O que são contas a pagar e como fazer um plano de contas?

Contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a empresa assume, desde os pagamentos a fornecedores até os salários e despesas mensais. Dessa forma, é importante cumprir todos esses compromissos dentro do prazo para evitar multas e prevenir uma situação de inadimplência.

Todo mês, você precisa pagar diversas despesas para manter suas finanças em dia, certo? O mesmo vale para as empresas, que precisam fazer uma gestão eficiente das contas a pagar para garantir sua adimplência.

Logo, quem empreende precisa saber como organizar todas as obrigações financeiras do negócio. São pagamentos a fornecedores, salários, aluguel da loja física (ou assinatura da plataforma de e-commerce, no caso de uma loja virtual), contas de água e luz, impostos, entre outros custos.

Já teve a sensação de se perder entre tantos boletos e faturas? Não se preocupe: vamos ajudar você a gerenciar suas contas a pagar com as melhores práticas do mercado. Mas, antes de seguir para o artigo, baixe nossa planilha grátis feita especialmente para isso:

Tudo pronto? Agora sim, vamos à leitura!

O que são contas a pagar?

Contas a pagar são todas as obrigações financeiras da empresa, incluindo pagamentos, custos e despesas. Logo, gerenciar essas contas é uma das tarefas essenciais da gestão financeira.

Alguns exemplos de contas a pagar são:

• Pagamentos a fornecedores;
• Salários dos funcionários;
• Contas de consumo (água, energia elétrica, gás, etc.);
• Aluguel do escritório;
• Assinatura da plataforma de e-commerce, no caso de lojas virtuais;
• Serviços de telecomunicações (TV, internet, telefone celular etc.);
• Despesas com materiais de escritório e insumos;
• Impostos e taxas.

Dessa forma, assim como uma pessoa física tem contas a pagar todo mês, a empresa também precisa arcar com seus compromissos financeiros. A diferença é que, como se trata de um negócio, as obrigações podem ser mais complexas e numerosas.

💡 Saiba mais: O que é ponto de equilíbrio e como calcular?

Qual é a diferença entre contas a pagar e a receber?

Enquanto as contas a pagar são as obrigações que a empresa deve cumprir, as contas a receber são os valores que devem entrar no caixa. Alguns exemplos são:

• Pagamentos de clientes pela venda de produtos e/ou prestação de serviços;
• Recebíveis de operadoras de cartões;
• Rendimentos e ganhos de capital de investimentos;
• Aluguéis, caso a empresa alugue algum espaço;
• Estornos e reembolsos em geral;
• Royalties (remuneração paga por direitos de uso de criações da marca).

Portanto, todo tipo de receita que está prevista no planejamento financeiro é uma conta a receber. Já os custos e despesas que exigem saídas do caixa são contas a pagar. Fácil, não é mesmo?

Por que é importante gerenciar as contas a pagar?

É evidente que uma empresa, assim como uma pessoa física, deve cumprir com suas obrigações financeiras. Mas, para além do óbvio, são muitos os motivos que tornam a gestão de contas a pagar da empresa essencial. Veja os principais:

Previne a inadimplência

Sabia que 6,7 milhões de empresas estão inadimplentes no Brasil? É o que diz o Indicador de Inadimplência das Empresas da Serasa Experian. Ao todo, os CNPJs devem mais de R$ 127,8 bilhões e têm, em média, sete contas atrasadas.

Assim, a única forma de fugir dessa estatística é manter um controle eficiente de contas a pagar. Isso significa planejar os pagamentos com antecedência, respeitar prazos de vencimento e não deixar nenhuma pendência para trás.

Lembre-se: empresas inadimplentes ficam com uma reputação ruim no mercado, têm dificuldades para obter crédito e podem sofrer processos judiciais.

Evita custos com multas e juros

Atrasar contas não apenas deixa a empresa em situação de inadimplência, como também gera custos adicionais com multas e juros. Então, se você quer evitar esses gastos desnecessários, é melhor pagar tudo dentro do prazo de vencimento.

Permite a redução de custos

Ficar de olho nas contas a pagar é essencial para identificar oportunidades de redução de custos. Quando você acompanha de perto os valores e obrigações mensais do negócio, fica mais fácil eliminar despesas supérfluas, negociar descontos e economizar.

Possibilita a automação de pagamentos

A gestão adequada das contas a pagar também evita que você se perca entre boletos, faturas e notas fiscais. Hoje, existem várias ferramentas tecnológicas que permitem automatizar o controle das contas.

Assim, é possível agendar pagamentos, programar funções de débito automático e gerenciar facilmente o plano de contas do negócio.

💡 Saiba mais: Como fazer o controle financeiro empresarial?

O que faz a área de contas a pagar?

Os profissionais de finanças que atuam com contas a pagar desempenham uma série de funções rotineiras. Conheça as principais:

• Gestão do plano de contas;
• Conciliação bancária e baixa de pagamentos;
• Controle de compras e estoque;
• Gestão de folha de pagamento;
• Execução de pagamentos em aplicativo bancário da empresa;
• Organização de pagamentos a fornecedores;
• Gestão fiscal (pagamento de impostos);
• Envio de comprovantes de pagamentos;
• Cobrança de clientes;
• Controle de vencimento de contas, prazos e programação de pagamentos.

💡 Saiba mais: Até que horas pode pagar boleto que vence no mesmo dia?

Como melhorar a gestão das contas a pagar?

Aqui vão algumas dicas valiosas para melhorar a gestão das suas contas a pagar:

• Organize seus custos;
• Separe as contas pessoais das empresariais;
• Faça um plano de contas;
• Gerencie o capital de giro;
• Escolha a melhor instituição financeira;
• Faça pesquisas de preços;
• Utilize as melhores tecnologias.

Acompanhe os detalhes:

Organize seus custos

Para organizar suas contas a pagar, comece fazendo um levantamento completo de todos os custos da sua empresa. Veja quais são os principais tipos:

• Custos fixos: são custos que se mantêm estáveis ou variam pouco mês a mês, como aluguel, folha de salários, assinaturas de serviços etc.;

• Custos variáveis: são custos que variam de acordo com o ritmo de vendas ou produção do negócio, como compra de matérias-primas e de estoque, comissões, impostos etc.

Quando você tiver uma visão completa da estrutura de custos, será muito mais fácil gerenciar suas contas a pagar.

Separe as contas pessoais das empresariais

Muitos empreendedores cometem o erro de misturar as contas pessoais com as empresariais, principalmente os iniciantes. Isso pode se tornar um grande problema financeiro, principalmente se você usa os recursos do negócio para pagar gastos pessoais antes das obrigações da empresa.

Por isso, é melhor ter contas bancárias separadas: uma para a pessoa física e outra para a pessoa jurídica. Além disso, procure priorizar o cumprimento das obrigações financeiras da empresa com o valor do faturamento.

Quanto à sua remuneração, defina um pró-labore (remuneração dos sócios) fixo mensal e adicione às contas a pagar.

Faça um plano de contas

Um plano de contas é um documento que detalha todas as contas a pagar e a receber da empresa, facilitando o controle financeiro. O ideal é que você faça esse planejamento em uma planilha, onde é possível fazer projeções para vários meses e manter entradas e saídas do caixa sob controle.

💡 Saiba mais: O que é DFC e como preparar o documento?

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Gerencie o capital de giro

O capital de giro é uma reserva financeira que a empresa precisa manter para pagar seus custos e continuar funcionando. É fundamental que essa quantia seja suficiente para cumprir as obrigações do seu negócio mensalmente, de modo que não falte dinheiro em caixa.

Por isso, quando fizer seu plano de contas, considere o fluxo de caixa projetado para entender se será possível cumprir todas as obrigações nas datas corretas. Se necessário, aumente o capital de giro do negócio — existem, inclusive, empréstimos para essa finalidade.

💡 Saiba mais: Empréstimo para e-commerce: quando o financiamento é útil?

📹 Veja também: Capital de giro: o que é e como calcular o da sua empresa?

Escolha a melhor instituição financeira

Outro ponto importante na gestão de contas a pagar é a escolha da instituição financeira para abrir a conta da sua empresa. Procure por uma empresa que ofereça um aplicativo fácil de usar e com funcionalidades úteis para sua gestão financeira.

Hoje, os apps bancários permitem programar pagamentos, acompanhar relatórios de despesas, controlar comprovantes e várias outras funções.

💡 Saiba mais: Qual é o melhor banco para abrir conta MEI?

Faça pesquisas de preços

Antes de definir as compras da empresa, faça uma pesquisa de preços abrangente. Sempre é possível encontrar valores mais atrativos e negociar descontos, principalmente para aquisições de maior volume.

Reduza custos

Buscar oportunidades de redução de custos também é parte essencial do trabalho de gestão de contas a pagar. Então, veja algumas dicas para economizar:

• Negocie descontos em contratos ativos;
• Crie políticas de uso consciente de recursos na empresa;
• Identifique possíveis aumentos abusivos e renegocie;
• Faça o planejamento tributário da empresa para reduzir impostos;
• Contrate serviços financeiros com menores taxas.

Utilize as melhores tecnologias

A tecnologia será sua maior aliada na otimização da gestão de contas a pagar. O ideal é utilizar um software que permita controlar as obrigações financeiras de forma automatizada, como um ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial).

Na Nuvemshop, por exemplo, você pode conectar sua loja virtual com vários ERPs para e-commerce que facilitam a gestão de contas a pagar. Na nossa Loja de Aplicativos, você encontra opções como Omie, vhsys e Eccosys.

💡 Saiba mais: 9 vantagens do ERP para administrar a sua empresa

Entendeu como gerenciar suas contas a pagar?

Agora que você aprendeu tudo sobre a gestão de contas a pagar, vai ficar mais fácil controlar os boletos do seu negócio e cumprir suas obrigações sempre em dia. Assim, você garante a saúde financeira da sua empresa e o seu crescimento no mercado!

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