O que é e como emitir uma nota fiscal de devolução?
Nota fiscal de devolução é um documento que formaliza a anulação total ou parcial de uma operação de compra ou venda, permitindo o retorno das mercadorias ao estoque e o ajuste dos impostos correspondentes.
Quando um cliente precisa devolver um produto por insatisfação ou defeito, a loja deve providenciar uma nota fiscal de devolução. Como o nome sugere, esse documento não apenas facilita a reintegração da mercadoria, mas também possibilita ajustes nos impostos relacionados à venda.
Portanto, entender como funciona a nota de devolução e ter um sistema eficiente para gerenciá-la pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.
Confira este conteúdo até o fim para ver como emitir uma nota de devolução e qual a importância de ter políticas de troca e devolução bem estruturadas para a satisfação do cliente. Vamos conferir?
O que é nota de devolução?
Nota de devolução é um documento que registra o retorno de mercadorias já adquiridas pelo comprador ao vendedor.
Essa nota fiscal tem o objetivo de anular, total ou parcialmente, as operações de compra ou venda. Ela é emitida quando um produto precisa ser devolvido por motivos como:
- Defeito;
- Insatisfação;
- Erro no pedido.
Quando gerado, esse documento ajusta as obrigações fiscais, garantindo que tanto o comprador quanto o vendedor estejam agindo conforme a legislação vigente.
Ou seja, sua emissão é fundamental para que os impostos relacionados à transação sejam recalculados e estornados, permitindo a reintegração dos produtos ao estoque.
💡 Saiba mais: Como definir a política de troca e devolução do seu negócio?
Quando uma nota de devolução deve ser gerada?
Existem diferentes situações que exigem a emissão da nota fiscal de devolução, como quando o cliente devolve um produto ou quando uma venda é cancelada.
Para ter validade, a nota deve conter as mesmas informações da nota fiscal original, e é importante referenciar essa nota ao emitir a devolução.
O processo de emissão deve seguir algumas etapas, como justificar o motivo da devolução e escolher o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) correto.
💡 Saiba mais: Como emitir uma nota fiscal eletrônica
Qual é o prazo para emissão de nota fiscal de devolução?
Não existe um prazo rigidamente definido pela legislação para emitir a nota de devolução, mas é preciso que o vendedor siga as condições de garantia do produto.
Normalmente, o prazo para devolução pode variar entre 30 dias para itens não duráveis e 90 dias para os itens duráveis. Antes de definir esse período, é importante entender a natureza dos produtos
Alguns exemplos de itens considerados não duráveis são:
- Alimentos;
- Bebidas;
- Produtos de higiene pessoal;
- Produtos de limpeza;
- Peças de vestuário;
- Produtos de perfumaria;
- Entre outros.
Se você pensar que os alimentos têm um prazo de validade consideravelmente menor do que as outras mercadorias que citamos, talvez 30 dias seja um prazo muito longo, certo? Nesses casos, o período mais indicado é de sete dias.
Já em relação aos itens duráveis, podemos listar:
- Eletrodomésticos;
- Eletrônicos;
- Móveis;
- Veículos;
- Equipamentos de áudio e vídeo.
Normalmente, nesses casos, a devolução por motivo de defeito está atrelada ao período de garantia do fabricante ou àquele oferecido pela loja — conhecido como garantia estendida.
A devolução dentro do período de garantia reforça a importância de criar políticas de reembolso claras, que protegem o consumidor e fortalecem a confiança na loja. Para isso, não deixe de conferir o nosso gerador gratuito:
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Qual a diferença entre nota fiscal de devolução e nota fiscal de retorno?
A principal diferença está na finalidade de cada documento. A nota fiscal de devolução, como já vimos, é utilizada para registrar o retorno de mercadorias adquiridas, geralmente em situações de insatisfação, defeito ou erro no pedido.
Já a nota fiscal de retorno é emitida quando uma mercadoria que estava em posse de terceiros é devolvida, mas sem que tenha ocorrido uma transação de compra, como em casos de venda consignada ou reparo.
Vamos a um exemplo: imagine que uma loja de roupas enviou uma quantidade de peças para serem vendidas em uma feira. A pessoa responsável pela feira, após um período, decide devolver as peças que não foram vendidas.
Nesse caso, a dona da feira emite uma nota fiscal de retorno, informando que está devolvendo parte da mercadoria. Esse documento deve conter detalhes sobre as peças retornadas, como descrição, quantidade e o motivo da devolução.
Portanto, enquanto a nota de devolução está relacionada a uma transação comercial, a nota de retorno refere-se a mercadorias que estão retornando ao remetente sem uma venda direta.
💡 Saiba mais: O que é nota promissória e como preencher o documento?
Quem faz a nota de devolução?
A emissão da nota fiscal de devolução pode ser realizada por diferentes partes envolvidas em uma transação comercial, dependendo da situação específica. No cenário mais comum, os responsáveis por emiti-la podem ser o lojista ou o fornecedor. Entenda:
Lojista
Quando um lojista precisa devolver um produto ao fornecedor, ele é quem emite a nota fiscal de devolução. Isso ocorre, por exemplo, se o produto estiver com defeito ou se houve erro no pedido. Essa mesma regra também vale para devoluções que partem dos clientes.
Nesse caso, o lojista precisa incluir a referência da nota fiscal original e justificar o motivo da devolução.
Fornecedor
O fornecedor também pode emitir a nota de devolução em situações como cancelamento da compra antes do envio da mercadoria ou quando precisa registrar a entrada do produto de volta ao estoque.
Portanto, a responsabilidade pela emissão da nota fiscal de devolução pode variar, mas é essencial que sempre siga os trâmites fiscais adequados para garantir que o processo ocorra dentro do que determina a lei.
💡 Saiba mais: Quando é possível cancelar nota fiscal eletrônica e como fazer?
Como emitir a nota fiscal de devolução?
Como você pôde perceber, gerar uma nota fiscal de devolução é um processo importante, que por isso requer bastante atenção. Mas, seguindo este passo a passo simples, você pode fazê-lo de maneira rápida e eficaz.
Em primeiro lugar, você vai precisar acessar a ferramenta emissora de nota fiscal usada na sua empresa, normalmente um sistema ERP — Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais.
Com o sistema de gestão aberto, basta seguir os passos abaixo. Independentemente do ERP que você usa, os caminhos para emitir uma nota de devolução são mais ou menos semelhantes. Confira:
- No seu ERP ou software emissor de NF, comece selecionando a finalidade da nota, que neste caso é “NF de devolução”;
- Escolha a opção de “Nota de saída” no seu sistema de emissão;
- Insira o número da chave de acesso da nota fiscal original. Você pode encontrá-la no canto superior direito do documento original;
- Preencha os dados do fornecedor ou cliente que está recebendo a mercadoria de volta;
- Se a devolução envolver frete, adicione as informações necessárias sobre a transportadora;
- Insira os dados dos produtos que estão sendo devolvidos, incluindo quantidades e descrições;
- Complete as informações referentes à tributação;
- Clique em “Salvar” e, em seguida, valide a nota com um certificado digital.
- Por fim, transmita a nota para o sistema da Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento) e aguarde a confirmação do processo.
Seguindo essas etapas, você estará protegido pela lei e garantirá que a devolução das mercadorias seja registrada corretamente.
Como você viu, para quem é empreendedor, é preciso estar preparado para atender à legislação e fornecer as notas fiscais quando necessário.
Se você vende pela internet com uma loja Nuvemshop, por exemplo, pode otimizar esse processo e emitir notas por meio de ótimos aplicativos como Phibo, Omie ERP, Eccosys, TagPlus e Vhsys, por exemplo.
Aprendeu tudo sobre a nota de devolução?
A nota de devolução desempenha um papel fundamental na regularização de operações comerciais, permitindo que produtos sejam retornados de maneira organizada e dentro da legislação fiscal.
Para lojas virtuais, contar com um sistema ERP integrado proporciona não apenas um controle financeiro aprimorado, mas também uma experiência positiva para o cliente, que se sente mais seguro ao saber que há um processo claro de trocas e devoluções.
Dessa forma, ter um ERP para e-commerce otimiza a gestão de vendas e devoluções e contribui para um relacionamento mais saudável com os compradores.
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