O que é duplicata e como funciona esse título de crédito?

Você tem um negócio que atende outras empresas e oferece a opção de pagamento a prazo? Então, você precisa entender o que é duplicata e como esse documento pode te ajudar a formalizar essa transação e garantir o pagamento da dívida.

Além disso, vale destacar que a duplicata também é um título de crédito. Assim, essa também pode ser uma alternativa para aumentar o fluxo de caixa da sua empresa sem precisar recorrer aos empréstimos bancários.

Ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, vamos explicar o que é duplicata, como ela funciona e como você pode usá-la na sua empresa. Confira!

O que é uma duplicata?

Duplicata é um título de crédito que registra uma venda a prazo entre empresas, garantindo o direito de pagamento. Ou seja, é uma forma de comprovar a existência da dívida, indicando qual é o valor devido e quando ele deve ser pago.

Para isso, o documento deve conter informações como:

• Data de emissão;
• Valor da dívida;
• Data de vencimento;
• Nome e endereço do comprador e do vendedor;
• Número do pedido de venda;
• Número da nota fiscal.

Além disso, por ser um título de crédito, as duplicatas também são uma das formas mais comuns de antecipação de recebíveis. Por isso, é comum que empresas que lidam com grandes valores de vendas a prazo, como as empresas de atacado, usem esse recurso para melhorar o fluxo de caixa do negócio.

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Quais são os tipos de duplicata?

Depois de entender o que é duplicata, é preciso saber que existem duas possibilidades para emissão desse documento: a duplicata mercantil e a duplicata de prestação de serviços. Veja quando usar cada uma delas:

Duplicata mercantil

A duplicata mercantil é um documento que formaliza a venda de mercadorias, ou seja, quando há a entrega de bens físicos de uma empresa para outra.

Imagine, por exemplo, que você tem um e-commerce B2B e vende um lote de produtos para que outra empresa possa revender. Durante a transação, foi combinado que o comprador pagaria pelas mercadorias apenas dali a 30 dias. Nesse caso, você pode emitir uma duplicata mercantil para garantir o compromisso de pagamento.

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Duplicata de prestação de serviços

Já a duplicata de prestação de serviços, como o próprio nome indica, formaliza uma dívida referente à execução de um serviço, em vez da venda de um produto.

Uma agência de publicidade que cria e gerencia uma campanha de anúncios para um cliente, por exemplo, pode acordar um pagamento a ser realizado 60 dias após o término da campanha. Nesse caso, a agência pode emitir uma duplicata referente à prestação de serviço.

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Como funcionam as duplicatas?

Ainda tem alguma dúvida sobre o que é duplicata? Então, confira passo a passo como funciona esse título:

1. Venda

Uma empresa vende produtos ou serviços a outra empresa (ou seja, uma venda B2B — Business to Business). Nesse momento, fica acordado entre as partes que o pagamento será feito em uma data futura, como dali a 30 ou 60 dias.

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2. Emissão da duplicata

Para formalizar o acordo, o vendedor emite uma duplicata registrando a venda e especificando os detalhes da transação, como valor da dívida, data de vencimento e as informações das partes envolvidas.

Aqui, vale lembrar que a duplicata não é um documento fiscal, por isso, ela não substitui a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). Inclusive, duplicatas sem nota fiscal podem ser invalidadas pela justiça.

💡 Saiba mais: Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

3. Envio ao comprador

Depois da emissão, a duplicata deve ser enviada junto com a mercadoria para que o comprador dê o “aceite”, que representa o reconhecimento da dívida e o compromisso de pagar na data acordada.

Esse aceite pode acontecer de três formas:

• Física: quando o consumidor assina um documento em papel no momento em que recebe o pedido;
• Eletrônica: quando a assinatura acontece de forma digital por meio de um sistema de duplicatas eletrônicas;
• Presumida: quando, por algum motivo, o comprador não assina a duplicata, mas existe um comprovante de que a mercadoria foi entregue.

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4. Devolução ao vendedor

Após o aceite, o documento volta para o vendedor como comprovante de que o cliente reconheceu a dívida e se comprometeu a pagar. Por isso é fundamental entender o que é duplicata, para saber a importância de guardar esse título.

5. Antecipação (opcional)

Na data de vencimento, o comprador deve pagar o valor especificado na duplicata. Mas, caso o vendedor precise do dinheiro antes do prazo para pagar fornecedores ou repor capital de giro, por exemplo, ele pode recorrer à antecipação.

Nesse caso, a empresa apresenta o título a um banco, que, geralmente, possui linhas de crédito especiais para isso, e recebe o valor da dívida antecipado — com o desconto das taxas de juros da instituição bancária.

Assim, quando o cliente realizar o pagamento, o vendedor deve repassar o valor ao banco para quitar a sua dívida, já que a antecipação funciona como uma forma de empréstimo, mas com taxas de juros menores.

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Duplicata, boleto e nota promissória: existe diferença?

Sim. Apesar de terem conceitos parecidos, existem diferenças importantes na hora de entender o que é duplicata, o que é boleto bancário e o que é uma nota promissória.

O boleto bancário é um meio de pagamento. Ou seja, além de formalizar a transação, o devedor pode realizar o pagamento da dívida diretamente com esse documento, fazendo o pagamento em instituições bancárias ou por aplicativos no celular.

Já a duplicata é apenas um reconhecimento da dívida, não uma forma de pagamento. Assim, é possível pagar uma duplicata usando um boleto, por exemplo, mas não o contrário.

A nota promissória tem um objetivo parecido com o da duplicata. No entanto, a duplicata é específica para transações comerciais (seja venda de mercadorias ou prestação de serviços), enquanto a nota promissória pode ser usada em qualquer negociação que envolva uma promessa de pagamento, como um empréstimo, por exemplo.

Entendeu o que é duplicata?

A duplicata é muito comum em vendas no atacado ou transações de maior valor entre empresas. Por isso, se você atua nesse mercado, esperamos que este conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o assunto.

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