O que é nota fiscal denegada e quando deixa de existir?

Nota fiscal denegada acontece quando a Sefaz identifica inconsistências fiscais no emissor ou no destinatário da nota, como inscrição estadual irregular ou sonegação de impostos. A denegação da nota fiscal bloqueia a Inscrição Estadual da empresa até que a regularização seja feita.

Se você emite notas fiscais, já deve ter se perguntado o que é uma nota fiscal denegada, certo? Esse é um daqueles problemas que podem pegar qualquer empreendedor de surpresa e atrasar o andamento das operações

Isso porque quando uma nota é bloqueada ela não pode mais ser utilizada e perde sua validade. Além disso, a sua empresa é penalizada com o bloqueio da Inscrição Estadual.

Entretanto, uma nova lei prevê o cancelamento do evento de denegação de nota fiscal que deve ser substituído pelo de rejeição. Continue a leitura para descobrir o que muda no processo de emissão e como preparar sua empresa para isso. Vamos lá?

O que é nota fiscal denegada?

A nota fiscal denegada é um status que ocorre quando há irregularidades ou inconsistências no cadastro do emissor ou do destinatário da NF. Isso faz com que a nota fiscal seja bloqueada pela Secretaria da Fazendo (Sefaz) e ainda causa o bloqueio da Inscrição Estadual da empresa.

Não é possível saber desse problema de antemão, já que o Sefaz notifica a denegação da nota fiscal apenas depois que ela for emitida e enviada para aprovação. Essa decisão da Sefaz tem como objetivo combater a sonegação de impostos e reduzir a concorrência desleal entre as empresas.

Além disso, a denegação de nota fiscal é um processo que não pode ser revertido, ou seja, é o status final desse documento, sendo assim, não é permitido editar e nem cancelar a nota quando ela se torna inválida.

Com isso, a nota perde seu valor fiscal, entretanto ela precisa ser registrada na contabilidade da empresa e guardada pelo prazo determinado de cinco anos.

Entretanto, é importante lembrar que o evento de denegação será substituído pelo de rejeição, conforme veremos no decorrer do artigo.

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O que causa a nota fiscal denegada?

Como vimos, a Sefaz denega uma nota fiscal quando percebe inconsistências no cadastro do emissor ou do destinatário final para ter mais controle sobre as operações das empresas.

É importante saber os principais motivos que levam à denegação da nota fiscal. Confira:

• Empresa destinatária ou emissora da NF está com a Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa;
• Problemas no número de identificação da NF;
• Irregularidades fiscais (devendo impostos a Receita);
• Usar o mesmo número de uma nota fiscal que já foi denegada anteriormente;
• Erros de duplicidade, cálculos incorretos, informações contraditórias e assinaturas digitais inválidas.

Além disso, vale a pena lembrar que cada estado pode definir critérios diferentes para denegar uma nota fiscal. Por isso, em alguns casos, é necessário entrar em contato com o Sefaz do seu estado ou do destinatário da NF-e para entender a situação de denegação.

💡 Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica (NFe)?

Como resolver a nota fiscal denegada?

Com a nota fiscal denegada a empresa tem o CNPJ bloqueado, o que pode atrapalhar o andamento do negócio.

Para isso, é necessário que a empresa resolva o problema que levou a denegação da nota fiscal. Ou seja, se a causa da nota denegada está atrelada a impostos atrasados, a organização deve pagar todos os valores em questão.

Feito isso, a empresa pode assegurar-se que as irregularidades foram resolvidas tanto por parte do destinatário quanto do próprio negócio. Essa consulta pode ser feita por meio do site do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).

Além disso, é importante salientar que o Sintegra também pode ser usado para consultar o motivo da denegação da nota fiscal, em caso de dúvidas por parte da empresa ou destinatário.

Só com todas as pendências a empresa deve entrar em contato com a Secretaria da Fazenda solicitando a regularização do cadastro e emitir uma nova nota fiscal.

💡 Saiba mais: O que é formalização de empresa e como registrar um negócio?

Qual a nova lei sobre nota fiscal denegada?

O Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) divulgou o Ajuste Sinief nº 43/2023, que prevê alterações no processo de emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).

Entre essas mudanças, o ajuste prevê a substituição do evento de negação pelo evento de rejeição de nota fiscal.

Apesar do Ajuste Sinief n 43/2023 ter estabelecido o fim da denegação a partir de agosto de 2024, a Nota Técnica nº 2024.001 especificou que a implementação foi prevista e efetivada apenas a partir de 2 de setembro de 2024.

Como vimos, as notas denegadas são aquelas em que a emissão é cancelada devido a incoerências cadastrais por parte do emissor ou do destinatário, resultando no bloqueio do CNPJ.

Com a substituição, qualquer irregularidade existente na Inscrição Estadual resultará na rejeição da NF, como débitos fiscais, descumprimento de obrigações e demais pendências.

Ou seja, apesar da alteração no nome do processo, continua sendo imprescindível que as empresas estejam em dia com suas obrigações fiscais e mantenham o cadastro do CNPJ atualizado.

💡Saiba mais: O que é contabilidade fiscal e como adotá-la na empresa?

Como evitar a rejeição da nota fiscal?

Sendo assim, para evitar que a sua empresa tenha notas fiscais rejeitadas pelo Sefaz, é necessário seguir algumas dicas:

• Valide os dados cadastrais da sua empresa com frequência;
• Cheque os dados cadastrais do destinatário da nota fiscal no Sintegra, antes da emissão;
• Monitore o ambiente de emissão para detectar possíveis erros de comunicação com o Sefaz;
• Informe corretamente a numeração e a série da nota;
• Siga o layout estabelecido pelo MOC (Manual de Orientação do Contribuinte).

💡 Saiba mais: Erros fiscais no e-commerce que você não pode cometer

Tudo certo sobre nota fiscal denegada?

E aí, entendeu como funciona o novo ajuste sobre nota fiscal denegada? Esperamos que este artigo tenha esclarecido as suas dúvidas e que as dicas te ajudem a evitar que as notas fiscais da sua empresa sejam rejeitadas.

Além disso, uma boa alternativa é contratar um contador especializado para se certificar que todas as informações cadastrais da sua empresa e as obrigações fiscais estejam sempre em dia, evitando o bloqueio do CNPJ.

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