O que é contabilidade digital e por que aderir?
Contabilidade digital é um tipo de contabilidade que utiliza tecnologias como internet, softwares online e automação para otimizar os serviços contábeis. Seu objetivo é aumentar a eficiência, agilidade e segurança das operações enquanto aproxima contadores e clientes.
A contabilidade digital é uma solução crucial para empresas na era da transformação tecnológica. Enquanto antigamente contadores eram contratados para registrar e analisar dados financeiros, a contabilidade digital agora assume esse papel de forma eficiente e inovadora.
Então, se você tem um negócio e quer acompanhar esse período de modernização, pode ser interessante entender o que é contabilidade digital, quais são os benefícios e como funciona. Confira este conteúdo até o final para descobrir! 😉
E, antes de iniciar a leitura, baixe a nossa planilha de contas a pagar e facilite os processos financeiros do seu negócio!
O que é contabilidade digital?
Contabilidade digital é um tipo de contabilidade que utiliza tecnologias digitais e plataformas online para simplificar e automatizar processos contábeis. Isso envolve o uso de software de contabilidade, aplicativos e sistemas online para realizar tarefas como registro de transações, geração de relatórios financeiros, cálculo de impostos e análises contábeis.
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As empresas que adotam a contabilidade digital geralmente têm acesso a painéis de controle intuitivos e relatórios personalizados, permitindo uma compreensão mais profunda das finanças e facilitando a tomada de decisões.
Essa área também está em conformidade com os padrões de segurança cibernética, garantindo a proteção das informações financeiras sensíveis.
No geral, a contabilidade digital é uma evolução importante na profissão contábil, alinhando-se com o ambiente tecnológico atual e melhorando a eficiência e a qualidade dos serviços contábeis oferecidos às empresas. Ela ajuda, inclusive em outras áreas, como a contabilidade societária, pública, fiscal, ambiental, financeira, entre outras.
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Como funciona a contabilidade digital?
A contabilidade digital opera por meio da integração de softwares especializados, como ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), permitindo que contadores e clientes compartilhem informações financeiras e contábeis de forma ágil e eficiente em plataformas online seguras.
Ao automatizar tarefas rotineiras, como cálculos de impostos e conciliação bancária, a contabilidade digital reduz a ocorrência de erros e libera mais tempo para atividades estratégicas.
Uma das características centrais da contabilidade digital é o acesso em tempo real às informações financeiras. Tanto contadores quanto clientes podem acompanhar movimentações financeiras e visualizar relatórios atualizados instantaneamente.
Além disso, a contabilidade digital proporciona maior segurança aos dados, uma vez que as plataformas online costumam adotar medidas robustas de proteção.
A conformidade com regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), também é facilitada por essa abordagem.
No âmbito estratégico, a contabilidade digital possibilita que os contadores assumam um papel mais consultivo, dedicando-se a análises aprofundadas, planejamento tributário e sugestões de melhorias financeiras.
A simplificação da gestão de documentos e a centralização das informações em nuvem também são características vantajosas dessa abordagem.
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Para que serve a contabilidade digital?
A contabilidade digital desempenha um papel crucial na otimização dos processos financeiros das empresas na era da tecnologia. Ela utiliza a automação para simplificar, acelerar e aprimorar as atividades contábeis tradicionais.
Portanto, o seu principal objetivo é transformar a maneira como as informações financeiras são registradas, analisadas e gerenciadas nas empresas.
Em vez de depender de métodos manuais, como planilhas em papel ou softwares locais, a contabilidade digital emprega sistemas online e plataformas de software específicas para registrar e armazenar transações financeiras, extratos bancários, faturas e outros dados relevantes.
Essa abordagem reduz erros humanos, agiliza processos, fornece acesso em tempo real aos dados financeiros e torna as informações mais claras e detalhadas.
Por meio de relatórios personalizáveis e painéis de controle intuitivos, os gestores podem compreender melhor o desempenho financeiro, identificar tendências, avaliar a rentabilidade de produtos e tomar decisões mais informadas.
A segurança das informações também é uma consideração fundamental. As plataformas para contabilidade online são projetadas para garantir a proteção dos dados financeiros sensíveis por meio de criptografia e autenticação avançada.
Qual a principal diferença entre contabilidade tradicional, digital e online?
A principal diferença entre a contabilidade tradicional e a contabilidade digital e online reside na forma como os processos são conduzidos e nas ferramentas utilizadas para executá-los.
Enquanto a contabilidade tradicional baseia-se em métodos manuais e em papel, a contabilidade digital e a online aproveitam a tecnologia da informação e a internet para automatizar e agilizar os procedimentos contábeis.
Na contabilidade tradicional, os registros contábeis costumam ser feitos manualmente em livros, planilhas e documentos físicos. Isso requer maior tempo de processamento e está mais sujeito a erros humanos.
Por outro lado, a contabilidade digital e online emprega softwares especializados e plataformas para automatizar grande parte das tarefas contábeis.
Esses sistemas permitem a integração direta entre os sistemas de gestão das empresas e os softwares contábeis dos profissionais, possibilitando a troca instantânea e segura de informações financeiras e contábeis.
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Já a diferença entre contabilidade digital e online reside na abrangência e no propósito das abordagens. A contabilidade online refere-se principalmente à disponibilidade de serviços contábeis pela internet, permitindo que os clientes acessem informações e enviem documentos de forma remota.
Em contrapartida, a contabilidade digital vai além ao incorporar tecnologias como automação, inteligência artificial e análise de dados para otimizar processos contábeis, promovendo uma transformação digital mais profunda na maneira como as tarefas são realizadas, além de enfatizar o papel consultivo do contador na interpretação estratégica dos dados contábeis.
Enquanto a contabilidade online se concentra na acessibilidade remota, a contabilidade digital busca revolucionar a eficiência e a qualidade dos serviços por meio da integração tecnológica e automação de processos.
Qual o objetivo da contabilidade digital?
O objetivo central da contabilidade digital é otimizar e agilizar os processos contábeis por meio da incorporação de tecnologias e da utilização da internet.
Ao eliminar a dependência de métodos tradicionais, como o envio físico de documentos por “malotes”, a contabilidade digital busca proporcionar uma gestão contábil mais eficiente e segura.
Abaixo, listamos quais são os objetivos da contabilidade digital:
- Acelerar a entrega de documentos contábeis, otimizando os processos;
- Estabelecer maior transparência na interação entre o contador e a empresa;
- Reduzir a distância entre o contador e os demais profissionais;
- Aprimorar a comunicação entre a contabilidade e os demais setores empresariais;
- Minimizar possíveis erros humanos por meio da automação;
- Otimizar os prazos de entrega de serviços;
- Fornecer um controle de gestão mais eficaz, possibilitando acesso a dados contábeis em tempo real;
- Garantir segurança no armazenamento e na manipulação de documentos;
- Agregar mais valor à experiência do cliente contábil.
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Quais são os benefícios da contabilidade digital?
A contabilidade digital oferece uma série de benefícios revolucionários que estão moldando a forma como os serviços contábeis são prestados e percebidos.
Ao integrar tecnologias avançadas, essa abordagem vai além da simples migração para o ambiente online, resultando em aumento de produtividade, precisão e eficiência.
Esses benefícios não apenas transformam a maneira como os contadores operam, mas também promovem uma experiência aprimorada para os clientes, possibilitando um nível superior de atendimento e tomada de decisões estratégicas.
Confira, a seguir, quais as principais vantagens da contabilidade digital:
Aumento da produtividade e redução de erros
A automação de tarefas repetitivas e burocráticas é uma das principais características da contabilidade digital.
Por exemplo, um escritório contábil que anteriormente gastava horas reconciliando transações bancárias manualmente pode agora automatizar esse processo, reduzindo erros de lançamento e economizando um tempo considerável.
Acesso fácil às informações
Com essa modalidade mais moderna, os contadores têm acesso em tempo real às informações financeiras de seus clientes.
Imagine um contador que, por meio de uma plataforma de contabilidade online, pode visualizar as vendas diárias de um cliente. Ele conseguirá identificar tendências de receita e poderá aconselhar sobre ajustes orçamentários ou estratégias de crescimento de maneira imediata.
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Melhoria da qualidade do atendimento
A contabilidade digital fortalece a comunicação entre as partes. Os clientes podem fazer perguntas diretamente na plataforma, e os contadores podem fornecer orientações em tempo real.
Isso gera um alto nível de satisfação, já que os clientes sentem que estão recebendo suporte personalizado e oportuno.
Por exemplo, um empreendedor que está pensando em fazer um grande investimento pode consultar seu contador digital para avaliar as implicações fiscais e financeiras antes de tomar uma decisão.
Gestão de documentos facilitada
Plataformas de contabilidade digital permitem o compartilhamento seguro e organizado de documentos.
Os clientes podem fazer upload de faturas, recibos e outros documentos diretamente na plataforma, eliminando a necessidade de envio por e-mail ou Correios. Isso reduz atrasos causados por documentos perdidos e agiliza a troca de informações.
Um contador que necessita dos registros de despesas de um cliente para preparar declarações fiscais pode facilmente acessar esses documentos no sistema, em vez de esperar pelo envio físico.
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Maior segurança e conformidade
A contabilidade digital geralmente ocorre em ambientes online seguros e conformes com regulamentações de proteção de dados. Isso garante que informações sensíveis e confidenciais estejam protegidas contra acessos não autorizados.
Além disso, a contabilidade digital pode ser adaptada para cumprir requisitos de conformidade, como a LGPD.
Perspectivas de crescimento e escalabilidade
A automação e eficiência proporcionadas pela contabilidade digital permitem que escritórios contábeis atendam a um número maior de clientes sem comprometer a qualidade dos serviços.
A centralização de dados e processos também torna mais fácil gerenciar um grande volume de informações, proporcionando mais oportunidades para expandir a base de clientes.
Na plataforma de e-commerce da Nuvemshop, por exemplo, os lojistas podem integrar aplicativos de ERPs como Omie, Eccosys e TagPlus, que possibilitam a gestão fiscal e contábil totalmente online. Assim, não é preciso instalar softwares para digitalizar a contabilidade de uma loja virtual.
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Como aderir à contabilidade digital?
Escolher um sistema de contabilidade digital requer uma abordagem criteriosa. Confira algumas dicas para contratar o serviço certo para o seu negócio.
1. Avalie suas necessidades
Comece por avaliar suas necessidades específicas e objetivos comerciais. Cada empresa necessita de um pacote de serviços de contabilidade, dependendo da complexidade da gestão fiscal, financeira e trabalhista.
Você pode contratar desde um plano básico, com cumprimento de obrigações fiscais e escrituração, até um plano avançado com BPO Financeiro e planejamento tributário.
2. Escolha uma empresa SaaS
Hoje, grande parte dos escritórios de contabilidade digital oferecem soluções SaaS (Software as a Service, ou software como serviço). Isso significa que você tem acesso a uma plataforma online da empresa para acompanhar a gestão contábil e enviar as informações e documentos necessários.
A vantagem é que você não precisa fazer nenhuma instalação local e paga somente pelos serviços que utiliza, uma vez que a cobrança é por meio de assinatura com planos flexíveis.
3. Avalie a plataforma
Em relação à plataforma oferecida pela empresa de contabilidade digital, considere a facilidade de integração com as ferramentas que você já utiliza, como sistemas de gestão ou softwares de comunicação. Além disso, certifique-se de que o sistema ofereça automação de tarefas-chave e suporte para áreas específicas da contabilidade, como impostos e relatórios financeiros.
Opte por uma plataforma que ofereça uma interface amigável e um bom atendimento ao cliente, pois a experiência do usuário e a assistência técnica são essenciais para uma transição tranquila e um uso eficaz. Além disso, considere a escalabilidade do sistema para garantir que ele possa crescer junto com seu negócio à medida que você adquire mais clientes e dados.
4. Considere a segurança
Verifique também a segurança do sistema, incluindo a criptografia de dados e as medidas de proteção contra violações. É fundamental que a empresa atenda aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
5. Procure por opiniões de clientes
Comparar opções, ler avaliações de usuários e até mesmo testar as versões de demonstração podem ajudar a encontrar o sistema de contabilidade digital mais adequado às suas necessidades. Lembre-se, ainda, de verificar a reputação da empresa em sites como Reclame Aqui.
6. Personalize os serviços
Ao contratar sua empresa de contabilidade digital, verifique se é possível personalizar serviços de acordo com as demandas da sua empresa. Por exemplo, você pode precisar de uma gestão fiscal mais complexa, mas ter menos demandas trabalhistas devido a um quadro de funcionários enxuto.
Tudo entendido sobre contabilidade digital?
Esperamos que este conteúdo tenha respondido as suas principais dúvidas sobre contabilidade digital. Como vimos ao longo do artigo, esse é um processo importante para otimizar as tarefas do contador e fornecer informações valiosas para a sua empresa.
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