O que é invoice e para que serve?

Invoice é um documento oficial de venda de bens ou serviços. Ela contém informações detalhadas sobre o que foi vendido, em que quantidade, preço unitário e total da venda.

Para importar e exportar mercadorias do Brasil, a Receita Federal exige que uma série de documentos sejam apresentados. Nesse sentido, a invoice, também conhecida como fatura comercial, é uma das recomendações do órgão para transações internacionais.

De forma resumida, o documento serve para formalizar a venda de produtos ou serviços ao exterior, detalhando os itens vendidos, quantidade, preços e valor total a pagar.

Então, quer saber mais sobre o que é a invoice? Continue com a leitura deste artigo e saiba como funciona, quem deve emitir o documento, quando é obrigatório, entre outros assuntos. Vamos lá?

O que é invoice?

Invoice é um termo em inglês que significa fatura comercial. Semelhante a uma nota fiscal, é um documento usado para descrever uma transação comercial internacional entre uma empresa e um cliente.

Em outras palavras, a invoice funciona como uma comprovante oficial de venda de produtos ou serviços para o exterior, expondo quais são os itens vendidos, as quantidades, os valores e o preço total a pagar.

Por fim, vale ressaltar que a invoice não substitui a emissão dos documentos internos brasileiros para reconhecimento da receita e base de cálculo dos tributos. Isso inclui a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e).

💡 Saiba mais: Guia completo sobre como emitir uma nota fiscal

O que é invoice de importação?

Invoice de importação é um documento essencial para o processo de importação de bens ou mercadorias de um país estrangeiro ao país de destino.

Ela é emitida pelo exportador, isto é, o vendedor do país estrangeiro, e reúne informações sobre a venda, como a descrição das mercadorias, quantidade, preço unitário e total. A fatura também identifica tanto o importador quanto o exportador com seus detalhes de contato.

Por fim, a invoice de importação é utilizada para calcular impostos e tarifas aduaneiras devidas, como base no valor das mercadorias declarado no documento, sendo importante para a alfândega do país importador.

💡 Saiba mais: Como importar produtos?

O que é invoice de exportação?

A invoice de exportação é emitida pelo vendedor e serve para oficializar transações internacionais, trazendo dados sobre as mercadorias ou serviços vendidos, quantidade, preço unitário e total da transação

O documento é usado pela alfândega do país exportador para verificar e registrar a exportação das mercadorias e é necessário para conseguir autorizações de exportação e fazer a aplicação de regulamentações aduaneiras, como ajuste de tarifas e controles de exportação.

Assim como a invoice de importação, a de exportação é importante para fins contábeis e fiscais, já que ajuda o exportador a registrar adequadamente a receita da exportação e a cumprir com as obrigações fiscais, como o pagamento de impostos sobre vendas ou exportações.

Como funciona a invoice?

A invoice funciona como um documento comercial que detalha uma operação de compra e venda entre duas partes em uma transação internacional. Veja mais detalhes de como o documento é estruturado:

Emissão

A invoice é emitida pelo vendedor, isto é, o exportador, para o comprador, ou seja, o importador, após a conclusão da transação.

Ela pode ser preparada em formato físico ou digital, dependendo das práticas comerciais e das exigências legais do país.

Conteúdo

O documento reúne informações detalhadas sobre a compra, como:

• Identificação das partes envolvidas (vendedor e comprador), com seus detalhes de contato;
• Descrição das mercadorias ou serviços vendidos, indicando quantidade, preço unitário e total;
• Termos de venda;
• Data da venda e data de emissão da invoice;
• Condições de pagamento, incluindo prazos e métodos aceitáveis;
• Detalhes adicionais, como números de referência ou informações específicas exigidas pelas regulamentações locais ou internacionais.

💡 Saiba mais:

• Como importar produtos dos EUA?
• Como importar da China?

Quem deve emitir a invoice?

A emissão da invoice não é obrigatória, mas é recomendada independentemente do valor da transação.

Isso porque o documento é legalmente reconhecido e prova um acordo comercial entre as partes.

Além disso, a invoice é frequentemente auditada para verificar a precisão das informações, garantir conformidade com as regulamentações fiscais e comerciais e resolver disputas comerciais, se necessário.

💡 Saiba mais: Como usar o AliExpress para fazer dropshipping?

Como emitir a invoice?

Para emitir invoice, siga o passo a passo abaixo:

1. Insira os dados da sua empresa;
2. Insira os dados do seu cliente;
3. Insira os dados da invoice – se for sua primeira emissão pode começar pelo número 1, é importante que a invoice seja sequencial; data da emissão e de vencimento da invoice;
4. Insira os dados do serviço ou produto: quantidade de horas despendidas, no caso de um produto, descrição do serviço/produto; preço da hora do serviço ou do produto em dólar e o preço total do serviço ou da nota em dólar;
5. Insira a(s) forma(s) de pagamento.

Como preencher a invoice?

Não existe um modelo padrão de invoice que precise ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais.

Desse modo, fica à sua escolha utilizar um formulário pronto ou mesmo criar o seu próprio.

O ideal é que o documento seja preenchido no idioma do cliente ou em inglês para facilitar a compreensão. Abaixo, veja um exemplo do documento:

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

Apesar de, muitas vezes, o termo invoice ser traduzido como nota fiscal, esses são dois documentos muito diferentes.

A invoice, como explicamos, é apenas uma proposta de negócio. Já a nota fiscal é o documento que comprova uma venda e tem caráter fiscal.

💡 Saiba mais: Guia completo sobre como emitir uma nota fiscal eletrônica

Tudo certo sobre o que é invoice?

Ao longo deste artigo, vimos que a invoice funciona basicamente como um contrato entre o vendedor e o comprador, já que comprova a realização de uma venda.

Se você quer internacionalizar o seu negócio ou otimizar as suas importações e exportações, você precisa conhecer a Nuvemshop, plataforma de e-commerce que faz a integração com diferentes sistemas de gestão empresarial (ERP), permitindo a compra e venda de produtos internacionais para o seu negócio de maneira descomplicada.

Crie sua loja grátis e veja todas as vantagens que a Nuvemshop pode te oferecer para profissionalizar o seu negócio!