O que é gestão logística e como otimizar a do seu negócio?

Gestão logística é o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo eficiente e eficaz de materiais, informações e recursos, desde a origem até o consumidor final, visando atender às necessidades dos clientes ao menor custo possível, garantindo qualidade e agilidade.

A gestão logística é uma área muito importante dentro de qualquer empresa, seja ela fornecedora de produtos ou serviços. Isso porque ela está diretamente relacionada a um dos elementos mais importantes de um negócio: a saúde financeira.

Escolher bem o que comprar, quando produzir ou parar de produzir, como armazenar, como transportar, entre outras decisões, é essencial para garantir a efetividade das operações de um negócio e manter o equilíbrio das contas.

Uma produção excessiva, por exemplo, gera prejuízo, enquanto a uma produção insuficiente leva à perda de oportunidades de venda.

Mas, afinal, o que é gestão logística e como otimizá-la para lucrar mais? São as dúvidas que vamos responder ao longo dos tópicos. Vamos lá?

O que é gestão logística?

Gestão logística é o processo que coordena toda a movimentação de produtos ou serviços dentro de uma empresa. Essa atividade começa lá na compra ou até mesmo produção de matéria-prima e se estende até o momento em que o cliente recebe o produto em mãos (ou tem acesso ao serviço realizado).

Confira os principais elementos da gestão logística:

• Compra/aquisição: quais são os materiais e/ou ferramentas necessárias para fabricar o produto ou prestar o serviço? Qual quantidade devemos ter em estoque? Como a mercadoria será recebida? O fornecedor vai entregar ou a empresa vai retirar?
• Armazenamento: onde e como esses produtos e ferramentas serão armazenados? Como será possível encontrá-los? Qual será a regra de classificação? Quantos produtos podem ou não ficar em determinado local?
• Embalo: qual será o fluxo do embalo? Quais embalagens serão utilizadas? Existem materiais suficientes em estoque para isso? Quem será responsável pela função? Para onde o produto deve ir depois de embalado?
• Distribuição: se for serviço presencial, como os técnicos irão se deslocar? Como será feito o controle de tudo que sai do armazém? Como o produto será entregue aos responsáveis pelo transporte?
• Entrega: por qual meio de transporte será feita a entrega? Como será feito o controle de recebimento dos produtos pelo cliente?

Todas as respostas para essas perguntas são de responsabilidade da gestão de operações e logística.

💡 Saiba mais: O que é logística de distribuição, como funciona e como otimizar?

Gestão de logística: o que faz?

A gestão logística serve para administrar a cadeia de suprimentos — do inglês supply chain — de um negócio. Como já mencionamos, ela é essencial para garantir a saúde financeira da empresa, já que é decisiva para a eficiência operacional.

Além disso, essa atividade se torna ainda mais importante à medida que a empresa vai crescendo, uma vez que, quanto maior o negócio, mais complexos são os fluxos de produtos e serviços.

Veja agora alguns dos principais benefícios que uma boa gestão logística proporciona:

• Credibilidade: ajuda a transmitir confiança para o consumidor e, consequentemente, fidelizar clientes. Um processo de compra no qual você é sempre informado sobre a situação do pedido, o item chega no prazo e ainda é bem embalado é o sonho de qualquer consumidor, certo?;
• Mitigar erros e riscos: quando os processos são bem estruturados e acompanhados com frequência, você rapidamente identifica o que funciona e o que é falho naquele fluxo. Assim, você consegue agir rapidamente para consertar a situação;
• Agilidade: esse é, provavelmente, o maior benefício. Quando você não tem que parar durante o processo para perguntar como realizar determinada etapa ou qual será a próxima, o trabalho fica bem mais fluido e, consequentemente, mais ágil;
• Produtividade: esse ponto está diretamente relacionado à agilidade. Quanto mais rápido você consegue realizar uma tarefa (com qualidade, é claro), mais você conseguirá produzir. Processos bem delimitados potencializam esse fluxo, além de colaborar com a motivação dos funcionários, por exemplo.

É fácil perceber que a logística é o coração das suas operações: é ela que garante a qualidade dos produtos e/ou serviços, a saúde financeira da empresa e até mesmo um bom relacionamento com seus clientes.

Por isso, é essencial otimizar continuamente esse processo para atingir o sucesso.

💡 Saiba mais: Boas práticas de operações e logísticas

Como otimizar a gestão logística de um negócio?

Bem, agora que você entendeu o que é gestão logística e tudo o que ela pode fazer pelo seu negócio, vamos ao passo a passo de como planejar a logística do seu negócio e otimizá-la. Confira:

1. Mapeie todos os processos

O primeiro passo é fazer uma análise aprofundada do fluxo de trabalho na sua empresa, o que pode ser feito por meio do mapeamento de processos.

Basicamente, você terá que registrar todas as atividades que ocorrem na empresa com começo, meio e fim. Isso pode até parecer complicado, mas basta pensar no caminho do produto ou serviço desde o momento da compra de material até a entrega para o consumidor.

Pensando na realidade do e-commerce, você terá que descrever como os produtos chegam até seu centro de distribuição e por quais etapas passam até serem entregues na casa do consumidor, considerando o armazenamento, pedido, separação, embalagem, transporte etc.

Enquanto você cria essa linha de raciocínio, você deve montar o fluxograma de processos do negócio. Ele é um gráfico que representa todas as etapas, sequências de trabalho e pontos de decisão dentro da sua empresa.

💡 Saiba mais: O que é BPM e como implementá-lo em seu negócio?

2. Identifique gargalos

Olhe para o que você mapeou e se pergunte: o que funciona? O que não funciona? Existe alguma etapa desnecessária? Falta algum passo? Todas essas perguntas vão te ajudar a questionar os processos que você está adotando e encontrar maneiras de otimizá-los.

Lembrando que a gestão logística envolve todas as áreas da empresa — e é quase impossível resumir tudo em um fluxograma.

Por isso, o ideal é que você converse com as pessoas que estão constantemente com “a mão na massa” e entenda o que funciona melhor para elas. Com isso, você pode ouvir feedbacks úteis e que vão ajudar muito na próxima etapa.

Por exemplo, em uma loja virtual, é importante ouvir a equipe responsável pelo fulfillment — processo que abrange desde o processamento do pedido até a separação no estoque, embalagem, entrega e pós-venda junto ao consumidor.

💡 Saiba mais: O que é redespacho e como funciona?

3. Reveja os fluxos logísticos existentes

Reveja todos os fluxos logísticos que você mapeou, principalmente aqueles onde você identificou gargalos e/ou dificuldades.

Uma boa ideia é testar esses processos: veja como eles funcionam na prática e não simplesmente na teoria. Por exemplo, você pode fazer um pedido na sua própria loja online e acompanhar o processo interno do início ao fim para se colocar no lugar do cliente.

Nesse exercício, você pode acabar descobrindo que algumas etapas são desnecessárias e outras não estão funcionando tão bem. Por isso, não se apegue aos padrões: se não for útil, descarte!

4. Se necessário, crie novos processos

Talvez a sua empresa já tenha processos que funcionem bem e que sejam essenciais para garantir uma boa experiência de compra.

No entanto, é muito comum que a análise minuciosa das atividades revele a necessidade de eliminar etapas e criar novas soluções. Assim, utilizando as informações que você colheu dos funcionários e líderes, comece a redesenhar seu fluxo.

Utilizar o que você ouviu de quem realmente faz acontecer aqui é essencial, pois além de aumentar as chances de sucesso da estratégia, facilita a aceitação da mudança por parte dos funcionários. Por isso, analise com calma, considere a sua realidade e, se puder, peça ajuda de um profissional especializado para te auxiliar na criação dos novos fluxos.

Por exemplo, você pode chegar à conclusão de que vale mais a pena terceirizar seu estoque ou uma parte dele utilizando a estratégia de dropshipping. Ou quem sabe seja necessário rever sua política de entrega ou até mesmo mudar a forma de envio de produtos.

💡 Saiba mais: O que é logística 4.0 e como funciona?

5. Coloque tudo em prática

Chegou o momento de colocar as mudanças em prática! Obviamente, não é tão simples mudar processos que estão enraizados na empresa.

Por isso, você deve se esforçar para transmitir a nova visão aos colaboradores e implementar a estratégia planejada.

Para isso, é essencial realizar treinamentos, acompanhar as adaptações e estar sempre à disposição para dúvidas e dificuldades.

Os seus maiores aliados nessa renovação da gestão logística serão os líderes de cada área: certifique-se de que eles entenderam e compraram a ideia, já que dessa forma, eles serão verdadeiros evangelizadores da estratégia, aumentando as chances de sucesso.

6. Acompanhe sempre os indicadores

Para que as mudanças na gestão logística tenham o efeito esperado, você precisa definir indicadores de desempenho para monitorar seu progresso.

Os famosos KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-chave de Desempenho, em português) servem como referência para acompanhar a evolução do processo e determinar metas.

Alguns exemplos de indicadores logísticos são:

• Tempo médio de entrega;
• Capacidade de carga de uma frota de veículos;
• Estoque médio mantido pela empresa;
• OTIF (On-Time, In-Full), que indica se as entregas aconteceram dentro do prazo estabelecido e em perfeitas condições.

Naturalmente, esses números devem melhorar com a otimização da sua gestão logística — caso contrário, você deverá recomeçar o processo e traçar novas estratégias.

💡 Saiba mais: Métricas que todo e-commerce deve acompanhar

Tudo certo sobre a gestão logística?

Como vimos, a gestão logística é a chave para otimizar processos e melhorar a eficiência operacional da sua empresa. Para otimizá-la, é preciso mapear as atividades do zero e encontrar soluções mais ágeis para entregar valor aos seus clientes.

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