Gestão de custos: 8 dicas para aumentar a lucratividade

Gestão de custos é a estratégia que mapeia e controla os gastos de uma empresa para dar suporte ao planejamento financeiro e ajudar os gestores na tomada de decisões. Ela é fundamental para que o negócio tenha eficiência operacional e cresça de forma sustentável.

Manter o controle dos gastos é fundamental para melhorar a produtividade e a lucratividade de uma empresa, independentemente do seu porte. A gestão de custos é a estratégia que visa não apenas o corte despesas, mas entender como o dinheiro é gasto e com o que, dando suporte às decisões mais acertadas.

Sem ela, as escolhas dos gestores são baseadas apenas em suposições, o que pode levar a investimentos ruins e prejuízos financeiros.

Na verdade, uma pesquisa recente do Instituto de Engenharia de Gestão (IEG) mostrou que a redução de custos ainda é o principal desafio para 70% dos Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) para 2024.

Pensando nisso, fizemos um guia completo para que você entenda o que é a gestão de custos, sua importância, principais vantagens e erros cometidos ao implementar. Continue a leitura e confira dicas para que a sua gestão seja o mais eficiente possível. Vamos lá? 💲

O que é gestão de custos?

Gestão de custos é o processo de mapeamento, controle e planejamento de gastos de uma empresa, visando sua eficiência financeira.

Isso envolve, por exemplo, planejar quanto a empresa pode gastar, monitorar esses gastos ao longo do tempo e ajustar o uso dos recursos para que a organização gaste menos e ganhe mais.

Assim, é possível prever gastos, reduzir desperdícios e melhorar a lucratividade do negócio. Para isso, os gestores utilizam relatórios financeiros, indicadores e ferramentas de melhoria contínua, como o PDCA.

💡 Saiba mais: O que é centro de custo e como adotar na gestão da empresa?

Qual é o objetivo da gestão de custos?

O objetivo da gestão de custos é garantir que uma empresa use seus recursos de forma estratégica, aumentando a lucratividade sem afetar a qualidade de seus produtos e serviços.

Resumidamente, a iniciativa visa a rentabilidade e a competitividade empresarial, tomando como base o equilíbrio financeiro e a eficiência operacional.

💡 Saiba mais: O que é planejamento financeiro empresarial e como fazer um?

Qual é a importância da gestão de custos?

A gestão de custos é indispensável para todas as empresas que miram o crescimento sustentável, uma vez que ajuda a evitar problemas financeiros e a planejar o futuro da empresa de forma acertada e estratégica.

Ela também auxilia a reduzir custos e alocar recursos com sabedoria e sem suposições, assegurando o sucesso a longo prazo.

💡 Saiba mais: Como fazer um controle financeiro empresarial?

Como funciona a gestão de custos?

A gestão de custos funciona como um parâmetro para as empresas, garantindo que o dinheiro está sendo empregado corretamente.

Para fazer uma boa análise, há três etapas essenciais que devem ser consideradas. São elas:

Levantamento de gastos

Consiste no registro de todos os custos relacionados à operação de um negócio, desde gastos com matéria-prima, mão de obra, estrutura ou estoque até despesas com estratégias de marketing e promoções.

É importante considerar todas as frentes e despesas, visto que mesmo os pequenos detalhes, se somados, podem causar impacto no orçamento.

💡 Saiba mais: O que é estrutura de custos e como planejar uma?

Precificação de produtos e serviços

Após levantar os custos, torna-se viável fazer a precificação, ou seja, calcular o preço ideal de cada produto e serviço, assegurando-se que os valores cubram os gastos e gerem lucro.

A percepção de valor de marca e a análise de concorrência também são pontos importantes para considerar na definição de preços. Dessa forma, o negócio consegue se manter competitivo e manter a margem de lucro dentro do esperado.

💡 Saiba mais: O que é precificação dinâmica, como funciona, vantagens e como fazê-la?

Redução de custos

Além da precificação, a gestão de custos tem o papel fundamental de identificar em quais áreas ou processos é possível reduzir gastos sem, necessariamente, afetar a qualidade do serviço prestado.

No caso de uma loja virtual, por exemplo, é possível fazer uma revisão do serviço prestado pelos fornecedores, na tentativa de conseguir melhores preços e condições de pagamento. Com isso, a eficiência e produtividade aumentam, gerando mais rentabilidade.

Você pode encontrar opções de parceiros na nossa lista de fornecedores. A consulta é simples, prática e o melhor: grátis! 😉

💡 Saiba mais: O que é redução de custos e como diminuir as despesas?

Quais são os tipos de custos de um negócio?

Entender quais são os tipos de custos envolvidos em um negócio é o ponto de partida para fazer uma boa gestão de custos e conseguir tomar decisões mais estratégicas. Dito isso, entenda a seguir cada um deles:

Custos fixos

São custos que não variam, independentemente da produtividade da empresa. Eles garantem o funcionamento básico da operação e podem ser, por exemplo:

• Aluguel;
• Salários;
• Conta de internet;
• Conta de telefone.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que podem aumentar ou diminuir de acordo com a produtividade ou volume de vendas. Alguns exemplos:

• Conta de energia elétrica;
• Conta de água;
• Matéria-prima;
• Comissão sobre vendas;
• Pagamento de horas extras;
• Frete;
• Embalagens.

Custos diretos

Normalmente, são os mais fáceis de mapear, uma vez que envolvem especificamente a produção ou o serviço prestado pela empresa. Podem ser, por exemplo:

• Compra de equipamentos;
• Insumos;
• Contratação de mão de obra.

Custos indiretos

Despesas que não são atreladas diretamente a nenhum produto específico ou à produtividade da empresa, mas são indispensáveis para o seu crescimento. Algumas delas:

• Ações de marketing;
• Benefícios para os funcionários;
• Combustível;
• Gastos administrativos;
• Manutenção de equipamentos.

Custos totais

Soma de todos os custos necessários para que o negócio funcione corretamente, bem como os produtos sejam fabricados e devidamente entregues aos consumidores.

Custos marginais

Gastos adicionais para suprir aumentos de produção e vendas, que servem para avaliar e justificar se o crescimento é viável ou não.

Custos de oportunidade

Gastos que envolvem aproveitar uma oportunidade de mercado, o que pode levar a cortes ou mais despesas em outras frentes. Por exemplo, o lançamento de um novo produto pode impactar no investimento em marketing e divulgação.

Quais são os benefícios de uma boa gestão de custos?

Uma gestão de custos eficiente está diretamente ligada à sustentabilidadee financeira de uma empresa. A seguir, listamos as principais vantagens dessa prática:

• Controle e saúde financeira;
• Tomada de decisões estratégicas;
• Previsibilidade e planejamento;
• Redução de custos e desperdícios;
• Aumento da lucratividade;
• Mais competitividade.

Entenda detalhadamente cada um desses aspectos:

Controle e saúde financeira

A gestão de custos faz com que a empresa tenha um controle detalhado dos gastos e um melhor entendimento do impacto que cada atividade têm sobre o orçamento.

Isso faz com que as finanças se tornem mais organizadas e evita que pequenos gastos se acumulem e impeçam o crescimento sustentável.

Tomada de decisões estratégicas

Ao ter uma visão clara dos custos da empresa, os gestores podem fazer o planejamento financeiro com mais embasamento e se certificar de que os recursos estão sendo usados da melhor forma.

Assim, fica mais fácil tomar decisões voltadas ao cumprimento de metas, como otimização de processos ou investimentos em áreas específicas.

Previsibilidade e planejamento

O mapeamento dos processos e custos faz com haja certa previsibilidade nas finanças, o que reduz consideravelmente as surpresas e ajuda os empreendedores a se planejarem melhor para o futuro.

Redução de custos e desperdícios

A identificação de onde o dinheiro é mal empregado ou há gastos desnecessários traz a compreensão de onde é possível economizar.

Isso ajuda no aprimoramento contínuo de processos sem afetar a qualidade dos produtos oferecidos ou gerar desperdícios ao longo da cadeia produtiva.

💡 Saiba mais: Contabilidade de custos: como melhorar a gestão financeira?

Aumento da lucratividade

Ao evitar desperdícios, a empresa também potencializa o seu lucro sem a obrigatoriedade de gerar mais vendas, embora, é claro, seja sempre desejável vender mais.

Afinal, a gestão de custos direciona os investimentos para ações que trazem eficiência e maior retorno financeiro, sem criar uma dependência do aumento da demanda.

Mais competitividade

O levantamento de custos também ajuda as organizações a oferecerem preços mais atrativos aos seus clientes.

Isso porque, ao identificar gastos desnecessários, é possível reduzir o custo de aquisição ou fabricação dos produtos, o que permite oferecer preços mais baixos ao consumidor final. Esse pode ser um diferencial competitivo importante para se destacar em um nicho de mercado.

Quais são os principais erros ao fazer a gestão de custos?

Por envolver diferentes áreas e aspectos de uma companhia, a gestão de custos envolve muitos detalhes e fica passível de erros.

Para impedir que isso aconteça e a saúde financeira da empresa fique comprometida, listamos aqui os principais equívocos cometidos em sua elaboração. São eles:

• Misturar as finanças pessoais com as da empresa;
• Não registrar todos os gastos;
• Negligenciar o fluxo de caixa;
• Focar apenas em cortes de custos;
• Controlar o estoque de forma ineficaz;
• Calcular o preço dos produtos incorretamente;
• Ignorar gastos indiretos;
• Não revisar constantemente as informações.

Quer entender melhor cada um deles? Veja abaixo o impacto que cada um pode ter sobre o negócio:

Misturar as finanças pessoais com as da empresa

Esse é um erro clássico, cometido sobretudo em empresas de pequeno e médio porte. A separação de gastos pessoais dos proprietários com os gastos da empresa é imprescindível para entender como anda o desempenho das atividades, os lucros e as despesas.

Além disso, a junção dessas despesas pode gerar confusão e descontrole financeiro, prejudicando o fluxo de caixa e, até mesmo, causar problemas fiscais.

💡 Saiba mais: Erros fiscais no e-commerce que você não pode cometer

Não registrar todos os gastos

Embora muitos gastos possam parecer irrelevantes, acredite: se somados, eles podem fazer toda a diferença no final de determinado período. Por isso, é importante que toda e qualquer despesa seja devidamente registrada e considerada, por menor que seja.

Negligenciar o fluxo de caixa

O acompanhamento do fluxo de caixa é essencial para controlar as entradas e saídas e garantir que haja dinheiro suficiente para cobrir todas as despesas da empresa.

Sem o monitoramento, torna-se praticamente impossível prever dificuldades, o que pode levar a atrasos de pagamentos, multas, dívidas ou à necessidade de recorrer a empréstimos de emergência.

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Focar apenas em cortes de custos

Ainda que a redução de despesas seja importante, focar somente nela pode impedir o desenvolvimento empresarial ou afetar a qualidade dos produtos e soluções.

Ao mesmo tempo, também pode significar redução de quadro de funcionários importantes à empresa, impactando negativamente a cultura organizacional da empresa.

Sendo assim, é preciso tomar cuidado para que a redução seja feita de forma equilibrada, a ponto que não limite o crescimento da organização.

Controlar o estoque de forma ineficaz

A desorganização e falta de controle no estoque gera desperdícios de tempo e de espaço, além do risco de não se ter produtos suficientes para atender à demanda dos clientes — o que pode atrapalhar as vendas e a reputação da empresa.

Na Nuvemshop, por exemplo, os lojistas podem evitar esse problema fazendo a integração do negócio com os principais sistemas de gestão do mercado, que ajudam a automatizar o controle das quantidades de cada item no estoque e definir o momento certo de fazer pedidos de reposição.

Calcular o preço dos produtos incorretamente

Subestimar o cálculo correto dos produtos afeta a margem de lucro, uma vez que se o preço dos produtos for muito baixo, o negócio não terá perspectivas de crescimento e, se for muito alto, corre-se o risco de não ser competitivo frente aos correntes.

Logo, é vital que a gestão de custos forneça os insumos necessários para uma boa precificação, garantindo competitividade no mercado sem afetar a lucratividade do negócio.

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Ignorar gastos indiretos

Outro erro comum é ignorar gastos com aspectos como manutenção, administração ou marketing, que são tratados, muitas vezes, como pontuais ou menos operacionais.

Esses custos devem ser considerados, pois, além de necessários para o andamento do negócio, também impactam diretamente o orçamento.

Não revisar constantemente as informações

De nada adianta fazer o controle de gastos de forma isolada, dado que os preços mudam e novos gastos surgem.

Portanto, é crucial que a verificação seja feita regularmente, atualizando o controle e repassando aos responsáveis por cada área.

Como fazer gestão de custos eficiente? 8 dicas práticas

Por fim, vamos ao que mais importa, que é como tirar as suposições do papel e colocar em prática. Para isso, selecionamos algumas das principais dicas para uma análise de custos eficiente e que servirá para guiar suas ações:

Faça um bom planejamento

O planejamento permite antecipar desafios e recalcular o destino das finanças sempre que necessário. É uma forma de prever custos e identificar oportunidades, focando no que dá retorno a longo prazo e orientando onde e como os investimentos devem ser feitos.

Entenda a diferença entre custos e despesas

Pode parecer bobagem, mas saber diferenciar os custos das despesas ajuda os responsáveis a saber onde cortar gastos e o que pode ou não ser aprimorado nos processos internos.

Assim sendo, os custos estão ligados à elaboração dos produtos, podendo ser matéria-prima, mão de obra ou energia, por exemplo. Já as despesas são os gastos que dão suporte às atividades, mas não necessariamente ligados à produção, como aluguel, marketing e salários.

Ao saber discernir esses dois conceitos, a empresa pode traçar a melhor estratégia para gerir os valores sem afetar a operação.

Implemente uma cultura de economia

Orientar a equipe e criar uma cultura de economia é fazer com que todos estejam conscientes e engajados em usar os recursos de forma sustentável e inteligente.

Incorporar práticas como o uso racional de energia, de materiais e do tempo na rotina dos colaboradores ajuda a obter economia considerável em escala.

No entanto, atenção: o exemplo deve vir da liderança e a comunicação deve ser clara e constante para gerar resultados.

💡 Saiba mais: O que são empresas sustentáveis, exemplos e como aderir

Defina metas claras

Estabelecer metas para controle e gestão de custo ajuda os departamentos a se manterem focados no cumprimento dos objetivos da empresa.

Contudo, é importante que as metas sejam específicas, realistas e mensuráveis para que sejam passíveis de acompanhamento e ajustes caso necessário. Por exemplo: diminuir os custos de logística em 15% no semestre.

Limite os gastos por setor

Na mesma linha, definir um teto de despesas para cada área da organização ajuda a fornecer o que for preciso para manter as atividades, ao mesmo tempo que evita excessos.

A distribuição dos recursos também facilita a identificação de departamentos que precisam de ajustes em busca da eficiência financeira.

Invista em tecnologia

Investir em tecnologia passou a ser uma prática indispensável na gestão de custos. Utilizar ferramentas de automação comercial, como softwares de gestão financeira permitem monitorar os gastos em tempo real, evitando que as tarefas sejam manuais e haja desperdício de tempo ou incidência de erros.

Ao centralizar as diferentes áreas da empresa em um único sistema, como um ERP (Enterprise Resource Planning), é possível visualizar o todo e tomar decisões com mais agilidade.

Para exemplificar, quem tem uma loja virtual na Nuvemshop pode integrar o site à diversas ferramentas de gestão, como a Omie e a Eccosys. Esses aplicativos se conectam ao e-commerce e ajudam a controlar pedidos, monitorar estoques, além de fazer um controle financeiro mais minucioso.

Negocie com fornecedores

Ter uma boa relação com fornecedores, além de diversificar as parcerias comerciais, permite à empresa obter melhores condições de negociação, como flexibilidade no pagamento, descontos por volume e menores preços.

Essa atitude pode impactar significativamente na gestão de custo, desde que a equipe esteja apoiada em dados sólidos e pesquisa de mercado para conduzir as tratativas.

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Atente-se ao mercado

Por último, mas não menos importante, acompanhar o cenário econômico do país, as flutuações de preços e as principais tendências de mercado também é decisivo para fazer uma boa gestão de custos.

Desse modo, a empresa consegue se manter competitiva e antecipar oportunidades de melhorias e ajustes que podem afetar a lucratividade e o fluxo de caixa.

💡 Saiba mais: O que é análise de mercado de uma empresa e como fazer?

Tudo claro sobre a gestão de custos?

A gestão de custos é o caminho inevitável para as empresas, já que serve para fazer o mapeamento de todos os processos e buscar as melhores soluções para atingir a rentabilidade e a economia de recursos.

Independentemente do porte, ela é essencial para trazer clareza sobre as finanças e evitar surpresas desagradáveis, que podem prejudicar as atividades e impedir o crescimento do negócio.

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