Gestão de frotas: o que é, importância e como otimizar?

Para empresas de transporte, manter uma boa gestão de frotas faz toda a diferença na estrutura da empresa. Com mais pessoas fazendo compras em lojas online, maior a necessidade de organização dos transportes. Nesse contexto, contar com um serviço de qualidade é um diferencial para os e-commerces e para as transportadoras.

Esse tipo de gerenciamento auxilia na centralização de processos, sendo responsável pelo controle do combustível utilizado, manutenção, controle de quilometragem, contenção de custos e prevenção de situações com algum problema ou interferência.

E, para que você saiba tudo sobre o que é gestão de frotas e qual a importância de aplicá-la em seu negócio, acompanhe a leitura desse artigo até o final e entenda todas as suas vantagens. Então, vamos nessa? 🚛

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é o controle dos veículos de uma empresa que são destinados ao transporte ou à prestação de serviços. Seu objetivo é reduzir custos, aumentar a eficiência logística e mitigar riscos.

Com esse gerenciamento, é possível centralizar dados importantes para o funcionamento da empresa. Entre eles, estão a manutenção de carros, o controle da quilometragem, o planejamento das rotas e localidades percorridas e a administração do combustível consumido.

Para que esse sistema de gestão de frotas funcione perfeitamente, é preciso pensar em planos para que os automóveis, utilitários e/ou caminhões sigam com excelência e redução de custos. É importante saber que esse controle não é feito apenas em grandes empresas, mas por qualquer companhia que utilize diferentes tipos de veículos, sejam eles um, dois ou vinte.

Qual a importância da gestão de frotas?

A gestão de frota bem feita pode aumentar a eficiência e melhorar os resultados da sua empresa. Ao ter esse controle, você consegue acessar todas as informações de forma precisa e é capaz de identificar pontos de melhoria.

Dados como as regiões em que os motoristas estão dirigindo com mais frequência, quanto combustível foi gasto e que tipo de manutenção precisa ser feita nos veículos são informações que auxiliam na tomada de decisões.

Desse modo, os recursos da empresa são otimizados e o serviço prestado melhora.

💡 Saiba mais: O que é logística e como ela funciona?

Tipos de gestão de frotas

Uma gestão de frotas é dividida em três partes:

• Gestão de ativos: todos os veículos da frota;
• Gestão de insumos: todas as necessidades para funcionamento, como combustível, manutenção, etc.;
• Gestão do comportamento: todos os dados sobre o trabalho dos motoristas da frota.

Além disso, uma solução de gestão de frota deve oferecer os seguintes serviços:

• Locação de veículos;
• Aquisição e remarketing;
• Gerenciamento da cadeia de suprimentos;
• Gestão de combustível;
• Reação a colisões;
• Serviços de conformidade e pedágios;
• Serviços de manutenção;
• Programas de segurança;
• Reação a colisões;
• Gerenciamento de garagens.

Como funciona sistema de gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas permite otimizar esse processo com a ajuda de um software especializado. Com ele, é possível acompanhar a localização dos motoristas desde o momento de preenchimento do checklist, até a entrega do produto ou realização do serviço.

Outros pontos que um sistema desse tipo traz são:

• Rastreamento de veículos;
• Monitoramento de comportamento do motorista;
• Gerenciamento de funcionários;
• Manutenção de frota;
• Identificação do motorista;
• Relatórios e análises sobre a frota.

Como fazer uma boa gestão de frota?

Para fazer um bom gerenciamento de frota, é essencial ter a organização de todas as entradas e saídas, custos de manutenção e vários outros pontos que já citamos. No entanto, vamos conhecer as dicas para fazer uma boa gestão de frota. Confira:

Identifique a estrutura da empresa e seus recursos

Faça uma análise do cenário da empresa e identifique todos os recursos disponíveis. Para esse passo, preencha uma lista com os veículos disponíveis, a quilometragem de cada um e as datas de revisões realizadas. Dessa forma, é muito mais fácil identificar a situação da frota e saber se a empresa tem veículos de qualidade.

Crie uma política de utilização para a frota

É recomendado criar uma política de uso para a frota. Quando você reúne todas as regras e informações sobre os veículos em um documento, fica muito mais fácil identificar a situação atual e otimizar a produtividade da empresa. Assim, é possível prevenir os problemas que possam acontecer e padronizar os processos.

As informações que devem constar nesse registro são:

• Finalidade de uso dos veículos;
• Velocidade máxima permitida em cada automóvel;
• Horários e locais de utilização dos veículos da frota;
• Formas e locais de abastecimento permitidos;
• Controle de validade e regularização das CNHs dos condutores.

Tenha um mapeamento de gastos mensais

Gastou com uma peça? Teve que realizar uma manutenção inesperada? Anote! Todos esses gastos devem ser incluídos no planejamento da empresa e, com isso, você pode identificar os veículos que estão gerando muitos custos e avaliar se vale a pena trocá-los.

Faça o controle de manutenção dos veículos

A prevenção de acidentes deve ser prioridade. Por isso, faça a manutenção frequente da frota e siga todos os prazos para revisões, trocas de óleo, pneus etc.

Promova treinamentos com os condutores

Treinar seus funcionários vai te ajudar a garantir a padronização e o cuidado com os processos. Quando você incentiva os colaboradores a entender a importância do seu trabalho, garante os melhores resultados. E esses momentos são fundamentais para ensinar as maneiras de usar os veículos da empresa com atenção.

Controle as rotas e indique caminhos mais fáceis

Quando você utiliza o GPS, é possível encontrar alternativas de rotas e, assim, diminuir gastos desnecessários com gasolina. O uso desses aplicativos também auxilia o condutor a fazer o melhor trajeto de forma mais rápida e eficiente.

Conte com empresas especializadas em mobilidade e gestão de veículos

Caso sinta necessidade, você pode contratar uma empresa especializada em gestão de frota para te dar mais tranquilidade sobre os processos. Além disso, ela pode te auxiliar a pensar de uma forma mais estratégica.

Se você não conhece esses serviços, não se preocupe Ainda neste conteúdo, vamos conhecer sistemas com esse fim e empresas que oferecem a gestão terceirizada.

O que deve ser monitorado no gerenciamento de frota?

O mercado de prestação de serviços e transporte está cada vez mais empenhado em disponibilizar a melhor experiência para os seus clientes. Isso significa adesão às tendências e incentivo de equipamentos e ferramentas para aprimorar os processos e otimizar o tempo.

Mas como fazer o monitoramento das frotas? Se você tem essa dúvida, confira as dicas a seguir:

Gerencie custos por viagem

É preciso analisar todos os custos que existem em cada viagem. Para fazer o controle, registre toda a quilometragem de cada processo de entrega, além dos custos de alimentação, hospedagem e gasto de combustível que podem ser necessários. Isso vai te auxiliar a entender o que pode ser reduzido.

Anote todos os gastos de manutenção

Para que você tenha uma política de manutenção eficiente e segura, é preciso lidar com uma periodicidade de revisão dos veículos. Portanto, acompanhe todos os prazos de troca de pneu, cuide do radiador, das trocas de óleo e qualquer outro tipo de manutenção que for necessária.

Os gastos de revisão podem parecer desnecessários quando tudo vai bem, mas podem poupar dores de cabeça no futuro.

Escolha bem os modelos de veículos

Ao comprar os automóveis, motocicletas, caminhões ou utilitários, analise todas as características do modelo: espaço interno para o transporte da carga, número de lugares, consumo médio de gasolina, álcool ou diesel, volume do tanque e outros pontos relevantes para o seu negócio.

Muitas vezes, uma pesquisa mal feita pode acabar fazendo com que os veículos comprados não sejam os ideais para a sua empresa. Então, dedique tempo a esse passo!

Acompanhe indicadores de gestão de frotas

Para que sua gestão de frotas seja eficiente, é importante acompanhar os principais KPIs dessa frente na sua empresa. Veja quais monitorar de perto:

• Consumo de combustível;
• Índice de multas;
• Nível de manutenção dos veículos;
• Índice de sinistros;
• Custo Operacional do Veículo (COV), que inclui o valor total investido para manter cada veículo em operação.

Principais sistemas de gerenciamento de frotas

O mercado de softwares de gestão de frotas é muito grande e conta com várias empresas disponíveis. Vamos apresentar alguns dos principais:

Ticket Log

A Ticket Log é uma empresa que conecta companhias especializadas em manutenção e abastecimento e com a sua empresa. Com o objetivo de proporcionar uma mobilidade mais otimizada e de forma completa, eles também oferecem um software para controle das frotas.

Para saber mais informações, é preciso entrar em contato com a empresa e solicitar um orçamento.

Trimble

Com os serviços da Trimble, é possível acompanhar a jornada de trabalho dos motoristas, instalar câmeras de monitoramento nos veículos e ter acesso a um software completo para gerir sua frota, o Intelligence.

Nesse caso, também é necessário entrar em contato com os especialistas da empresa para consultar os preços de cada solução.

Quais empresas oferecem o serviço terceirizado de gestão de frotas?

Além dos softwares de gestão de frotas, existem empresas que oferecem o serviço completo terceirizado. Desse modo, você não precisa se preocupar com os veículos, pois contrata outra companhia para cuidar da sua frota.

Vamos conhecer as opções:

Localiza Gestão de Frotas

Todas as soluções da Localiza Gestão de Frotas são personalizadas de acordo com o tamanho da sua empresa. Por isso, tudo vai de acordo com as necessidades reais do seu negócio. A empresa oferece assessoria na escolha dos carros, compra e distribuição da frota, personalização dos veículos, além de licenciamento e documentação e carros provisórios e substitutos.

Para saber os valores do serviço, é preciso entrar em contato com os especialistas da empresa, que vão avaliar as necessidades do seu negócio.

Unidas Frotas

Ao contratar uma terceirização com a Unidas Frotas, você deixa a gestão com os especialistas da empresa. O interessante desse serviço é que há uma opção para empresas menores, com frotas de até 15 veículos.

É preciso falar com um consultor para saber os preços de cada solução.

Michelin Connected Fleet

A Michelin Connected Fleet é a marca mais homologada e reconhecida na área de gestão de frotas. A solução promete reduzir em 20% a ociosidade da frota e aumentar em 15% a economia de combustível.

Em relação a preços, é preciso enviar um formulário no site para obter um orçamento.

Tudo entendido sobre gestão de frotas?

Esperamos que este guia rápido tenha te auxiliado a entender mais sobre a gestão de frotas. O cuidado com os veículos é essencial e a falta de acompanhamento pode levar a gastos desnecessários e até mesmo a acidentes.

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