O que é gestão de compras e como ela funciona na prática?

A gestão de compras é um processo que engloba várias práticas e estratégias para organizar a aquisição de matérias-primas, insumos e contratação de serviços, visando obter o melhor custo-benefício para o funcionamento da empresa.

A gestão de compras é uma das funções mais críticas dentro de qualquer organização, já que as decisões relacionadas à aquisição de produtos podem influenciar diretamente a lucratividade e a satisfação do cliente.

Assim, seja para lojas físicas ou virtuais, uma gestão de compras eficiente pode ser o diferencial competitivo que coloca sua empresa à frente dos concorrentes. Sabendo disso, exploraremos o conceito de gestão de compras, seus principais objetivos, como ela se relaciona com o estoque e como aplicar suas práticas. Vem com a gente! 😉

O que significa gestão de compras?

A gestão de compras é o processo de planejamento, execução e controle das aquisições de produtos ou serviços necessários para a operação de uma empresa. Sendo assim, ela abrange todas as etapas, desde a identificação da necessidade de compra até a análise dos resultados obtidos após a aquisição.

O principal objetivo, portanto, é garantir que a empresa adquira o que precisa, na quantidade correta, no momento certo e pelo melhor custo possível.

💡 Saiba mais: O que é contabilidade de custos?

Como funciona no contexto do e-commerce?

Para negócios digitais, a gestão de compras é ainda mais estratégica, pois influencia diretamente o atendimento ao cliente, a disponibilidade de produtos e a margem de lucro.

Quando bem executada, essa prática otimiza não apenas o fluxo de caixa da empresa, mas também o tempo de entrega e a experiência do cliente, fatores determinantes para o sucesso no mercado digital.

Para facilitar o entendimento, imagine que sua loja online esteja prestes a lançar uma nova coleção de roupas para o verão. Nesse cenário, uma gestão de compras eficiente vai garantir que os produtos certos cheguem a tempo do lançamento, evitando a falta de itens no estoque e garantindo a satisfação dos clientes que procuram novidades.

Quais são os objetivos da gestão de compras?

Como vimos, a gestão de compras tem uma série de objetivos que, quando atingidos, podem transformar significativamente a operação de uma empresa. Separamos alguns dos principais abaixo. Confira:

Redução de custos

O principal objetivo de uma gestão estratégica de compras é comprar pelo menor preço possível, sem comprometer a qualidade. Isso significa negociar com fornecedores, buscar alternativas mais econômicas e otimizar o fluxo de caixa da empresa.

No e-commerce, onde a concorrência é alta e as margens de lucro podem ser apertadas, esse é um ponto determinante para manter a competitividade.

💡 Saiba mais: Como fazer uma redução de custos no meu negócio?

Garantia da qualidade

Outra finalidade importante é garantir que os produtos adquiridos atendam aos padrões de qualidade da empresa. Isso é especialmente relevante em setores como moda e eletrônicos, onde a percepção do cliente em relação à qualidade pode determinar sua decisão de compra.

💡 Saiba mais: O que é gestão da qualidade e quais são os pilares?

Otimização do estoque

Gestão de compras e estoque também são fatores diretamente relacionados, já que um bom gestor precisa equilibrar a quantidade de produtos comprados com a demanda prevista.

Dessa forma, é possível evitar tanto a falta quanto o excesso de estoque, que podem resultar em perda de vendas ou custos desnecessários com armazenamento.

💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calcular?

Quais são as responsabilidades da gestão de compras?

As responsabilidades da gestão de compras são amplas e vão muito além de apenas adquirir produtos. Na verdade, o que torna esse processo tão importante dentro de uma organização é a gama de funções que um gestor de compras precisa realizar.

Por isso, entre as principais responsabilidades, podemos citar:

Análise de mercado

Um bom gestor de compras precisa estar constantemente atualizado sobre as tendências de mercado, flutuações de preços e novidades no setor. Isso ajuda a tomar decisões informadas e a identificar oportunidades para melhorar o processo de compras.

💡 Saiba mais: O que é análise de mercado e como fazer?

Gestão de fornecedores

Manter um relacionamento saudável com os fornecedores também é parte fundamental. Isso envolve negociar regularmente as condições de compra, avaliar o desempenho dos parceiros e garantir que as entregas ocorram no prazo e com a qualidade esperada.

Gestão de estoque

Uma gestão de compras eficaz trabalha em conjunto com a equipe de estoque para garantir que a empresa tenha sempre os produtos certos, nas quantidades adequadas, e evite a obsolescência de itens.

Nesse contexto, para garantir que as receitas sejam saudáveis e os produtos estejam em conformidade com a necessidade do negócio, é fundamental usar uma planilha de fluxo de caixa. Faça o download gratuito do nosso modelo e monitore tudo de perto:

Compliance e regulamentação

Assegurar que as compras estejam de acordo com as normas e regulamentações vigentes, como as leis trabalhistas e ambientais, também é uma responsabilidade importante do time de gestão de compras.

Como realizar uma boa gestão de compras?

Como já adiantamos ao longo do conteúdo, a gestão de compras vai além de simplesmente adquirir produtos ou serviços. Ela envolve uma série de práticas estratégicas que visam otimizar custos, garantir a qualidade dos itens adquiridos e assegurar que o fluxo de estoque esteja sempre alinhado com as demandas do negócio.

Sabendo disso, abaixo, você encontrará passo a passo prático para implementar uma gestão de compras eficiente. Confira:

1. Alinhe as compras com a demanda do consumidor

Um dos erros mais comuns em muitas empresas é comprar em excesso, sem considerar a real demanda dos consumidores. O princípio básico de uma boa gestão de compras é adquirir apenas o que será vendido ou utilizado em um período próximo. Isso evita o acúmulo de estoque, reduz perdas financeiras e otimiza o espaço de armazenamento.

Para te ajudar, considere utilizar ferramentas de análise de vendas para entender a saída de produtos em diferentes períodos. Por exemplo, se você sabe que a demanda por determinado produto aumenta durante uma época sazonal, ajuste suas compras para esse momento, evitando comprar em excesso fora de temporada.

💡 Saiba mais: O que é estrutura de custos e como planejar

2. Conheça bem seus fornecedores

Não há como negar que o relacionamento com fornecedores é um dos pilares de uma gestão de compras eficiente. Sendo assim, ter parceiros confiáveis, com bom histórico de entregas e produtos de qualidade, faz toda a diferença no funcionamento do seu negócio.

Além disso, conhecer bem seus fornecedores permite que você negocie melhores prazos, descontos e outras condições vantajosas.

3. Controle os produtos e serviços da empresa de maneira eficiente

Um bom controle de produtos e serviços é fundamental para a eficiência da gestão de compras. Isso vai além de saber o que está em estoque — é preciso ter uma visão clara de quais produtos estão vendendo mais, quais estão parados e como isso impacta o fluxo de caixa da empresa.

Além disso, para evitar desperdícios, perdas e gargalos na produção ou entrega, monitore continuamente o desempenho de cada item.

4. Monitore preços e pesquise antes de negociar

Negociar com base em uma boa pesquisa de mercado é uma das melhores maneiras de garantir que você está obtendo os melhores preços sem prejudicar a relação com os fornecedores.

Sabendo disso, evite propor valores muito baixos que possam comprometer a confiança do fornecedor. Em vez disso, monitore continuamente os preços praticados no mercado e pelos seus parceiros, para que você possa negociar com dados concretos e embasados.

5. Automatize o máximo de processos possíveis

Automatizar processos de compra é uma das melhores formas de aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar a equipe de tarefas repetitivas.

Nesse contexto, utilizar ferramentas de gestão de compras e ERP (Enterprise Resource Planning) podem ser uma boa ideia. Isso porque elas permitem automatizar desde o envio de pedidos de cotação até o controle de estoque, diminuindo o tempo gasto em atividades manuais e aumentando a precisão das informações.

Para te ajudar, separamos algumas das principais ferramentas abaixo. Confira:

• ERP Eccosys;
• TagPlus;
• Vhsys;
• Sensio ERP;
• Notazz;
• Bling;
• Tiny ERP;
• Phibo;
• Simdata ERP.

Lojistas da Nuvemshop contam com essas e outras ferramentas de gestão capazes de registrar todas as movimentações financeiras, além de gerar gráficos e relatórios fundamentais para entender o cenário do negócio.

Se você quer automatizar o monitoramento da sua gestão de compras e não deixar nenhum erro passar, uma solução é criar uma loja virtual e encontrar o melhor ERP para a sua empresa na Loja de Aplicativos Nuvemshop!

Qual a relação entre gestão de compras e estoque?

A gestão de compras e o estoque estão intimamente conectados. Isso porque uma compra mal planejada pode levar a dois problemas comuns: o excesso de estoque e a falta de produtos.

O excesso de estoque, por exemplo, resulta em custos de armazenamento desnecessários e risco de obsolescência, enquanto a falta de produtos pode levar à perda de vendas e frustração dos clientes.

Nesse sentido, a gestão estratégica de compras ajuda a manter o equilíbrio, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis quando os clientes precisam, sem acumular itens que não têm saída.

E aí, tudo entendido sobre gestão de compras?

Como aprendemos ao longo do conteúdo, a gestão de compras é essencial para garantir eficiência, reduzir custos e aumentar a competitividade das empresas.

Assim, ao adotar estratégias bem definidas e processos otimizados, as organizações conseguem melhorar suas negociações com fornecedores, controlar estoques e garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos.

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