O que é um gráfico de Gantt e como montar o seu?
O Gráfico de Gantt, também conhecido como diagrama de Gantt, é um gráfico que mostra o cronograma de um projeto de forma visual em uma linha do tempo, indicando o que precisa ser feito e quando.
Se você já precisou liderar ou fazer parte de um projeto que envolve diversas etapas sabe que nem sempre essa é uma tarefa fácil, não é mesmo? Por isso, contar com uma metodologia que ajude a organizar tudo de forma clara pode fazer toda a diferença — e é para isso que serve o gráfico de Gantt.
O modelo surgiu ainda no início do século XIX, a partir da ideia de um engenheiro para acompanhar um fluxo de trabalho de forma mais visual. Anos depois, o norte-americano Henry Gantt se inspirou no modelo para criar o diagrama de Gantt como conhecemos hoje.
Então, se você precisa de uma ajuda para facilitar a gestão de projetos na sua empresa, continue a leitura! Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o gráfico de Gantt: o que é, para que serve, como fazer e exemplos para se inspirar. Confira!
O que é um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt (ou diagrama de Gantt, como também é conhecido) é uma ferramenta de gestão de projetos que mostra a distribuição de tarefas em uma linha do tempo, facilitando a visualização do que precisa ser feito e quando.
Para isso, é dividido em cinco principais partes:
- Linha do tempo: uma linha horizontal na parte superior, que mostra os dias, as semanas ou os meses do projeto;
- Tarefas: são listadas verticalmente à esquerda. Cada tarefa representa uma atividade do projeto;
- Barra de tarefas: barras horizontais que mostram a duração de cada tarefa ao longo da linha do tempo;
- Dependências: linhas que conectam as tarefas, mostrando a ordem em que elas devem ser concluídas (por exemplo, se uma tarefa deve terminar antes que outra comece);
- Marcos: pontos específicos que indicam eventos importantes ou o final de uma fase do projeto.
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Para que serve o gráfico de Gantt?
Como vimos, o gráfico de Gantt é uma forma de representar visualmente as diferentes etapas envolvidas na gestão de um projeto. Na prática, isso significa que ele pode ser utilizado para:
Segmentar tarefas
O gráfico de Gantt permite dividir um grande projeto em pequenas tarefas, especificando o que deve ser feito, por quem e, principalmente, quando cada etapa deve começar e terminar para cumprir o calendário previsto.
Monitorar o andamento
Com a segmentação, o diagrama permite ver rapidamente quais tarefas estão em andamento, quais foram concluídas e quais ainda precisam ser iniciadas. Assim, é possível monitorar o andamento do projeto e fazer ajustes no cronograma, se necessário.
Visualizar interdependências
Ao visualizar as conexões entre tarefas, todos os envolvidos no projeto conseguem visualizar o impacto do seu trabalho para a execução do próximo passo. Isso ajuda a saber quais tarefas precisam ser priorizadas e evita atrasos em etapas importantes.
Facilita a comunicação
Por fim, o gráfico de Gantt permite que qualquer membro da equipe possa ver facilmente o status do projeto. Dessa forma, todos ficam cientes de suas responsabilidades e próximos passos, o que torna todo o processo mais produtivo.
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Como se faz o gráfico de Gantt?
Criar um gráfico de Gantt do zero nem sempre é uma tarefa fácil. Mas existem algumas dicas que você pode seguir e que te ajudarão a otimizar — e facilitar — esse processo. Veja:
1. Liste as tarefas
Para criar um diagrama de Gantt, é preciso ter uma visão clara do escopo do projeto, incluindo todas as tarefas e subtarefas que serão necessárias para a sua conclusão.
Por isso, comece dividindo o projeto em grandes fases. Em seguida, divida essas fases em tarefas menores, como uma checklist, identificando quem será o responsável por realizar cada etapa.
2. Identifique dependências
Com todas as tarefas em mãos, é hora de entender a dependência entre elas. Ou seja, quais etapas dependem da conclusão de outras para começar e quais podem acontecer ao mesmo tempo.
Este é um passo fundamental, já que vai ajudar a determinar a ordem de execução das tarefas e criar a linha do tempo do diagrama, evitando possíveis atrasos.
3. Defina os prazos
O próximo passo é definir os prazos de início e término das tarefas, estimando quanto tempo cada uma pode levar para ser concluída. Para isso, você precisará saber o que será necessário em cada etapa e o nível de complexidade da demanda.
Lembre-se de que prazos poucos realistas podem atrasar todo o cronograma, além de gerar um estresse desnecessário na equipe. Por isso, sempre inclua as pessoas envolvidas na definição dos prazos.
4. Escolha uma ferramenta
Existem várias maneiras de fazer um gráfico de Gantt, como no Excel, Google Sheets ou por meio de aplicativos online, como o Canva, que já oferece modelos personalizáveis e prontos para edição.
Se você utiliza um ERP (Enterprise Resource Planning ou “Sistema de Gestão Integrado”, em tradução livre), também existem modelos que permitem cadastrar os prazos de execução e montar um diagrama de Gantt automaticamente.
Na Nuvemshop, por exemplo, os lojistas contam com as melhores opções de ERPs gratuitos e pagos do mercado disponíveis na Loja de Aplicativos, o que pode tornar esse processo ainda mais simples.
5. Crie o gráfico
Apesar de oferecer um modelo, o gráfico de Gantt pode ser adaptado às necessidades da sua empresa na hora de montar a estrutura. Ou seja, é possível adicionar ou remover itens conforme a necessidade do projeto.
Mas, para que todos possam entender o diagrama, é importante manter alguns conceitos básicos, como a lista de tarefas à esquerda, a linha do tempo na parte superior e as barras horizontais indicando a duração de cada etapa.
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6. Adicione os marcos
Os marcos são indicadores de que uma parte importante do projeto foi concluída. Geralmente, eles são representados com pequenos diamantes ou outras formas de destaque na linha do tempo do diagrama.
Se um marco está atrasado, isso pode sinalizar problemas que precisam ser resolvidos com urgência no cronograma. Mas, se ele for concluído dentro do prazo, também pode se tornar uma motivação para que todos saibam que a equipe está no caminho certo.
7. Atualize o gráfico
Conforme as tarefas forem concluídas, lembre-se de atualizar o gráfico com o progresso real, indicando claramente o que já foi feito e o que ainda precisa ser concluído.
Projetos raramente seguem exatamente o plano inicial. Por isso, é normal que alguma tarefa acabe levando mais tempo do que o necessário. Nesse caso, é importante redefinir os prazos e ajustar o cronograma para garantir que o projeto continue avançando.
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Exemplos de gráficos de Gantt
Se você ainda tem dúvidas sobre como é um gráfico de Gantt na prática, separamos alguns exemplos do diagrama em diferentes ferramentas. Confira abaixo:
Gráfico de Gantt no Excel
O gráfico de Gantt no Excel pode ser criado a partir de uma tabela com três colunas: atividades, data de início e duração. Em seguida, basta ir até o menu e selecionar a opção “Inserir” > “Gráficos” > “Barras empilhadas”.
Veja um exemplo simples:
Fonte/Reprodução: Nomus
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Gráfico de Gantt no Canva
O Canva oferece opções de gráfico já prontas, em que é possível personalizar cores, tamanhos e textos. Para quem não tem familiaridade com planilhas, essa pode ser uma boa opção para começar.
Veja um exemplo de modelo disponível para edição:
Fonte/Reprodução: Canva
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Gráfico de Gantt no ERP
Já o gráfico de Gantt feito por sistemas de gestão integrados pode variar de acordo com o tipo de ERP utilizado pela empresa e das opções disponíveis para personalização.
Veja um exemplo gerado a partir do ERP Nomus:
Fonte/Reprodução: ERP Nomus
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Vantagens e desvantagens do gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt pode ser uma metodologia muito útil para o gerenciamento de projetos, mas como qualquer ferramenta, tem suas vantagens e desvantagens. Confira algumas das principais:
Vantagens
- Oferece uma visão clara do cronograma;
- Permite o acompanhamento do progresso em tempo real;
- Facilita o planejamento de recursos necessários em cada etapa;
- Destaca marcos importantes do projeto e os próximos objetivos;
- Facilita a comunicação, já que todos podem ver as datas e tarefas que precisam ser concluídas.
Desvantagens
- Em projetos com muitas dependências entre tarefas, pode ser difícil de gerenciar;
- Mostra apenas quando as tarefas devem ser concluídas, sem dados sobre a qualidade;
- Quando várias tarefas estão sobrepostas no tempo, o gráfico pode ficar confuso;
- Precisa de atualizações frequentes para permanecer útil;
- Pode ser pouco intuitivo para equipes sem experiência em gestão de projetos.
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Entendeu para que serve um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt pode ser muito útil para gerentes de projeto ou empreendedores que precisam coordenar várias atividades ao mesmo tempo. Por isso, esperamos que este conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre como criar o seu.
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