Como fazer o fechamento de caixa corretamente em 5 passos
- Fechamento de caixa é o processo de conferir e registrar todo dinheiro que entrou e saiu de um negócio em um período específico, geralmente ao final do dia;
- Isso ajuda a manter o controle das finanças da empresa, além de servir como referência para as tomadas de decisão financeiras e facilitar o cumprimento de obrigações fiscais;
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Se você tem um negócio, provavelmente já perdeu algumas boas horas fazendo a conferência de entradas e saídas financeiras, não é mesmo? Se a sua resposta foi sim, saiba que um bom fechamento de caixa pode te ajudar a otimizar essa tarefa.
Isso porque o fechamento nada mais é do que o controle diário de todo o dinheiro que entrou e saiu da loja. Assim, fica muito mais fácil fazer a gestão financeira no final do mês, preencher demonstrações contábeis e até mesmo monitorar os impostos que precisam ser pagos.
Mas, para que isso funcione, é preciso contar com um processo bem estruturado e organizado. Por isso, preparamos este artigo para explicar como fazer o fechamento de caixa passo a passo, além de oferecer um modelo pronto para você se inspirar.
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O que é fechamento de caixa?
Fechamento de caixa é o processo de registrar o dinheiro que entrou e saiu de um negócio em um período específico, geralmente diário. Ao final do dia, o responsável confere todas as movimentações financeiras que aconteceram, como vendas, pagamentos e retiradas.
Com isso, é possível verificar se o valor disponível corresponde ao que foi registrado no sistema de vendas ou nas notas fiscais.
Assim, caso haja alguma diferença, fica mais fácil identificar rapidamente o erro, como uma venda não registrada, um engano na hora de digitar o valor na maquininha de cartão ou um troco incorreto.
💡 Saiba mais: Compensação bancária: em quanto tempo o dinheiro de uma venda cai na conta?
Qual a importância do controle de caixa diário?
Apesar de ser mais comum nos pontos de venda físicos, o controle diário de caixa é uma prática importante para todos os negócios, inclusive as lojas virtuais.
E, para provar a relevância desse processo, separamos os principais benefícios de fazer o fechamento de caixa todos os dias. Veja:
Otimiza o controle financeiro
Manter o controle financeiro de um negócio não é algo fácil, já que envolve muitos números e diversas transações. O fechamento de caixa simplifica essa tarefa ao dividir o processo em etapas, verificadas a cada vez que o caixa é fechado.
Assim, ao invés de precisar conferir as movimentações de uma semana ou de um mês inteiro, o lojista consegue verificar números menores no fechamento diário. Isso facilita o acompanhamento das finanças e ajuda a empresa a manter o controle de lucros e despesas.
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Facilita as tomadas de decisão
Saber quanto dinheiro está disponível diariamente também permite que o gestor identifique rapidamente períodos de sazonalidade, com picos ou quedas nas vendas.
Com essa informação, fica mais fácil tomar decisões acertadas sobre quando é necessário fazer promoções para melhorar o desempenho ou ajustar estratégias de marketing para atrair mais clientes e aumentar as vendas.
💡 Saiba mais: Dicas de como aumentar as vendas e lucrar mais
Contribui para as obrigações fiscais
Cada fechamento de caixa garante que todas as vendas, despesas e demais transações financeiras, como pagamentos e retiradas, sejam devidamente registrados com todas as informações necessárias, como valores e datas.
Esses dados, além de essenciais para calcular os impostos corretamente, também ajudam na hora de preparar demonstrações contábeis obrigatórias, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados de Exercício (DRE).
💡 Saiba mais: O que são demonstrações contábeis e quais as obrigatórias?
Previne erros e fraudes
Por fim, com o controle diário de caixa, todas as movimentações financeiras são registradas e conferidas no mesmo dia. Como vimos, isso facilita a identificação de quaisquer diferenças entre o valor registrado e o dinheiro disponível.
Principalmente nos pontos de venda físicos, onde vários colaboradores podem ter acesso ao caixa, o fechamento diário limita as oportunidades para fraudes, já que qualquer diferença nos valores deve ser explicada e resolvida de forma imediata.
💡 Saiba mais: Como identificar um comprovante de Pix falso?
Fechamento de caixa passo a passo
É possível fazer o fechamento de caixa de forma manual, a partir de uma planilha, ou por meio de sistemas automatizados. Em ambos os casos, é preciso conhecer o processo e entender cada uma das suas etapas.
Para te ajudar nessa tarefa, vamos explicar como fazer o fechamento de caixa passo a passo. Veja:
1. Defina o responsável
O controle de caixa tem um impacto direto na gestão financeira da empresa. Por isso, é essencial que ele seja feito por um funcionário de confiança e, preferencialmente, sempre pela mesma pessoa.
Dessa forma, o processo é realizado no mesmo padrão todas as vezes. Isso diminui as chances de erros e garante um histórico preciso de todas as informações, além de facilitar na hora de saber a quem recorrer para entender quaisquer diferenças.
2. Anote o saldo inicial
Antes de começar a registrar novas vendas, é importante anotar o saldo inicial, ou seja, os valores que já estão disponíveis no caixa. Para facilitar, você também pode anotar uma previsão das despesas ou contas a pagar para aquela data.
Sem esses dados, não será possível saber quanto do valor total ao final do dia é referente às vendas atuais e quanto é remanescente do dia anterior. Por isso, essa é uma etapa fundamental.
3. Registre entradas e saídas
O próximo passo é registrar todas as movimentações financeiras que acontecem ao longo do dia. Isso inclui:
- Vendas: com a descrição do valor total, forma de pagamento e método utilizado, como dinheiro, cartão de crédito ou Pix;
- Reforços de caixa: quaisquer valores adicionados para atender às necessidades operacionais, como troco para clientes;
- Sangrias: quando uma parte do dinheiro é retirada do caixa para diminuir o risco de roubos ou erros ao lidar com grandes valores;
- Devoluções: caso algum cliente faça a troca de uma mercadoria por outra mais barata ou peça o reembolso total da compra.
Se você tem uma loja virtual e um ponto de venda físico, o ideal é usar uma ferramenta que possa integrar os dois sistemas e concentrar essas informações em um único canal. Nesse caso, as melhores opções são os sistemas de gestão, como os ERPs, ou um sistema PDV.
Na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar a sua loja virtual grátis e fazer a integração com os melhores ERPs do mercado por meio da Loja de Aplicativos ou usar a solução própria de Ponto de Venda para conectar suas vendas off-line com a plataforma de e-commerce.
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4. Confira todos os valores
No final do dia, o valor total em caixa deve ser igual ao saldo inicial, mais as entradas e menos as saídas, batendo exatamente com as vendas registradas, notas emitidas e despesas pagas.
Quando existe uma diferença entre o valor previsto e o valor real disponível, dizemos que existe uma quebra de caixa — que pode ser positiva (quando há mais dinheiro do que o esperado) ou negativa (quando há menos dinheiro).
Em ambos os casos, é preciso investigar a origem do erro. Isso porque mesmo valores a mais podem representar um problema no controle financeiro, já que pode ser um dinheiro que você retirou de outro lugar para suprir uma necessidade imediata, como troco, e esqueceu de anotar.
5. Feche o caixa
Depois de conferir todos os valores, basta registrar o saldo final para concluir o fechamento de caixa. Esse encerramento pode ser feito em um livro caixa, planilhas ou por meio dos sistemas de gestão.
Independentemente do método usado, é importante que ele tenha a assinatura da pessoa que realizou o processo — seja de forma manual ou por meio de um login específico. Assim, caso seja preciso auditar ou revisar os registros, é possível identificar rapidamente o responsável.
Modelo de fechamento de caixa simples
Como vimos, o ideal é fazer o controle de caixa por meio de um sistema de gestão, que vai eliminar as chances de erro. Mas, se preferir fazer essa tarefa manualmente, você pode usar o modelo de planilha de fechamento de caixa a seguir:
Caso queira um modelo já pronto, você também pode baixar a nossa planilha de fluxo de caixa gratuita e fazer as adaptações necessárias para acompanhar as movimentações financeiras diárias do seu negócio.
Tudo certo para fazer o seu fechamento de caixa?
Mesmo sendo parte essencial do controle financeiro de um negócio, o fechamento de caixa não é uma tarefa tão complicada — desde que se tenha atenção aos detalhes e registre todas as informações corretamente.
Por isso, esperamos que este conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o assunto e ajudado a criar o seu próprio modelo de controle diário de caixa.
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