O que é invoice, funcionamento e como preenchê-la?
- Invoice, em português, significa fatura. É um documento comercial emitido por um vendedor para um comprador, com o objetivo de registrar e formalizar uma transação comercial;
- De forma geral, a invoice serve como um comprovante oficial de uma venda entre empresas de diferentes países, detalhando produtos, quantidades, valores e condições de pagamento;
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Para importar e exportar mercadorias do Brasil, a Receita Federal exige que uma série de documentos sejam apresentados. Nesse sentido, a invoice, também conhecida como fatura comercial, é uma das recomendações do órgão para transações internacionais.
De forma resumida, o documento serve para formalizar a venda de produtos ou serviços ao exterior, detalhando os itens vendidos, quantidade, preços e valor total a pagar.
Então, quer saber mais sobre o que é a invoice? Continue com a leitura deste artigo e saiba como funciona, quem deve emitir o documento, quando é obrigatório, entre outros assuntos. Vamos lá?
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O que é invoice?
Invoice é um termo em inglês que significa fatura comercial. Semelhante a uma nota fiscal, é um documento usado para descrever uma transação comercial internacional entre uma empresa e um cliente.
Em outras palavras, a invoice funciona como uma comprovante oficial de venda de produtos ou serviços para o exterior, expondo quais são os itens vendidos, as quantidades, os valores e o preço total a pagar.
Por fim, vale ressaltar que a invoice não substitui a emissão dos documentos internos brasileiros para reconhecimento da receita e base de cálculo dos tributos. Isso inclui a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e).
💡 Saiba mais: Guia completo sobre como emitir uma nota fiscal
O que é invoice de importação?
Invoice de importação é um documento essencial para o processo de importação de bens ou mercadorias de um país estrangeiro ao país de destino.
Ela é emitida pelo exportador, isto é, o vendedor do país estrangeiro, e reúne informações sobre a venda, como a descrição das mercadorias, quantidade, preço unitário e total. A fatura também identifica tanto o importador quanto o exportador com seus detalhes de contato.
Por fim, a invoice de importação é utilizada para calcular impostos e tarifas aduaneiras devidas, como base no valor das mercadorias declarado no documento, sendo importante para a alfândega do país importador.
💡 Saiba mais: Como importar produtos?
O que é invoice de exportação?
A invoice de exportação é emitida pelo vendedor e serve para oficializar transações internacionais, trazendo dados sobre as mercadorias ou serviços vendidos, quantidade, preço unitário e total da transação
O documento é usado pela alfândega do país exportador para verificar e registrar a exportação das mercadorias e é necessário para conseguir autorizações de exportação e fazer a aplicação de regulamentações aduaneiras, como ajuste de tarifas e controles de exportação.
Assim como a invoice de importação, a de exportação é importante para fins contábeis e fiscais, já que ajuda o exportador a registrar adequadamente a receita da exportação e a cumprir com as obrigações fiscais, como o pagamento de impostos sobre vendas ou exportações.
Como funciona a invoice?
A invoice funciona como um documento comercial que detalha uma operação de compra e venda entre duas partes em uma transação internacional. Veja mais detalhes de como o documento é estruturado:
Emissão
A invoice é emitida pelo vendedor, isto é, o exportador, para o comprador, ou seja, o importador, após a conclusão da transação.
Ela pode ser preparada em formato físico ou digital, dependendo das práticas comerciais e das exigências legais do país.
Conteúdo
O documento reúne informações detalhadas sobre a compra, como:
- Identificação das partes envolvidas (vendedor e comprador), com seus detalhes de contato;
- Descrição das mercadorias ou serviços vendidos, indicando quantidade, preço unitário e total;
- Termos de venda;
- Data da venda e data de emissão da invoice;
- Condições de pagamento, incluindo prazos e métodos aceitáveis;
- Detalhes adicionais, como números de referência ou informações específicas exigidas pelas regulamentações locais ou internacionais.
💡 Saiba mais:
Quem deve emitir a invoice?
A emissão da invoice não é obrigatória, mas é recomendada independentemente do valor da transação.
Isso porque o documento é legalmente reconhecido e prova um acordo comercial entre as partes.
Além disso, a invoice é frequentemente auditada para verificar a precisão das informações, garantir conformidade com as regulamentações fiscais e comerciais e resolver disputas comerciais, se necessário.
💡 Saiba mais: Como usar o AliExpress para fazer dropshipping?
Como emitir a invoice?
Para emitir invoice, siga o passo a passo abaixo:
- Insira os dados da sua empresa;
- Insira os dados do seu cliente;
- Insira os dados da invoice – se for sua primeira emissão pode começar pelo número 1, é importante que a invoice seja sequencial; data da emissão e de vencimento da invoice;
- Insira os dados do serviço ou produto: quantidade de horas despendidas, no caso de um produto, descrição do serviço/produto; preço da hora do serviço ou do produto em dólar e o preço total do serviço ou da nota em dólar;
- Insira a(s) forma(s) de pagamento.
Como preencher a invoice?
Não existe um modelo padrão de invoice que precise ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais.
Desse modo, fica à sua escolha utilizar um formulário pronto ou mesmo criar o seu próprio.
O ideal é que o documento seja preenchido no idioma do cliente ou em inglês para facilitar a compreensão. Abaixo, veja um exemplo do documento:
Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?
Apesar de, muitas vezes, o termo invoice ser traduzido como nota fiscal, esses são dois documentos muito diferentes.
A invoice, como explicamos, é apenas uma proposta de negócio. Já a nota fiscal é o documento que comprova uma venda e tem caráter fiscal.
💡 Saiba mais: Guia completo sobre como emitir uma nota fiscal eletrônica
Tudo certo sobre o que é invoice?
Ao longo deste artigo, vimos que a invoice funciona basicamente como um contrato entre o vendedor e o comprador, já que comprova a realização de uma venda.
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