O que é formalização de empresa e como registrar um negócio?

Formalização é o ato ou efeito de formalizar, ou seja, de adequar algo a padrões e normas. No contexto empresarial, significa cadastrar e regularizar a situação de um negócio junto a órgãos como Junta Comercial e Receita Federal. No caso do MEI, a formalização é feita online e de graça.

Você decidiu empreender, mas está confuso sobre o processo de formalização ao abrir uma empresa? A boa notícia é que, hoje, você pode fazer esse trâmite burocrático pela internet — e de graça!

Formalizar sua empresa será importante para profissionalizar seu negócio, recolher os devidos impostos e transmitir credibilidade aos clientes. A forma mais fácil de fazer isso é se tornando Microempreendedor Individual (MEI), como veremos ao longo deste artigo.

Se você quer entender o que é formalização, quais suas vantagens, os tipos de empresa e o passo a passo completo para formalizar seu negócio, é só seguir a leitura. Então, vamos lá! 📝

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O que é formalização?

A formalização de um negócio consiste em realizar o registro que regulariza a situação de uma empresa perante o governo. Esse processo serve como um atestado de que a empresa está em conformidade com a legislação brasileira.

O processo de formalização envolve o registro do negócio em órgãos governamentais, como Junta Comercial e Receita Federal, obtenção de licenças e alvarás, inscrição no regime tributário adequado e cumprimento de todas as normas.

É importante lembrar que todo esse processo depende da natureza de cada estabelecimento. Para o Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, o registro é muito mais simples e rápido, enquanto outras empresas exigem procedimentos mais complexos.

De qualquer modo, realizar o processo de formalização é crucial para o crescimento de um negócio, já que proporciona segurança jurídica, aumenta a credibilidade perante clientes e fornece acesso a crédito e incentivos governamentais. Além disso, a formalização garante que sua empresa está atuando em legalidade perante o governo.

💡Saiba mais: Como abrir uma empresa do zero: guia completo

Quais são as vantagens da formalização?

O processo de formalização de uma empresa traz diversos benefícios para seu negócio. A seguir, confira os principais:

Profissionalização do negócio

Você até pode começar a empreender com pessoa física — na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar uma loja virtual grátis com seu CPF. Mas, se quiser realmente prosperar e crescer no mercado, terá que formalizar seu negócio e ter seu próprio CNPJ.

Afinal, somente com uma empresa aberta é possível emitir nota fiscal eletrônica, abrir uma conta corrente PJ, conseguir crédito empresarial, entre outras atividades essenciais para o crescimento.

💡Saiba mais: Como abrir uma empresa online: passo a passo

Acesso aos subsídios do governo

Empresas legalizadas têm acesso a subsídios e programas de incentivo governamentais, ou seja, formalizar um negócio é um passo importante para aproveitar o máximo de benefícios oferecidos pelo governo. Esses benefícios podem incluir desde linhas de crédito até programas de capacitação e inovação.

As linhas de crédito são oferecidas pelo governo com juros reduzidos e prazos estendidos, o valor pode ser utilizado para expandir a empresa, investir em novas tecnologias e melhorar a infraestrutura.

Já o incentivo fiscal, como redução de impostos ou incensos temporários são oferecidos pelo governo em alguns casos. Auxiliam na redução da carga tributária e estimulam o crescimento do negócio.

💡Saiba mais: Como expandir meu negócio? Dicas para crescer

Mais credibilidade e confiança

O processo de formalização de uma empresa melhora sua credibilidade e imagem no mercado. Com isso, o processo de atrair clientes e parceiros comerciais se torna mais simples.

Isso porque novos clientes e parceiros buscam por segurança e transparência em suas transações e, no momento de firmar parceria, comprar produtos ou contratar serviços, optam por empresas formalizadas perante a lei.

Aumento das formas de pagamento

Ao se tornar uma empresa formalizada é possível aumentar significativamente as formas de pagamento disponíveis para os clientes.

Isso porque empresas formalizadas podem estabelecer parcerias com instituições financeiras para receber pagamentos legalmente via Pix, cartão de débito ou crédito, boletos bancários e até financiamento.

Oferecer opções de meios de pagamento facilita a vida do consumidor, já que oferece maior flexibilidade e segurança no momento das compras.

Além disso, para a empresa pode reduzir o risco de fraudes e também aumentar o volume de vendas do seu negócio, principalmente quando falamos em e-commerces.

Acesso facilitado a linhas de crédito

Os bancos e as investidoras exigem que empresas estejam regularizadas perante o governo e que apresentem documentos financeiros comprovando a formalização, antes de concederem empréstimos e financiamentos.

Sendo assim, uma empresa formalizada consegue ter credibilidade perante grandes financeiras. Permitindo a realização de empréstimos e financiamentos para investir em expansão, compra de novos materiais, contratação de funcionários, impulsionando o crescimento no mercado.

💡Saiba mais: Empréstimo para e-commerce: quando o financiamento é útil?

Tipos de empresa

Existem diversos tipos de empresa no Brasil, escolher o modelo certo de acordo com os requisitos em que sua empresa se enquadra é fundamental para tornar o negócio regulamentado e evitar custos desnecessários com impostos mais caros.

Os principais tipos de empresa são:

Microempreendedor Individual (MEI)

Muitos empreendedores começam a sua jornada como Microempreendedor Individual (MEI). Essa categoria foi criada para facilitar a formalização de trabalhadores autônomos e pequenos comerciantes. Qualquer pessoa, dentro dos requisitos necessários, pode criar um MEI gratuito pela internet e obter um cartão CNPJ.

Os requisitos para se tornar MEI são:

• Faturamento anual de até R$ 81 mil ao ano (R$ 6.750 por mês);
• Exercer atividades permitidas para o microempreendedor individual (lista de ocupações permitidas para MEI);
• Não ser sócio ou titular de outra empresa;
• Não ter ou abrir filial;
• Contratar no máximo um funcionário.

Outra vantagem do MEI é que não é necessário contratar um serviço de contabilidade para abrir um negócio. Basta fazer o registro online e emitir o CNPJ na hora.

💡Saiba mais: Como reativar um MEI suspenso?

Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Microempresa é um tipo de negócio destinado para os PMEs (pequenas e médias empresas) que permite o faturamento anual de até R$ 360 mil. Já a Empresa de Pequeno Porte (EPP) tem faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Uma ME pode contratar até nove funcionários se for do setor de serviços e comércio. Se a microempresa se encaixar no setor industrial, pode contratar até 19 pessoas. As MEs são o tipo mais comum no Brasil atualmente.

No caso da EPP, é permitido contratar até 99 funcionários no caso de indústrias e de 10 a 49 funcionários no setor de comércio e serviços.

Como ME e EPP se referem ao porte das empresas, os negócios dessa categoria podem se enquadrar como Empresário Individual (EI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI), Sociedade Limitada (Ltda.), entre outras naturezas jurídicas que vamos conhecer a seguir.

Empresário Individual (EI)

Similar ao MEI, o Empresário Individual (EI) é uma pessoa física que exerce uma atividade econômica. Ao se registrar como EI, o empreendedor pode administrar seu negócio sozinho e, nesta categoria, não há separação entre patrimônio da pessoa física e jurídica.

É adequado para empresas com faturamento maior que no MEI, possui um processo de formalização mais complexo, possibilidade de contratar mais funcionários e engloba diferentes regimes tributários.

💡 Saiba mais: Como consultar o enquadramento tributário de uma empresa?

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)

O EIRELI foi criado para evitar os possíveis problemas que o Empresário Individual pode ter. Nesta categoria, o patrimônio tem separação entre pessoal e empresarial.

Aqui, o faturamento anual permitido depende do regime tributário escolhido e não existe limite para número de funcionários e dá acesso a flexibilidade tributária.

Sociedade Limitada (LTDA)

Tipo de empresa bastante comum no Brasil, a Ltda. é ideal para dois ou mais sócios e a responsabilidade e dívidas de cada um responde de forma proporcional ao capital social da empresa, ou seja, o valor estipulado.

Na Sociedade Limitada (LTDA), é possível delimitar funções administrativas e incluir ou retirar pessoas da sociedade com facilidade.

Sociedade Simples (SS)

Bastante semelhante à Sociedade Limitada, a diferença é que a Sociedade Simples, é destinada a empresas de prestação de serviços de profissão intelectual, científica ou literária como arquitetos, médicos e engenheiros.

Este tipo de empresa é ideal para profissionais que desejam prestar serviços de forma colaborativa sem envolver atividades comerciais ou industriais.

Sociedade Anônima (SA)

Nesse tipo de empresa, o capital é dividido em ações, assim, cada sócio tem as próprias ações da empresa que correspondem à sua participação no negócio.

É uma das estruturas empresariais mais complexas e com impostos atribuídos no faturamento real, sendo assim, é ideal para grandes empresas e corporações.

Passo a passo para formalizar seu negócio

Agora que você já conhece os tipos de empresas, vamos conferir um passo a passo sobre a formalização do negócio. Veja:

Escolha o tipo de empresa

O primeiro passo é definir o tipo de empresa ideal para o seu negocio, conforme explicamos acima as principais são:

• Microempreendedor Individual (MEI);
• Empresário Individual (EI);
• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI);
• Sociedade Limitada (Ltda.);
• Sociedade Simples (SS);
• Sociedade Anônima (SA).

Com isso, reúna a documentação necessária para cada tipo de formalização. Como contrato social em caso de sociedade, requerimento de empresário individual no caso de EI ou EIRELI e documentos pessoais (RG e CPF).

Elabore o contrato social

O contrato social é um documento jurídico essencial no processo de formalização de empresas com sócios. Ele é responsável por formalizar a existência do negócio e deve ser elaborado com exatidão, os principais elementos do contrato social são:

• Nome da empresa e endereço;
• Tipo da atividade que será exercida;
• Valor do capital social e participação de cada sócio;
• Nome e qualificação dos sócios;
• Critérios para distribuição de lucros entre sócios.

Lembrando que a única empresa dispensada de elaborar o contrato social é o MEI.

Faça o registro na Junta Comercial

Separe todos os documentos relacionados à sua empresa, como o contrato social e documentos pessoais dos sócios ou do empreendedor, e leve à Junta Comercial do seu estado. Em algumas localidades, o processo pode ser feito online.

Realize o pagamento das taxas de registro, que variam de acordo com o estado e o tipo de empresa. Após a aprovação da papelada, você recebe o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), que funciona como um RG para sua empresa.

Com esse número, basta registrar a empresa no site da Receita Federal para obter o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). No caso do MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor e fazer o cadastro gratuito, com emissão do CNPJ na hora.

Obtenha licenças e alvarás

Se o seu estabelecimento for comercial com fluxo de pessoas, como lojas, padarias e supermercados é necessário emitir um alvará de funcionamento. Este documento pode ser concedido pela prefeitura e permite o funcionamento legalizado da empresa.

Para obtê-lo é necessário apresentar toda a documentação feita nos passos anteriores na prefeitura da sua cidade.

Gere a Inscrição Estadual (IE)

A Inscrição Estadual é obrigatória apenas para lojas que vendem mercadorias, prestadoras de serviço interestadual ou intermunicipal e prestadoras de serviços de comunicação.

Essa inscrição representa a identidade da empresa na Secretaria da Fazenda do Estado e garante sua regulamentação. Para obter, basta acessar o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e preencher os dados da sua empresa.

Registre sua marca

O registro da marca é importante no processo de formalização, já que garante exclusividade e proteção legal. Esse processo pode ser realizado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), responsável por assegurar os direitos sobre marcas e patentes no Brasil.

No portal do INPI, é necessário pesquisar as marcas já registradas para garantir que o nome escolhido é o único e não interfere em direitos de outras empresas.

💡Saiba mais: Como abrir um negócio legalmente do zero?

Entendeu o que significa formalização do negócio?

Esperamos que este artigo te ajude no processo de formalização do seu negócio. Lembre-se de que formalizar sua empresa é um passo essencial para garantir segurança, credibilidade e acesso a oportunidades de crescimento.

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