e reconciliadas os sistemas contábeis da empresa e os dados fornecidos pelo banco.
Dessa forma, o processo ajuda a verificar a exatidão dos registros financeiros, identificar possíveis erros de lançamento, evitar fraudes e garantir a integridade das informações contábeis.
Ainda, a conciliação bancária fornece uma visão clara do saldo disponível em conta, permitindo que os gestores tomem decisões financeiras mais acertadas e informadas, diminuindo os riscos de endividamento.
Assim, vemos que essa prática é essencial para garantir a transparência e o controle financeiro empresarial, permitindo que gestores e contadores tenham uma compreensão completa do fluxo de caixa e da situação financeira da empresa em tempo real.
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O que significa conciliação bancária?
Segundo o dicionário Aulete, a palavra “conciliação” significa “ação ou resultado de conciliar(-se), de se porem de acordo pessoas em divergência ou disputa; harmonização entre pessoas, coisas ou ideias até então conflituosas, contraditórias, destoantes etc.”
Desse modo, conciliação bancária significa alinhar os registros financeiros internos de uma empresa com os extratos fornecidos pelo banco.
Assim como a conciliação no campo jurídico visa resolver divergências ou disputas, a conciliação bancária tem como objetivo identificar e corrigir discrepâncias entre os registros internos e os dados bancários.
Para isso, é necessário verificar todas as transações financeiras, como depósitos, saques, transferências e taxas, para garantir que estejam corretamente registradas em ambos os sistemas.
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Para que serve a conciliação contábil?
A conciliação bancária é um processo essencial para garantir a saúde financeira de qualquer empresa, independentemente do seu porte.
Esse procedimento serve, primordialmente, para comparar e alinhar os registros financeiros internos com os extratos bancários fornecidos pelas instituições financeiras.
Por meio dessa prática, é possível identificar e corrigir discrepâncias, assegurando que todas as transações — como depósitos, saques, pagamentos e taxas — estejam corretamente registradas e correspondam às informações fornecidas pelo banco.
Portanto, podemos dizer que a conciliação bancária serve para:
- Garantir a precisão dos registros financeiros;
- Identificar e corrigir discrepâncias;
- Facilitar a tomada de decisões financeiras;
- Melhorar o controle do fluxo de caixa;
- Aumentar a eficiência operacional;
- Melhorar o planejamento financeiro;
- Assegurar conformidade contábil e fiscal;
- Prevenir fraudes e irregularidades;
- Otimizar recursos financeiros;
- Aumentar a confiança dos stakeholders.
Confira, abaixo, uma explicação detalhada sobre o assunto:
1. Garantir a precisão dos registros financeiros
Ao comparar sistematicamente os registros internos com os extratos bancários, é possível identificar e corrigir quaisquer inconsistências ou erros que possam ter ocorrido durante a anotação das transações.
Esse processo minucioso assegura que todas as entradas e saídas sejam devidamente contabilizadas, refletindo a realidade das finanças empresariais.
Desse modo, a precisão nos registros financeiros é fundamental não apenas para a saúde financeira da empresa, mas também para a transparência e a confiabilidade dos dados contábeis.
Como exemplo, vamos imaginar que uma empresa emitiu um cheque de R$ 2.000 em setembro, mas ele ainda não foi compensado.
Aqui, a conciliação vai mostrar que o valor já foi registrado como despesa, mas o cheque ainda não foi descontado. Neste caso, não há necessidade de ajuste, mas é importante manter esse valor em aberto na contabilidade até que ele seja compensado. Entendeu?
2. Identificar e corrigir discrepâncias
Problemas nos registros financeiros podem surgir devido a diversos fatores, como lançamentos incorretos, erros humanos, transações não contabilizadas ou até mesmo fraudes.
Durante o processo de conciliação, é possível detectar rapidamente essas inconsistências, permitindo que a empresa tome as medidas necessárias para corrigi-las.
Afinal, erros não identificados podem levar a problemas mais graves no futuro, como a elaboração de relatórios financeiros imprecisos, dificuldades em auditorias e até mesmo sanções regulatórias, ou seja, multas e penalidades para a empresa.
Portanto, a conciliação bancária não apenas corrige problemas existentes, mas também contribui para o aprimoramento contínuo da gestão financeira da empresa.
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3. Facilitar a tomada de decisões financeiras
A conciliação bancária fornece uma visão clara e precisa da situação financeira de um negócio. Por meio dos extratos, os gestores conseguem avaliar com confiança o contexto monetário da organização e tomar decisões mais embasadas.
Isso é especialmente importante em momentos de incerteza econômica ou quando a empresa precisa fazer investimentos estratégicos. Inclui-se, no caso, a elaboração de orçamentos, a análise de viabilidade de novos projetos e a avaliação do desempenho de diferentes áreas.
Então, ter uma compreensão precisa das finanças permite que os gestores identifiquem oportunidades de crescimento, áreas que necessitam de atenção e recursos que podem ser realocados para melhorar o desempenho financeiro geral.
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4. Melhorar o controle do fluxo de caixa
Ao alinhar os registros internos com os extratos bancários, a empresa pode monitorar de perto todas as entradas e saídas de dinheiro. Isso permite uma gestão mais precisa do fluxo de caixa, ajudando a identificar períodos de alta e baixa liquidez.
Com essa informação, a empresa pode planejar melhor suas operações, garantindo que sempre haverá recursos suficientes para cobrir despesas operacionais, pagamentos de fornecedores e outras obrigações financeiras.
Além disso, a conciliação bancária ajuda a antecipar possíveis problemas para que não se tornem críticos. Por exemplo, se o documento revelar que os saldos estão abaixo do esperado, a empresa pode investigar a causa e tomar as medidas corretivas, como ajustar o ciclo de faturamento ou renegociar prazos com fornecedores.
Esse nível de controle é crucial para evitar surpresas desagradáveis e garantir que o negócio se mantenha saudável.
Por exemplo, imagine que não há nenhum lançamento de débito referente a uma tarifa de manutenção no controle financeiro e no extrato do banco, aparece uma tarifa de manutenção de R$ 50 no dia 10 de outubro.
Neste caso, durante a conciliação, identifica-se que uma despesa não foi registrada internamente. O contador ou responsável financeiro deve incluir esse valor nos registros internos para que o saldo coincida com o saldo bancário
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5. Aumentar a eficiência operacional
Quando realizada regularmente, a conciliação bancária ajuda a identificar e resolver discrepâncias de maneira mais rápida e eficiente, reduzindo o tempo gasto na correção de erros.
A automatização desse processo, por meio de softwares específicos, como ERPs, pode reduzir erros humanos e liberar recursos e tempo dos profissionais contábeis, permitindo que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado para a empresa.
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6. Melhorar o planejamento financeiro
A conciliação bancária é uma ferramenta fundamental para a realização do planejamento financeiro empresarial. Com ela, é possível elaborar previsões financeiras mais realistas e detalhadas.
Essas previsões são fundamentais para o planejamento de curto e longo prazo, ajudando a empresa a definir metas financeiras, identificar necessidades de capital e planejar investimentos estratégicos.
A partir de informações confiáveis, os gestores podem antecipar desafios e oportunidades, ajustando suas estratégias conforme necessário para alcançar seus objetivos.
Dentro desse contexto de controle financeiro rigoroso, há algumas ferramentas que podem ser úteis, como a planilha de contas a pagar. Enquanto a conciliação bancária verifica a exatidão dos registros passados, a planilha organiza e monitora as obrigações.
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7. Assegurar conformidade contábil e fiscal
Manter registros precisos e atualizados é uma exigência para a elaboração de demonstrações contábeis que atendam aos padrões regulatórios.
Desse modo, a conciliação bancária é usada para que a empresa encontre e corrija qualquer inconsistência ou erro nos registros antes que estes sejam submetidos a auditorias ou inspeções fiscais. Isso não apenas ajuda a evitar possíveis multas, mas também demonstra a integridade e a transparência das práticas contábeis da organização.
8. Prevenir fraudes e irregularidades
Por meio da conciliação bancária, é possível identificar rapidamente qualquer transação suspeita ou não autorizada. Isso inclui tanto fraudes internas, como desvio de fundos por funcionários, quanto fraudes externas, como transações irregulares realizadas por terceiros.
A detecção precoce de tais atividades permite que a empresa tome as medidas necessárias para investigar e mitigar os danos, protegendo seus ativos financeiros e a integridade das operações.
9. Otimizar recursos financeiros
Ao garantir que todos os registros financeiros sejam precisos e atualizados, a empresa pode identificar áreas onde há desperdício de recursos ou onde os fundos podem ser utilizados de maneira mais eficiente.
Por exemplo, a conciliação pode revelar taxas bancárias desnecessárias, encargos não autorizados ou pagamentos duplicados que, uma vez corrigidos, podem resultar em economias significativas.
Isso permite que a organização redirecione esses recursos para áreas mais produtivas ou invista em oportunidades de crescimento, melhorando a gestão empresarial.
10. Aumentar a confiança dos stakeholders
Stakeholders, ou “parte interessada”, em português, podem ser clientes, vendedores, fornecedores, investidores ou mesmo a comunidade local que vive em torno do seu negócio.
Isso quer dizer que todas as pessoas afetadas direta ou indiretamente pelos resultados da sua empresa saem ganhando com uma conciliação bancária bem feita. Ao assegurar que os registros sejam precisos e transparentes, demonstra-se um compromisso com a integridade e a responsabilidade financeira.
Stakeholders tendem a confiar mais em uma empresa que mantém práticas contábeis rigorosas e transparentes, porque isso reduz o risco de surpresas desagradáveis e aumenta a previsibilidade dos resultados financeiros.
Essa confiança é essencial para atrair e manter investimentos, obter condições favoráveis de crédito e construir um duradouro relacionamento com fornecedores e clientes.
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Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária é um processo que envolve a comparação e verificação dos registros contábeis da empresa com os extratos emitidos pelos bancos.
Seu objetivo é garantir que todas as transações estejam devidamente registradas e corretas, identificando e corrigindo possíveis discrepâncias. Esse processo ajuda a manter a precisão dos registros financeiros, prevenir fraudes e assegurar a conformidade contábil e fiscal.
Por outro lado, o fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa ao longo de um período.
Ele fornece uma visão clara de como esse dinheiro está sendo movimentado, ajudando a prever a disponibilidade de recursos e a planejar pagamentos e investimentos futuros.
Portanto, ele é essencial para monitorar a saúde financeira da empresa, identificar gargalos e assegurar que o negócio tenha capital suficiente para suas operações.
Como fazer a conciliação bancária?
Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e a sua importância para a gestão financeira do negócio, deve estar se perguntando como fazer isso, certo? Bom, saiba que esse processo vai além de só pedir os extratos da sua conta no banco.
Existem dois métodos principais para realizar a conciliação bancária:
- Manualmente, utilizando planilhas ou sistemas de controle financeiro;
- Automaticamente, por meio de softwares especializados.
A escolha do mecanismo depende do volume de transações e da complexidade financeira da sua empresa.
Em ambos os casos, a conciliação não apenas assegura a conformidade com as normas contábeis e regulatórias, mas também reduz erros de lançamento e proporciona uma base sólida para relatórios financeiros precisos e confiáveis.
A seguir, entenda como proceder em cada uma das opções:
Planilha de conciliação bancária
A utilização de uma planilha de conciliação bancária torna essa tarefa mais organizada e sistemática, permitindo um controle mais rigoroso das finanças. E o melhor: se você escolher o modelo disponibilizado pela Nuvemshop, não vai pagar nada por isso.
Para começar, abra a planilha de conciliação bancária que você baixou gratuitamente. Na primeira seção, preencha os dados bancários, como o nome do banco, agência e número da conta-corrente. Se você ainda não tem elas em mãos, faça o download agora mesmo:
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Em seguida, defina o período de início e fim da análise para garantir que todas as transações relevantes serão incluídas. Depois, vá para a seção de movimentações bancárias, onde você encontrará várias colunas para detalhar cada transação.
Insira a data da transação, uma descrição clara, o código da operação bancária, o número da nota fiscal, a categoria da transação (como custo fixo ou variável), e qualquer observação adicional que ajude a contextualizar a movimentação.
Na coluna de crédito/débito, insira os valores correspondentes, sendo que valores positivos representam créditos e valores negativos, débitos. A última coluna, que não deve ser editada, mostrará o saldo parcial automaticamente, calculado com base nas entradas e saídas inseridas.
Ao completar essas etapas, você poderá comparar o saldo final da planilha com o saldo do extrato bancário. Caso haja discrepâncias, revise as transações para identificar possíveis erros ou omissões.
Com essa abordagem detalhada, a planilha de conciliação bancária não só ajuda a manter a precisão dos registros financeiros, mas também fornece uma base sólida para a análise e tomada de decisões financeiras estratégicas.
💡 Saiba mais: Como melhorar a gestão financeira com a contabilidade de custos?
Software de conciliação bancária
Caso você tenha a possibilidade de dedicar parte do orçamento do seu negócio para a automatização do processo de conciliação bancária, pode escolher um sistema de gestão financeira desenvolvido especialmente para esse fim.
Esse tipo de software traz vários benefícios, como:
- Precisão, reduzindo o risco de erros humanos comuns em processos manuais;
- Eficiência, acelerando o processo de conciliação e permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas;
- Segurança ao identificar fraudes e irregularidades rapidamente;
- Conformidade, ajudando a garantir que os registros estejam de acordo com as normas contábeis e fiscais.
Além disso, esse tipo de tecnologia pode ser integrada a outras ferramentas do negócio, como sistemas de CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente), ERPs (Sistema de Gestão Integrado) e e-commerces.
Isso permite que as empresas compartilhem informações entre diferentes departamentos, o que pode melhorar a eficiência e a produtividade de um negócio.
Confira, abaixo, algumas ferramentas que podem ajudar o seu negócio:
Olist Tiny
Olist Tiny ERP é um sistema de gestão empresarial focado especificamente para micro e pequenas empresas.
A ferramenta oferece recursos que garantem mais produtividade na gestão das vendas e otimiza os processos do seu negócio, como o recebimento dos pedidos, a atualização de estoque e a importação de produtos.
Além disso, o app oferece diferentes módulos para gerenciar áreas essenciais do negócio, como:
- Emissão de notas fiscais;
- Vendas e pedidos;
- Estoque e compras;
- Contabilidade e finanças;
- Gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
- Marketing e automação.
Caso você seja lojista da plataforma de e-commerce da Nuvemshop, é possível fazer a integração da ferramenta em sua loja virtual com preço especial. A ferramenta oferece 30 dias gratuitos + 50% de desconto nas três primeiras mensalidades.
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Conta Azul
A Conta Azul é um sistema de gestão financeira online que oferece uma solução completa para pequenas e médias empresas.
Ele é fácil de usar e oferece uma variedade de recursos, incluindo contabilidade digital, fluxo de caixa, análise financeira e planejamento financeiro.
Para usar a ferramenta, os planos custam entre R$ 119,90 por mês a R$ 539,90 por mês.
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O Nibo é uma opção que oferece uma solução para pequenas e médias empresas.
Ele é conhecido por sua flexibilidade e sua capacidade de se adaptar às necessidades específicas de cada empresa.
O valor dos planos custam entre R$ 109 e R$ 356 por mês.
Granatum Financeiro
O Granatum Financeiro é uma ferramenta focada em pequenas e médias empresas.
Ele é conhecido por sua segurança e sua capacidade de atender às necessidades de empresas de todos os setores.
O aplicativo oferece uma única modalidade de plano no valor de R$ 219 mensais.
Quem é o responsável por realizar a conciliação contábil?
A responsabilidade pela conciliação contábil geralmente recai sobre os contadores, analistas financeiros, auditores internos e, em empresas de maior porte, departamentos inteiros dedicados à contabilidade e às finanças.
Eles são responsáveis por garantir que todos os registros estejam corretos e alinhados aos extratos bancários.
Os contadores, em particular, desempenham um papel crucial nesse processo. Eles têm o conhecimento técnico necessário para interpretar os dados financeiros e identificar possíveis discrepâncias entre os registros contábeis internos e os extratos bancários.
Além disso, eles são responsáveis por ajustar os registros contábeis para corrigir quaisquer diferenças encontradas, garantindo que as demonstrações financeiras sejam precisas e reflitam a verdadeira situação da organização.
Já em empresas menores, a conciliação pode ser feita pelo próprio empreendedor, especialmente se ela não tiver um departamento contábil dedicado.
Independentemente do tamanho do seu negócio, é crucial ter uma pessoa responsável pela conciliação contábil e que ela compreenda com clareza os princípios da contabilidade e das práticas de gestão financeira.
Afinal, a precisão e a regularidade da conciliação contábil são essenciais para evitar problemas financeiros, detectar fraudes e garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais e regulatórias.
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Como facilitar a conciliação bancária na sua empresa?
Deixar para conferir os extratos bancários durante o fechamento de um período pode não ser a melhor estratégia, principalmente se você não tem um setor financeiro na sua empresa dedicado a essa tarefa.
Pensando em reduzir o trabalho e otimizar a rotina do seu time, separamos algumas dicas que podem facilitar a conciliação bancária. São elas:
Realize conciliações regulares
Estabeleça uma rotina regular de conciliação. Dependendo do volume de transações, ela pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal. Realizar conciliações frequentes ajuda a identificar e corrigir problemas com mais rapidez.
Então, crie um calendário de conciliações e siga-o rigorosamente. A disciplina nessa tarefa é fundamental para manter a empresa fora de perigos financeiros.
Mantenha os registros organizados
Deixe todos os documentos financeiros, como recibos, faturas, comprovantes de depósito e extratos bancários, bem organizados e acessíveis. Ter toda a documentação em mãos facilita a verificação e resolução de discrepâncias.
Para isso, utilize um sistema de classificação eficiente para agrupar transações similares. Isso pode incluir categorias como vendas, despesas operacionais, impostos e salários, por exemplo.
Monitore os encargos bancários
Acompanhe atentamente todas as taxas e os encargos bancários pagos pela empresa durante o período analisado. Compare os valores cobrados pelo banco com os acordos contratuais para garantir que não haja cobranças indevidas.
Quando possível, negocie com o banco para evitar taxas desnecessárias e reduzir custos.
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Utilize ferramentas de controle financeiro
Use ferramentas, planilhas ou softwares de controle financeiro que possam facilitar o processo de conciliação bancária. Isso permite uma visão completa das finanças e ajuda a prever problemas de liquidez.
Também analise regularmente o fluxo de caixa para identificar padrões e antecipar necessidades financeiras.
Por fim, lembre-se de registrar todas as movimentações financeiras da sua empresa.
Aprendeu como fazer a conciliação bancária?
Viu como a conciliação bancária é um pilar essencial para a saúde financeira de qualquer tipo de empresa?
Desde pequenos negócios locais até grandes corporações e lojas virtuais, a conciliação bancária torna-se indispensável para apurar as entradas e saídas, garantindo a saúde financeira da sua marca.
Implementar uma conciliação bancária rigorosa proporciona uma visão clara das finanças, reduz riscos de fraudes e garante conformidade fiscal, fortalecendo a confiança dos stakeholders e permitindo decisões estratégicas fundamentadas.
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