O que é eSocial e como se cadastrar na plataforma?

O eSocial é uma plataforma de escrituração digital criada pelo governo federal para unificar e simplificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelas empresas. Ele centraliza dados do vínculo empregatício, folha de pagamento, admissões e demissões, acidentes de trabalho e FGTS.

Quem empreende precisa saber, obrigatoriamente, o que é eSocial — principalmente se tiver funcionários. Trata-se do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Essa plataforma digital, criada pelo governo federal, centraliza todas as informações sobre os trabalhadores em um só lugar. Ela foi desenvolvida para facilitar o dia a dia e manter a empresa sempre em conformidade com a lei.

Neste artigo, vamos entender como o eSocial funciona, para que serve, quais os pontos de atenção para as empresas e penalidades para quem não cumprir com os prazos estabelecidos. Preparado? Então, vamos lá!

O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Ele foi criado pelo governo federal em novembro de 2018 e busca simplificar e padronizar o processo de comunicação entre as empresas e o governo.

O sistema tem como objetivo proporcionar uma administração mais eficiente e organizada das obrigações relativas aos trabalhadores de uma organização. Permite que empresas centralizam as informações essenciais, como:

• Vínculos empregatícios;
• Folhas de pagamento;
• Contribuições previdenciárias;
• Comunicações de acidente de trabalho;
• Aviso prévio;
• Escriturações fiscais;
• Detalhes sobre o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

Com o eSocial, todas as informações que antes eram passadas para o governo em formato físico são digitalizadas, compondo um grande arquivo eletrônico com todas as relações de trabalho do país.

Como o eSocial funciona?

O eSocial funciona como uma plataforma digital para que as empresas compartilhem as informações sobre os trabalhadores com o governo. Para usar o sistema, é necessário:

1. Cadastro na plataforma: empresas devem se cadastrar no portal do eSocial com o login gov.br e configurar o sistema para integrar as informações dos funcionários, além de registrar dados sobre a empresa e suas atividades;
2. Envio de informações: inserir periodicamente os dados sobre os funcionários, como entrada e saída, férias e afastamento e folha de pagamento;
3. Validação: a plataforma verifica se as informações inseridas não possuem erros ou inconsistências;
4. Compliance: o sistema garante que as empresas cumpram com as obrigações legais e trabalhistas, assegurando o pagamento de impostos;
5. Relatórios: o eSocial permite que as organizações gerem relatórios e consultem as informações no sistema.

💡 Saiba mais: Quais são os principais impostos do e-commerce?

Como se preparar para o eSocial?

Confira, abaixo, algumas dicas para preparar sua empresa para o cadastro no eSocial:

• Preparar documentos atualizados dos funcionários e da empresa;
• Obter um certificado digital, que serve como uma assinatura eletrônica que confere validade judicial para as operações digitais;
• Verificar a compatibilidade dos arquivos usados na empresa com o formato aceito pelo governo no eSocial.

Caso o processo seja muito trabalhoso, é possível contar com o auxílio de um contador ou escritório de contabilidade especializado. O profissional pode fornecer o suporte adequado no envio das informações para o eSocial.

💡 Saiba mais: O que é contabilidade empresarial e como aplicar?

O MEI precisa se cadastrar no eSocial?

Por lei, o Microempreendedor Individual (MEI) pode contratar no máximo um funcionário para ajudar na gestão da empresa. Logo, quem tem um colaborador precisa fazer o cadastro no eSocial, com a diferença de que existe um módulo simplificado específico para essa categoria.

Além disso, mesmo que o MEI não tenha funcionários, ele é obrigado a se cadastrar no Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET). Esse novo sistema deve unificar a comunicação entre a Inspeção do Trabalho e os empregadores.

💡 Saiba mais: Quem pode ser MEI e quem não pode? [requisitos + vantagens]

Quais são as obrigações que compõem o eSocial?

As obrigações são as informações que devem ser declaradas ao governo. O eSocial é formado por 17 obrigações. Veja:

1. GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
2. RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
3. CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
4. LRE: Livro de Registro de Empregados;
5. CD: Comunicação de Dispensa;
6. CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
7. CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
8. QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
9. DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
10. PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
11. DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
14. GPS – Guia da Previdência Social;
15. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
16. PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
17. Folha de pagamento.

💡 Saiba mais: Como consultar o enquadramento tributário de uma empresa?

Quais são os eventos do eSocial?

Existem quatro tipos de eventos no eSocial: iniciais, de tabela, periódicos e não periódicos. Os eventos têm propósitos específicos para assegurar o cumprimento das obrigações da empresa.

Confira, a seguir, mais informações sobre cada um deles:

Eventos iniciais

Os eventos iniciais envolvem a primeira etapa do cadastro do trabalhador, com informações administrativas e fiscais. Os dados cadastrados neste evento são utilizados para construir a base cadastral da empresa.

O evento inicial disponível é o S-1000: informações do empregador/contribuinte.

Eventos de tabela

Complementares a etapa anterior, os eventos de tabela são preenchidos em seguida. Aqui, informações relacionadas ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos e rubricas devem ser informadas.

Os eventos de tabela são:

• S-1005: estabelecimentos, unidades de órgãos públicos, obras;
• S-1010: rubricas;
• S-1020: lotações tributárias;
• S-1030: empregos/cargos públicos;
• S-1035: carreiras públicas;
• S-1040: funções/cargos em comissão;
• S-1050: turnos e horários de trabalho;
• S-1060: ambientes de trabalho;
• S-1070: processos judiciais e administrativos;
• S-1080: operadores portuários.

Eventos periódicos

Esses são aqueles eventos com datas de envio recorrentes e fixas, como folha de pagamento. Veja, abaixo, os eventos periódicos:

• S-1200: remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• S-1210: pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho;
• S-1250: aquisição de produção rural;
• S-1260: comercialização da produção rural de pessoa física;
• S-1270: contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
• S-1280: informações complementares aos eventos periódicos;
• S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
• S-1298: reabertura dos eventos periódicos;
• S-1299: fechamento dos eventos periódicos;
• S-1300: contribuição sindical patronal (INSS).

Eventos não periódicos

Seguindo a ideia contrária dos anteriores, os eventos não periódicos são aqueles que não possuem data fixa para acontecer, como admissões e demissões e alterações salariais, por exemplo.

Os eventos não periódicos são:

• S-2190: admissão de trabalhador (registro preliminar);
• S-2200: cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso do profissional;
• S-2205: mudança de dados no cadastro do trabalhador;
• S-2206: mudança de contrato de trabalho;
• S-2210: notificação de acidente de trabalho;
• S-2220: acompanhamento da saúde do trabalhador;
• S-2230: afastamento temporário;
• S-2240: condições ambientais do trabalho (fatores de risco);
• S-2241: insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial;
• S-2250: aviso prévio;
• S-2260: convocação para trabalho intermitente;
• S-2298: reintegração;
• S-2299: desligamento;
• S-2300: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início);
• S-2306: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (alteração contratual);
• S-2399: trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término);
• S-2400: cadastro de benefícios previdenciários (RPPS);
• S-3000: exclusão de eventos;
• S-5001: informações das contribuições sociais por trabalhador;
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
• S-5003: informações do Fundo de Garantia (FGTS) por trabalhador;
• S-5011: informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
• S-5012: informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
• S-5013: informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

💡 Saiba mais: Quanto custa um funcionário para a empresa?

Existe penalidade para quem não usar o eSocial?

Cumprir as obrigações do eSocial é dever de todas as empresas. Assim, aquelas que não cumprirem as regras dentro do prazo exigido pelo governo estão sujeitas a multas e penalizações que podem passar o valor de R$ 180 mil.

Veja quais são:

• Não informar a admissão do trabalhador até o dia que antecede o início do trabalho: multa de R$ 3 mil a R$ 6 mil ou de R$ 800 para micro e pequenas empresas;
• Não comunicar o afastamento temporário de um funcionário por doença, férias, acidente ou licença-maternidade: multa pode variar entre R$ 1.812.87 a R$ 181.284.63;
• Não realizar exames médicos ocupacionais e nos enviar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): multa entre R$ 402.53 e R$ 4.025,55;
• Não notificar sobre acidentes de trabalho em até um dia útil: multa variável conforme o limite máximo e mínimo de contribuição ao INSS;
• Não informar sobre mudanças no contrato ou cadastro: multa de até R$ 600;
• Não enviar folha de pagamento: multa a partir de R$ 1 mil;
• Não computar o envio de FGTS: multa entre R$ 10 e R$ 106;
• Não enviar o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63;
• Não entregar as informações da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): multa mínima de R$ 425,64, acrescida de R$ 106 por bimestre de atraso.

Quais os pontos de atenção para empresas no eSocial?

O sistema foi criado para facilitar a centralização de informações sobre os funcionários tanto para as empresas quanto para o governo. Entretanto, é necessário ficar atento para cumprir todas as obrigatoriedades da empresa e enviar todos os dados ao sistema.

Confira, a seguir, alguns pontos que precisam de atenção das empresas no uso do eSocial no dia a dia:

Não conformidades

O eSocial exige que as empresas registrem diversas informações sobre seus funcionários, o cumprimento das obrigações com a plataforma é importante para evitar problemas.

A não conformidade das empresas com o sistema pode ocorrer pela falta de compreensão das obrigações legais, pela complexidade das legislações ou, até mesmo, por tentativa de sonegação fiscal.

Para resolver a não conformidade, basta utilizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) para regularizar as informações.

Contratos de estágio

Os contratos de estágio tem regras e condições específicas e, por isso, merecem atenção especial no eSocial. A lei estabelece que o estagiário deve ser supervisionado por um profissional qualificado.

Além disso, o contrato deve ser atualizado ou cancelado conforme desenvolvimento do estagiário.

Esse tipo de acompanhamento e as alterações devem ser inseridas no eSocial, caso contrário a empresa pode ser processada judicialmente.

RAT, FAP e CNAE errados

Os dados de Riscos Ambientais de Trabalho (RAT), Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE) necessitam de atenção especial ao serem cadastrados no eSocial.

Caso alguma dessas informações seja passada de forma errada ou incompleta para o governo, a empresa pode ser autuada e penalizada

Segurança e saúde no trabalho

O último ponto que precisa de atenção especial das empresas quando inserido no eSocial são as informações sobre segurança e saúde no trabalho.

Os laudos técnicos precisam seguir regras pré-definidas pelo Ministério do Trabalho. A documentação necessária abrange:

• LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho);
• PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
• PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
• insalubridade;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
• periculosidade;
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).

Quais são as vantagens do eSocial?

O eSocial traz benefícios tanto para as empresas e os trabalhadores quanto para o governo. Confira os principais:

• Centralização: a plataforma unifica o envio das informações sobre os trabalhadores em um sistema, reduzindo as necessidades de diversos envios de dados para diferentes órgãos do governo;
• Direitos trabalhistas: o histórico do trabalhador fica ligado ao seu CPF, o que facilita acesso a benefícios previdenciários, como auxílio-doença e aposentadoria;
• Menos burocracia: o eSocial elimina a necessidade de preenchimento de diversos formulários e declarações em papel.

Quais são as desvantagens do eSocial?

Apesar dos benefícios, o eSocial também tem suas desvantagens para algumas empresas. Veja a seguir:

• Transição do analógico para o digital: migrar para um sistema digital pode ser um desafio para empresas acostumadas a realizarem os processos trabalhistas de forma analógica;
• Adaptação ao sistema: empresas precisam realizar adaptações em seus cronogramas para ajustar as entradas com os prazos do eSocial e evitar multas.

Entendeu o que é eSocial e para que serve?

Sabemos que o eSocial pode parecer desafiador à primeira vista, mas essa é uma plataforma criada para manter a organização empresarial, facilitar o acesso aos dados tanto por parte do governo quanto da empresa e ainda auxiliar na conformidade com as obrigações trabalhistas.

E, se você já tem uma empresa, mas ainda não vende pela internet, que tal criar sua loja virtual na Nuvemshop agora mesmo? É rápido, fácil e você não precisa de conhecimentos técnicos!💙