13 ferramentas de gestão mais utilizadas para sua empresa

Otimizar processos, aumentar a produtividade, a qualidade e a eficiência das operações é uma necessidade na sua empresa? Então, saiba que você pode (e deve!) apostar nas ferramentas de gestão para te ajudar nessas tarefas.

Existem diversas opções de metodologias nesse sentido. Cada uma delas cumpre um objetivo, seja mitigar fraquezas ou identificar pontos de melhoria no negócio, ajudando a direcionar os gestores a tomar decisões mais acertadas.

Além disso, suas aplicações não são limitadas a uma determinada área, muito pelo contrário. Elas podem ser aplicadas em diversos setores, com o objetivo de melhorar a gestão administrativa, de projetos, de pessoas ou a qualidade das atividades, por exemplo.

Pensando nisso, preparamos esta lista com as 13 principais ferramentas de gestão de processos e como aplicá-las em sua empresa para otimizar os resultados. Vamos começar?

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são recursos que ajudam empresas a planejar, organizar, liderar e controlar suas operações de forma mais eficiente. Elas podem ser softwares, metodologias ou práticas que facilitam a tomada de decisões e melhoram a produtividade.

Dessa forma, é possível aperfeiçoar desde a qualidade de produtos e serviços, até o desempenho e a satisfação dos colaboradores. Como resultado, as empresas conseguem operar com mais eficiência, aumentando a lucratividade e reduzindo custos.

💡 Saiba mais: Como fazer uma redução de custos em 10 passos

13 ferramentas de gestão mais utilizadas

Agora que você já sabe para que funcionam as metodologias em geral, chegou a hora de conhecer suas particularidades. Cada alternativa atenderá a um propósito na busca por melhores resultados.

Atualmente, as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas são:

1. 5W2H;
2. PDCA;
3. Mapa Mental;
4. Gráfico de Gantt;
5. Guia PMBOK;
6. Matriz BGC;
7. Canvas;
8. 5 Forças de Porter;
9. Princípio de Pareto (80/20);
10. Diagrama de Ishikawa;
11. KPI;
12. Análise SWOT;
13. Plano de negócios.

A seguir, conheça cada uma delas:

1. 5W2H

Por sua versatilidade e baixa complexidade, a metodologia 5W2H é bastante popular entre as empresas que desejam organizar suas tarefas e garantir que sejam executadas com excelência.

Ela considera que, antes de planejar cada ação, os profissionais precisam responder a sete perguntas. Como a origem do nome vem do inglês, cinco delas são questões que começam com “w”, enquanto as outras duas iniciam com “h”.

A 5W2H é aplicável tanto para atividades simples, como agendar uma reunião, até às complexas, como o desenvolvimento de um novo produto. Veja como funciona:

• What (o quê?): qual é o objetivo da tarefa?
• Why (por quê?): por que ela é importante?
• When (quando?): quando deverá ser concluída ou em quanto tempo?
• Where (onde?): onde as ações devem ser realizadas?
• Who (quem?): quem são os responsáveis por cada ação?
• How (como?): como a tarefa deverá ser executada?
• How much (quanto?): qual é o orçamento para a sua realização?

Por meio do alinhamento de tarefas, todos ficam cientes dos motivos, prazos e responsabilidades que as ações demandam. Isso reforça o senso de pertencimento e evita ruídos na execução dos afazeres.

💡 Saiba mais: O que é gestão de projetos e como aplicar em 5 passos

2. PDCA

O PDCA é uma ferramenta de gestão para melhoria contínua e, por isso, também é conhecida como ciclo PDCA. Sua sigla significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar), Act (agir).

Na prática, ela é ideal para empresas que desejam implementar mudanças de forma sistemática e avaliar a eficácia dessas mudanças. Para isso, o processo acontece da seguinte forma:

1. Planejar (Plan): identificação de problemas e definição dos objetivos de melhoria, traçando planos de ação;
2. Fazer (Do): implementação do plano;
3. Verificar (Check): verificação dos resultados e impacto;
4. Agir (Act): correção ou revisão do plano de ação para atingir os objetivos definidos.

Como a sua ideia é de aprimoramento constante, recomenda-se que os gestores programem revisões periódicas em seus projetos. Ou seja, mesmo depois de aplicar o ciclo PDCA, pode-se refazer a análise para encontrar novos pontos de melhoria.

💡 Saiba mais: O que é plano de ação e quais os passos para fazer um?

3. Mapa Mental

O mapa mental ou mapa conceitual é uma das ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas e que tem como base a simplificação e organização de conceitos por meio de imagens, símbolos e palavras.

Frequentemente usado em brainstormings, o método estrutura os projetos com base em uma ideia central, que se ramifica em diversas outras. Veja um exemplo:

O uso das cores e figuras facilita a visualização e memorização, estimulando a criatividade e fazendo com que a equipe visualize claramente o que se pretende atingir em cada projeto.

Assim, o modelo pode ser usado nas mais diversas situações, como planejamento de novos projetos, tomada de decisões importantes, análise de problemas e até mesmo apresentação de informações para toda a equipe.

💡 Saiba mais: O que é brainstorming, para que serve e como fazer um eficiente?

4. Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos com foco em cronogramas. Seu objetivo é dar andamento nas ações e evitar atrasos, considerando os responsáveis pelas tarefas e os prazos de cada ação.

Ele pode ser usado em diferentes etapas de um projeto — no planejamento, no monitoramento ou na comunicação do status das atividades para as partes interessadas, por exemplo.

Para isso, a metodologia funciona como uma ferramenta visual, que tem em seu eixo horizontal a representação do tempo, versus o vertical, que designa as tarefas. Os responsáveis são retratados por barras horizontais no diagrama, enquanto o prazo é simbolizado com a extensão dessas barras.

Fonte: Microsoft.

O planejamento é feito à medida que os responsáveis traçam o gráfico, estimando o tempo necessário para garantir que o projeto seja entregue no prazo e dentro do orçamento.

Ainda que seja baseado em estimativas e que não seja tão prático ou adaptável em caso de mudanças, esse modelo é uma boa forma de dar visibilidade às ações e acompanhar o progresso dos projetos.

💡 Saiba mais: O que é planejamento estratégico e como fazer um?

5. Guia PMBOK

A sigla do Guia PMBOK significa Project Management Body Knowledge. Ou seja, Conjunto de Conhecimentos para Gerenciamento de Projetos em português.

Ele foi desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), organização internacional voltada aos profissionais que atuam em gestão de projetos, e traz um consolidado com as melhores e mais aceitas práticas do mercado.

O material é bastante denso e se baseia em cinco pilares para orientação principal: gerenciamento de projetos, de escopo, de tempo, de custos e de qualidade. Além disso, também aborda a gestão de recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições, stakeholders, integrações, mudanças e finalização das atividades.

É uma metodologia de gestão de projetos aceita globalmente, mas um pouco complexa de implementar. Portanto, pode ser uma alternativa para empresas que desejam padronizar os processos e criar um planejamento do zero, por exemplo.

💡 Saiba mais: O que são ferramentas para gestão de projetos e quais as principais?

6. Matriz BCG

A Matriz BCG, ou Matriz Boston Consulting Group, também é uma das principais ferramentas de gestão. Basicamente, ela ajuda lojistas a analisar e categorizar seus produtos com base em dois fatores principais: taxa de crescimento do mercado e participação de mercado relativa.

Para isso, a análise busca enquadrar todos os produtos de uma empresa em quatro diferentes quadrantes, seguindo as características abaixo:

• Estrelas: alto volume de vendas, aceitação e lucratividade, com boa taxa e potencial de crescimento;
• Vacas leiteiras: boa participação de mercado e lucratividade, desempenho estável e que têm baixa taxa de crescimento;
• Pontos de interrogação: lançamentos da empresa, que têm potencial de migrar para a categoria estrela, mas ainda não geram lucro ou possuem muita participação de mercado;
• Abacaxis: baixa taxa de crescimento, participação ou lucratividade, com pouco ou nenhum potencial de consolidação.

A avaliação tem como objetivo direcionar os esforços da empresa, entendendo quais produtos e serviços devem receber mais investimentos, os que continuarão, mas sem grandes interferências, ou os que devem ser descontinuados (gradativa ou imediatamente).

Essa é uma técnica de simples compreensão e implementação, mas que pode ser subjetiva, pois não considera fatores abstratos, como a satisfação dos clientes, por exemplo. Se você tiver dúvidas na hora de implementar, pode baixar o nosso modelo gratuito abaixo:

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💡 Saiba mais: Como desenvolver gestão estratégica passo a passo?

7. Lean Canvas

O Lean Canvas é uma metodologia que se baseia originalmente no Business Model Canvas. Ela tem como orientação principal desenvolver novos negócios ou remodelar negócios existentes em busca de melhorias.

Para isso, a proposta do Lean Canvas se baseia em nove pilares, que ajudam a detectar problemas e oportunidades em um negócio:

• Problema: qual problema o negócio espera resolver?
• Solução: qual é a solução oferecida?
• Segmentação: quem são os clientes e quais são suas necessidades e desejos?
• Canais: como o negócio entrega suas soluções?
• Receitas: como a receita é gerada?
• Métricas: como o sucesso será medido?
• Diferencial: qual é o diferencial competitivo da sua empresa?

💡 Saiba mais: Segmentação de mercado: o que é e quais as vantagens? [guia]

Essa é uma ferramenta de simples entendimento e pode ser aplicada em negócios de todos os portes. No entanto, tem a desvantagem de gerar análises que podem ser tendenciosas, uma vez que não considera todas as variáveis possíveis para o sucesso de um negócio.

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8. 5 Forças de Porter

As 5 Forças de Porter foram desenvolvidas por Michael Porter, professor da Harvard Business School, e têm como foco a análise competitiva e o potencial de lucro de determinado segmento.

Segundo Porter, os aspectos que influenciam na competitividade de um setor são:

• Rivalidade entre concorrentes existentes: quão disputado é o nicho pesquisado?
• Ameaça de novos competidores: é fácil ou difícil para uma nova empresa ingressar e conseguir espaço nesse mercado?
• Ameaça de novos produtos ou serviços: existe a possibilidade de novos produtos ou serviços ameaçarem a sua atuação e lucratividade?
• Poder de barganha dos fornecedores: quão dependente sua empresa é dos fornecedores que atendem ao mercado?
• Poder de barganha dos clientes: existem muitas opções de empresas atendendo ao seu consumidor ou apenas algumas?

O objetivo é usar a ferramenta de gestão para fazer uma autoanálise e entender em qual lugar um negócio se insere em um segmento de mercado e avaliar quais são os seus diferenciais competitivos. Conforme as respostas, a empresa pode orientar estrategicamente os investimentos.

💡 Saiba mais: O que é benchmarking, como fazer e quais as vantagens dessa análise?

9. Princípio de Pareto

Outra das ferramentas de gestão mais utilizadas na atualidade é o Princípio de Pareto, que também é conhecido popularmente como a regra dos 80/20.

É uma regra empírica que se baseia na orientação de que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Sendo assim, 80% do lucro de uma empresa, por exemplo, poderia derivar do consumo de apenas 20% de seus produtos, por exemplo.

Embora sua aplicação não seja restrita somente ao mundo empresarial, esse princípio traz algumas revelações que podem ser aplicadas à gestão e ajudam a entender o conceito:

• Vendas: detectar quais produtos geram mais vendas para a empresa;
• Operacional: identificar quais são os processos que consomem mais tempo ou dinheiro;
• Qualidade: compreender quais produtos ou serviços geram mais dúvidas ou reclamações.

Esses são apenas exemplos para ilustrar que esse método computa um conjunto de dados e destaca quais são os mais relevantes para uma determinada análise. Dessa forma, é possível investir nas frentes rentáveis ou ajustar a estratégia da companhia.

💡 Saiba mais: O que é rentabilidade e como calcular?

10. Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa também é conhecido como Diagrama de Causa e Efeito e é utilizado principalmente para analisar a causa raiz de problemas dentro de uma empresa.

Desenvolvido pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa, ele representa visualmente um efeito ou problema, de onde saem setas que apontam categorias onde estão inseridas as possíveis causas, detalhando-as.

O intuito do Diagrama de Ishikawa é avaliar a importância de cada causa e melhorar processos de gestão, mas também de qualidade ou de produtividade, por exemplo.

Geralmente, as causas apontadas por essa ferramenta de gestão se relacionam com:

• Mão de obra: a experiência e o treinamento dos colaboradores;
• Máquinas: o desempenho e manutenção do maquinário;
• Materiais: a qualidade e a disponibilidade da matéria-prima;
• Métodos: os processos e ações para executar as atividades;
• Meio ambiente: as condições ambientais que influenciam o desempenho;

Essa técnica é totalmente focada na resolução de problemas, pois auxilia a identificar as falhas que o causam e a intervir por meio de ações corretivas eficazes.

11. KPIs

A sigla KPI significa Key Performance Indicator em inglês, ou indicador-chave de performance na tradução livre. Essa ferramenta de gestão serve para medir o desempenho de determinado projeto em relação a um objetivo específico.

É importante que o indicador seja mensurável, ou seja, possível de verificar e que realmente seja relevante. Afinal, o propósito dos KPIs é tomar as decisões corretas para a empresa e acompanhar o progresso das ações, evitando desperdício de tempo e recursos.

Para ficar mais claro, veja alguns exemplos de metas que os KPIs de e-commerce podem medir:

• Número de clientes;
• Faturamento;
• Custos;
• Taxa de conversão;
• Satisfação do cliente;
• Taxa de rejeição;
• Número de carrinhos abandonados.

A partir da definição de metas para esses aspectos, fica mais fácil definir estratégias para melhorar a operação e aumentar as vendas.

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12. Análise SWOT

SWOT é a sigla em inglês para Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, que em português significa, respectivamente, Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Por isso, também é possível traduzir a a Matriz ou Análise SWOT como “Matriz FOFA”.

Essa é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas entre os empreendedores e tem como finalidade analisar a situação de uma empresa a partir de perspectivas internas (Forças e Fraquezas) e externas (Oportunidades e Ameaças).

Entenda o que cada um dos pilares significa:

• Strengths (Forças): características internas positivas de uma empresa, que podem representar vantagens competitivas;
• Weaknesses (Fraquezas): fatores internos que precisam ser ajustados e representam desvantagens competitivas;
• Opportunities (Oportunidades): fatores externos positivos e que podem se tornar metas, com a finalidade de beneficiar a empresa;
• Threats (Ameaças): fatores externos negativos que podem prejudicar a companhia e precisam de atenção.

Ao traçar os quadrantes e descrever cada um desses pontos por meio da análise SWOT, os gestores têm uma análise de mercado completa. Assim, é possível agir estrategicamente para afastar as Ameaças, corrigir as Fraquezas e aproveitar o que as Forças e Oportunidades têm para oferecer.

💡 Saiba mais: Como fazer uma análise de concorrência?

13. Plano de negócios

Por último, o plano de negócios também pode ser considerado uma das principais ferramentas de gestão para empresas de todos os tamanhos. Isso porque ele serve como um guia detalhado que ajuda empreendedores e gestores a planejar, implementar e monitorar todas as suas estratégias.

Antes de começar um negócio ou lançar um novo produto, por exemplo, o plano de negócios permite avaliar a viabilidade e a lucratividade da ideia. Para isso, ele considera análises de mercado, projeções financeiras e avaliações de risco, ajudando a identificar e mitigar possíveis desafios.

Além disso, o modelo serve como uma ferramenta para monitorar o progresso da empresa em relação aos objetivos estabelecidos. Por isso, é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas por negócios que estão comprometidos em alcançar grandes resultados.

E, para te ajudar a construir o seu, separamos um modelo gratuito que você pode baixar e editar de acordo com as necessidades da sua empresa:

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As ferramentas de gestão ajudam empreendedores a acompanhar e melhorar processos internos em benefício da eficácia e da produtividade. Dessa forma, o trabalho estratégico fica alinhado com os objetivos estabelecidos no plano de negócios para um crescimento sustentável.

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