DANFE: o que é, quais são os itens obrigatórios e como emitir

Você sabe o que é DANFE? Ao receber uma compra feita online, certamente, você já reparou em um papel que vem junto com o produto na embalagem. Esse documento tão parecido com a nota fiscal eletrônica (NF-e) é o DANFE e significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Ele é um documento sem valor judicial, mas obrigatório ao realizar uma venda, que auxilia em todo o transporte de produtos. Além disso, tem finalidade importante na fiscalização e operação logística das mercadorias e pode ser emitido online de forma simples e rápida.

Então, se você quer saber para que serve o DANFE, quais os itens obrigatórios no documento, como emiti-lo e consultá-lo, é só seguir a leitura do artigo. Vamos lá? 📜

O que é DANFE?

DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma representação impressa simplificada da nota fiscal (NF-e). O DANFE é utilizado no transporte de mercadorias para regularizar a circulação dos produtos, ou seja, é a nota que acompanha os pedidos até o consumidor final.

Exemplo de DANFE emitida pela empresa Bling.

Embora não substitua a NF-e, o DANFE é uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica que facilita a consulta dos dados da nota oficial por meio do seu QR Code e chave de acesso, o que facilita a conferência em fiscalizações, por exemplo.

💡Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica (NFe)?

Para que serve o DANFE?

O DANFE serve para identificar e regularizar mercadorias durante seu transporte, desde a saída da empresa até o destino final, sendo indispensável na movimentação de cargas, por exemplo. Confira as principais funções do DANFE:

• Acompanhamento de mercadorias: é obrigatório no acompanhamento de mercadorias durante o transporte, facilitando a conferência de informações por transportadoras e também pelos destinatários;
• Registro e controle: auxilia as empresas a manterem o controle interno das mercadorias enviadas e recebidas, já que serve como um documento de apoio para conferências contábeis;
• Consulta da NF-e: por possuir chave de acesso e QR Code, permite que a consulta completa dos dados da nota fiscal eletrônica por meio dos portais da Secretaria da Fazenda (Sefaz);
• Facilitação da fiscalização: permite que autoridades verifiquem rapidamente informações fiscais a fim de confirmar a legalidade no transporte daquela mercadoria;
• Comprovante de operação: quando utilizada para coleta da assinatura do destinatário no recebimento das mercadorias ou na prestação de serviços.

Ou seja, todas essas funções tornam a DANFE um documento essencial tanto para a operação logística e fiscal quanto para os que recebem as mercadorias.

💡Saiba mais: Para que serve a nota fiscal e por que é importante emitir

É obrigatório emitir o DANFE?

O DANFE é um documento considerado obrigatório para assegurar o controle, a fiscalização e a segurança no transporte de mercadorias. Logo, sua ausência pode acarretar multas para o responsável pela NF-e.

Sua emissão ocorre de forma simultânea à da NF-e, sendo importante preencher todos os campos e detalhar a operação. Sendo assim, o DANFE oferece o resumo das principais informações da nota fiscal eletrônica que são importantes no transporte de produtos.

💡Saiba mais: O que é romaneio e como emitir o documento?

Quais são os itens obrigatórios do DANFE?

Existem informações básicas que são obrigatórias no momento de emissão do DANFE e o seu preenchimento é de extrema importância para todas as partes envolvidas na compra. Veja quais são elas:

• Código de acesso: formado por 44 dígitos que identificam a NF-e e permitem o acesso por meio da Receita Federal;
• Código de barra: corresponde ao código de acesso sendo utilizado por leitores eletrônicos;
• Dados do emitente: razão social, endereço, telefone, CNPJ ou CPF;
• Dados do destinatário: razão social ou nome, endereço completo e CNPJ ou CPF;
• Valores: soma total dos valores de todos os produtos ou serviços, incluindo os impostos;
• Descrição dos produtos ou serviços: lista detalhada do que foi oferecido, incluindo todas as informações, como quantidade e valor;
• Códigos: CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações), CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) e NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do produto;
• Dados da transportadora: razão social, CNPJ, placa do veículo e inscrição estadual;
• Data de emissão e saída: descrever dia e hora da saída da mercadoria e emissão da NF-e;
• Número de folhas: para documentos com mais de uma página;
• Natureza da operação: detalhar se e uma venda, devolução ou transferência, por exemplo;
• Forma de pagamento: detalhar o meio de pagamento utilizado na transação;
• Layout padronizado: as informações precisam estar dispostas de acordo com o que prevê o Manual de Integração do Consumidor.

Os itens acima garantem a conformidade do DANFE com as exigências fiscais e possibilita a fiscalização e controle das autoridades.

💡Saiba mais: Como emitir nota fiscal como pessoa física?

Qual a composição da chave de acesso do DANFE?

A chave de acesso do DANFE (Documento Auxiliar da nota fiscal eletrônica) é um código numérico de 44 dígitos obrigatório no documento. Sua função é identificar a NF-e. É composto por diferentes segmentos que representam informações específicas da nota fiscal eletrônica.

Confira a composição detalhada:

• Primeiros 2 dígitos: código do estado (UF) onde a nota foi emitida;
• 4 dígitos seguintes: o ano (2 dígitos) e o mês (2 dígitos) em que a nota foi emitida, formato (AAMM);
• 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da nota fiscal;
• 2 dígitos seguintes: indicam o modelo do documento fiscal;
• 3 dígitos seguintes: indicam a série do documento fiscal, que pode variar de 001 a 999;
• 9 dígitos seguintes: número sequencial da NF-e;
• 9 dígitos seguintes: código aleatório gerado pelo sistema;
• 1 dígito seguinte: dígito verificador (DV).

Essa estrutura garante identificação única ao documento, facilitando consulta nos sistemas da Receita Federal e Secretarias da Fazenda.

Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?

A nota fiscal e o DANFE são dois documentos distintos, mas relacionados, utilizados no processo de emissão e controle de notas.

O primeiro, serve como um documento fiscal digital com validade jurídica, e o arquivo que comprova a negociação entre emitente e destinatário perante a Receita Federal. Fica armazenado eletronicamente pela Secretaria da Fazenda e contém todos os detalhes da transação comercial.

Já o DANFE funciona como um documento auxiliar, sendo a representação impressa e simplificada da NF-e e permitindo o acesso aos dados de compra de maneira fácil. É importante ressaltar que o DANFE, diferentemente da NF-e, não tem validade fiscal, não servindo como comprovante judicial da negociação perante órgãos fiscalizadores.

💡Saiba mais: O que são e quais as diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal?

Como emitir o DANFE?

Como o DANFE é um documento obrigatório atrelado a nota fiscal eletrônica, o sistemas emissores da NF-e também é responsável por gerar o DANFE. O passo a passo básico se resume em:

1. Cadastro na Sefaz: garanta que sua empresa esteja cadastrada e habilitada na Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir NF-e;
2. Certificado digital: adquira um certificado digital para garantir a autenticidade das informações e a segurança dos dados;
3. Emissão da NF-e: utilize um software para a emissão de NF-e;
4. Preenchimento da NF-e: preencha todas as informações necessárias da NF-e;
5. Assinatura digital: assine digitalmente o documento com o certificado digital e envie para a Sefaz;
6. Geração do DANFE: com a NF-e autorizada, o sistema de emissão gera automaticamente o DANFE com as informações preenchidas na NF-e;
7. Impressão do DANFE: imprima o DANFE para acompanhar a mercadoria durante o transporte.

É importante ressaltar que as informações preenchidas na DANFE (gerado em PDF) são realizadas com base nos dados registrados no arquivo XML da NF-e. As informações contidas no documento auxiliar precisam ser iguais às da nota fiscal. Em caso de dúvidas neste processo, a sua empresa pode contar com o auxílio de um contador especializado.

💡Saiba mais: Como emitir nota fiscal MEI de serviços ou produtos?

Se você tem uma loja virtual na Nuvemshop, pode usar aplicativos de gestão financeira e ERPs (Sistemas de Gestão Empresarial) para emitir NF-e e DANFE facilmente. Alguns exemplos são Omie, Eccosys, vhsys e Olist Tiny Faturador de NF-e.

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O que fazer se o emitente não conseguir gerar o DANFE?

Quando a empresa está em situação de contingência (sem conexão com a Sefaz e impedido de emitir o documento) é necessário utilizar um Formulário de Segurança para Impressão do Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).

Para obter o formulário, o contribuinte deve procurar um fornecedor autorizado para emitir um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS). Depois do pedido aprovado pela Sefaz, o FS-DA pode ser adquirido de locais credenciados.

💡Saiba mais: O que é nota fiscal de entrada e como emitir?

Como consultar DANFE online?

Realizar a consulta do DANFE é um processo prático e fácil. Para isso, basta acessar o site do Sefaz do seu estado ou o Portal da nota fiscal eletronica. Então é só digitar a chave de acesso (o código de 44 dígitos) para ter acesso ao documento.

Esse processo garante que você consiga verificar a autenticidade e os detalhes das Notas Fiscais Eletrônicas que recebe ou emite, ajudando a manter o controle fiscal.

Também é importante lembrar que a consulta do DANFE fica disponível por um prazo de 180 dias após a emissão. Depois disso, a consulta do documento mostra uma versão reduzida, apenas com número, data de emissão, CNPJ do emissor e status da nota.

💡Saiba mais: Como cancelar nota fiscal eletrônica?

Entendeu o que é DANFE?

Esperamos que este artigo tenha respondido todas as suas dúvidas sobre o que é DANFE, seus itens obrigatórios, como emiti-lo e as diferenças entre a nota fiscal eletrônica. Lembre-se de que, com ele, você contribui para garantir a gestão fiscal e também assegura a conformidade com a legislação.

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