Tudo sobre nota fiscal de entrada: o que é, como emitir e quando fazer
Nota fiscal de entrada é um documento usado para registrar a entrada de mercadorias no estoque de uma empresa, seja devido a compra ou devolução. Ela é usada para controle de estoque, contabilidade e obrigações fiscais.
Entre os vários tipos de documentos fiscais que uma empresa deve emitir, está a nota fiscal de entrada, que serve para registrar e formalizar a entrada de mercadorias no estoque de uma empresa.
Logo, se você quer manter sua empresa em dia com suas obrigações fiscais, é importante conhecer esse tipo de nota e aprender como emiti-la, já que esse é um registro obrigatório por lei. Mas a boa notícia é que esse é um processo simples e similar ao de outros documentos.
Para te ajudar nessa tarefa, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal de entrada, além de um passo a passo simplificado para gerar o documento sempre que precisar.
Vamos lá?
📹 Veja também: Como emitir nota fiscal MEI para produtos?
O que é nota fiscal de entrada?
Nota fiscal de entrada é um documento fiscal utilizado para formalizar a entrada de produtos ou serviços em uma empresa. De modo geral, ela é emitida pelo fornecedor ou prestador de serviços para registrar uma operação de compra, devolução, retorno ou transferência de itens.
Ou seja, sempre que um produto ou serviço entra em uma empresa, se torna obrigatória a emissão da NF de entrada. Com isso, os órgãos fiscais do governo — o famoso Fisco — conseguem acompanhar as operações comerciais entre negócios e verificar se todas as obrigações tributárias estão sendo cumpridas.
A situação mais comum que requer a emissão da nota fiscal de entrada é a venda de produtos e serviços entre empresas. Por exemplo, se uma loja virtual de roupas compra peças de um fornecedor de moda feminina, a entrada das roupas no estoque deverá ser registrada com esse tipo de nota fiscal.
💡 Saiba mais: O que é e como emitir uma nota fiscal de devolução?
Para que serve a nota fiscal de entrada?
Como vimos, a nota fiscal de entrada possibilita registrar a entrada de produtos e serviços em uma empresa. É importante ressaltar que um negócio pode receber esses itens em várias situações além da compra, como na devolução de produtos e na transferência de itens entre filiais.
Logo, a regra da nota de entrada vale para qualquer movimentação que traga algo para o estoque. Isso porque, além de ter fins de fiscalização, ela também é usada pelas empresas para organizar melhor o controle de estoque, a gestão financeira e a gestão tributária.
💡 Saiba mais: Para que serve a nota fiscal?
Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída?
A nota fiscal de entrada é aquela emitida quando a empresa compra ou recebe um produto ou serviço de outra empresa. Já a nota fiscal de saída é emitida pela empresa quando um produto ou serviço é vendido ao consumidor final.
Os principais tipos de nota fiscal de saída são:
- Nota fiscal eletrônica (NF-e): é a nota fiscal emitida na venda de um produto ao consumidor, quando a empresa contribui com o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): é a nota fiscal emitida na prestação de um serviço ao consumidor, quando a empresa contribui com o Imposto Sobre Serviços (ISS);
- Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): é uma nota fiscal simplificada que substitui o antigo cupom fiscal e deve ser emitida na venda de produtos no varejo.
💡 Saiba mais: O que é NF-e em ambiente de homologação e por que emitir?
Como emitir nota fiscal de entrada passo a passo?
Se a sua empresa precisa emitir nota fiscal de entrada, siga os passos abaixo para completar a operação de forma correta.
Faça o credenciamento da empresa
O primeiro passo para emitir nota fiscal de entrada e também de saída é credenciar sua empresa junto aos órgãos responsáveis do governo. Para a emissão de notas fiscais relativas a produtos, é preciso fazer o cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado (Sefaz).
Agora, para a emissão de notas fiscais relativas a serviços, é preciso se credenciar na prefeitura da sua cidade. Em ambos os casos, você receberá o acesso ao sistema do governo para validar suas notas fiscais.
💡 Saiba mais: Erros fiscais no e-commerce que você não pode cometer
Adquira um certificado digital
Para ter acesso aos sistemas do governo, você precisa de um certificado digital, um documento que funciona como uma assinatura virtual da sua empresa.
No caso de Microempreendedores Individuais (MEIs), também é possível realizar o acesso com usuário e senha (que devem ser cadastrados no portal) ou usando a sua conta “gov” no portal do Governo Federal.
Vale lembrar que, desde setembro de 2023, a emissão de nota fiscal eletrônica de serviços se tornou obrigatória para quem é microempreendedor. Portanto, essa é uma etapa fundamental, que requer o certificado digital para MEI.
💡 Saiba mais: Carta de Correção: o que pode e o que não pode ser corrigido?
Utilize um emissor de nota fiscal
Com o acesso liberado ao sistema do governo, você deve utilizar um emissor de nota fiscal de sua preferência para emitir a nota fiscal de entrada. Se não tiver um software próprio, você pode utilizar o emissor de NF-e gratuito do Sebrae.
Outra opção, mais prática, é utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Gestão Empresarial em português) com emissor de nota fiscal integrado. Assim, você já emite suas notas fiscais de entrada e saída em um único sistema conectado à sua empresa.
Os lojistas Nuvemshop, por exemplo, contam com diversos aplicativos de ERP que facilitam a emissão de notas fiscais eletrônicas. Alguns exemplos são Omie, Eccosys e TagPlus.
💡 Saiba mais: O que é Eccosys e como funciona esse ERP?
Emita a nota fiscal de entrada
Agora é só acessar o seu emissor de nota fiscal, escolher a opção “Emitir nova nota fiscal” ou semelhante e selecionar a opção de nota fiscal de entrada. Ela deve conter as seguintes informações:
- Natureza da operação: motivo pelo qual a nota está sendo emitida, como venda, compra ou devolução;
- Dados do produto: descrição do item, quantidade, valor, etc.;
- Dados do fornecedor: nome da empresa, CNPJ, endereço, entre outros;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): código necessário para informar a natureza da circulação do produto ou serviço;
- CST (Código de Situação Tributária): código usado para identificar o tipo de tributação do produto ou serviço.
💡 Saiba mais: O que é o XML da nota fiscal?
Quem deve emitir nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada pode ser emitida tanto pelo fornecedor quanto pela empresa que está comprando ou recebendo o produto ou serviço. No entanto, é mais comum que o fornecedor emita esse documento.
Se você tem uma loja virtual e está comprando produtos para o seu estoque, por exemplo, é provável que o fornecedor entregue a encomenda com uma nota fiscal de entrada. Nesse documento, consta a descrição dos produtos, a quantidade, o valor e os dados das empresas envolvidas na transação.
Porém, existem casos em que o fornecedor pode ser isento da emissão da NF de entrada, como quando se trata de uma pessoa física ou uma empresa que não recolhe ICMS. Nessas situações, sua empresa deverá emitir o documento assim que receber os produtos ou serviços.
💡 Saiba mais: O que são cupom fiscal e nota fiscal e quais as diferenças entre eles?
Quando emitir nota fiscal de entrada?
Como vimos, a nota fiscal de entrada é emitida em várias situações. Conheça cada uma delas:
Compra de produtos e serviços
Se você tem uma empresa e comprou um produto ou serviço de outra empresa, precisará de uma nota fiscal de entrada para comprovar essa operação. Do contrário, receber qualquer tipo de mercadoria sem uma nota fiscal é um tipo de omissão que pode ser qualificada como sonegação fiscal.
Devolução de produtos
Quando um consumidor devolve um produto, sua empresa também precisa emitir uma nota fiscal de entrada para registrar o retorno do item ao estoque. Da mesma forma, é preciso cancelar a nota fiscal de saída para anular a venda.
💡 Saiba mais: O que é nota fiscal denegada e quando deixa de existir?
Compra de produtos importados
Embora os produtos importados venham acompanhados de uma nota fiscal, esse documento não tem validade jurídica no Brasil. Por isso, é preciso emitir uma nota fiscal de entrada toda vez que sua empresa recebe uma mercadoria do exterior.
Retorno sobre industrialização
Chamamos de retorno sobre industrialização a entrega de matérias-primas e insumos para serem transformados antes de voltarem à fábrica. Se o processo for realizado por um autônomo, a empresa precisa emitir nota fiscal de entrada para receber os itens.
Retorno de simples remessa
Simples remessa é quando um produto sai do estoque para outra finalidade que não a venda. Por exemplo, existem casos em que um item precisa sair da empresa para conserto ou demonstração.
Nesses casos, assim que o produto retorna ao estoque, deve ser emitida uma nota fiscal de entrada.
Se a sua loja virtual precisa emitir um grande volume de notas fiscais de entrada, é melhor contar com uma plataforma de e-commerce robusta com diversas integrações para facilitar sua gestão. Nesse caso, conheça a Nuvemshop Next, a solução para negócios em expansão da Nuvemshop:
Como escolher o CFOP da nota fiscal de entrada?
O CFOP da nota fiscal de entrada é um código que identifica diferentes operações no momento da emissão do documento, servindo como base para a tributação do ICMS e IPI. O governo disponibiliza uma tabela CFOP com mais de 500 códigos, distribuídos em seis principais grupos conforme a classificação abaixo:
- CFOP de entrada:
- Primeiro dígito 1: entrada de produtos/aquisição de serviços para o mesmo estado (quem envia e quem recebe estão no mesmo estado);
- Primeiro dígito 2: entrada de produtos/aquisição de serviços de outros estados (quem envia e quem recebe estão em estados diferentes);
- Primeiro dígito 3: entrada de produtos/aquisição de serviços do exterior (importações).
- CFOP de saída:
- Primeiro dígito 5: saída de produtos/prestação de serviços para o mesmo estado;
- Primeiro dígito 6: saída de produtos/prestação de serviços para outros estados;
- Primeiro dígito 7: saída de produtos/prestação de serviços para o exterior (exportações).
Logo, você deve consultar a tabela e utilizar o código correto de acordo com a operação realizada. Veja alguns exemplos de CFOP de nota fiscal de entrada:
- 1102: compra para comercialização no mesmo estado;
- 1904: retorno de remessa para venda fora do estabelecimento;
- 1912: entrada de mercadoria para demonstração ou mostruário no mesmo estado;
- 2102: compra para comercialização de outro estado;
- 2202: devolução de mercadoria vendida para outro estado;
- 3201: devolução de venda de produção do estabelecimento;
- 3551: compra de bem para o ativo imobilizado.
Tudo certo sobre a nota fiscal de entrada?
Notas fiscais sempre geram dúvidas entre os empreendedores, mas são obrigatórias para manter o negócio em dia com o Fisco. Por isso, esperamos que você tenha aprendido tudo sobre a nota fiscal de entrada e saiba como emitir esse documento sempre que necessário!
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