O que é nota fiscal? Do zero à emissão correta e segura

Seja você o gestor de uma grande empresa ou alguém que está começando a dar os primeiros passos no empreendedorismo, saber o que é nota fiscal é essencial, já que esse é um documento obrigatório para quase todas as operações comerciais.

Inclusive, entender os detalhes de como emitir e armazenar as notas da maneira correta pode não só te ajudar a manter um controle das vendas, mas também a ficar em dia com a Receita Federal e evitar multas que podem desestabilizar a saúde financeira do seu negócio.

Pensando nisso, preparamos este artigo completo com tudo o que você precisa saber sobre as notas fiscais: o que são, para que servem, principais tipos, quem deve emitir e como fazer a emissão de forma segura. Confira!

O que é nota fiscal?

Nota fiscal é o documento emitido para registrar uma transação comercial, como a venda de um produto ou a prestação de serviços. Ela serve para comprovar legalmente a operação, garantindo os direitos do consumidor e o recolhimento de impostos por parte da empresa.

Para isso, o documento deve incluir informações como:

• Dados do vendedor: como razão social, endereço, CNPJ e número da Inscrição Estadual;
• Dados do comprador: como nome, endereço, CPF ou CNPJ;
• Dados da compra: descrição do produto ou serviço, quantidade, valores unitários e totais;
• Valores e tributos: alíquotas de impostos aplicáveis, valor dos impostos e valor total da nota fiscal;
• Data e hora da emissão: data e a hora exatas em que a nota fiscal foi emitida;
• Forma de pagamento: como dinheiro, cartão de crédito, boleto bancário, Pix etc.;
• Dados de transporte: CNPJ da transportadora, endereço e prazo de entrega (para pedidos online);
• Número e série: identificadores únicos atribuídos a cada documento fiscal emitido.

Assim, se você entende o que é nota fiscal e emite o documento da maneira correta, ela pode ser usada para comprovar que uma venda aconteceu de forma regular, garantindo mais segurança tanto para quem compra, como para quem vende.

Para que serve a nota fiscal para a empresa?

A emissão da nota fiscal é obrigatória para todas as empresas brasileiras registradas com CNPJ. A única exceção é o MEI, que só é obrigado a emitir notas para transações com outras empresas.

Isso porque é por meio da nota fiscal que é feito o cálculo dos impostos a serem recolhidos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Além de ser uma exigência legal, a nota fiscal também pode ser útil para manter o controle financeiro da empresa, principalmente na hora de preparar demonstrações contábeis que ajudam a entender sua saúde financeira do negócio.

💡 Saiba mais: O que são demonstrações contábeis e quais as obrigatórias?

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E para que serve a nota fiscal para o cliente?

Já para o cliente, a nota fiscal é uma garantia de que ele terá acesso a todos os direitos previstos no Código de Defesa do Consumidor, como a troca ou a devolução da mercadoria em caso de defeito ou direito de arrependimento.

Caso seja necessário acionar o suporte ou assistência técnica para garantia estendida, o documento também comprova a data da compra, o que é essencial para provar que o prazo de garantia está sendo respeitado e ter acesso ao serviço.

💡 Saiba mais: Guia para definir a política de troca e devolução do seu negócio

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Quais tipos de nota fiscal existem?

Depois de entender o que é nota fiscal, é preciso saber que existem diversas variações desse documento. Cada uma delas se aplica a um tipo de situação. A seguir, vamos conhecer as principais:

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é usada para registrar a venda de produtos diretamente para o consumidor final, principalmente em pontos de venda físicos, como lojas, supermercados e farmácias. Na prática, ela funciona como uma substituta do cupom fiscal.

Assim, quando um consumidor faz uma compra em uma loja física, o lojista emite a NFC-e de forma eletrônica e repassa ao cliente um comprovante simplificado com um QR Code que permite acessar a nota fiscal completa usando a internet.

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Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e também comprova a venda de produtos, com a diferença de que ela pode ser usada tanto para vendas B2C (de empresa para consumidor), quanto para vendas B2B (de empresa para empresa).

Além disso, esse também é o tipo de nota fiscal emitida nas compras realizadas pela internet, ou seja, em lojas virtuais, marketplaces e sites de venda em geral.

Nesse caso, quando um cliente realiza uma compra, ele recebe uma cópia da NF-e por e-mail. Além disso, ela sempre vem acompanhada do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é uma versão simplificada desse documento enviada junto com produto na entrega.

💡 Saiba mais: Guia completo para emitir uma NF-e em ambiente de homologação

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Já a NFS-e, como o próprio nome indica, é a nota fiscal para prestação de serviços. Um profissional freelancer que oferece serviços de marketing digital, por exemplo, emite a NFS-e referente ao seu trabalho.

Ou seja, ao comprar um produto em uma loja virtual de roupas, o consumidor recebe uma NF-e pelo produto. Já ao encomendar uma peça de uma costureira, ele receberá uma NFS-e pelo serviço de costura. Ficou claro?

💡 Saiba mais: Como vender serviços pela internet?

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Já a NFA é um modelo de nota emitido de forma avulsa, principalmente por pessoas que não emitem documentos fiscais com frequência, como microempreendedores e autônomos que prestam algum tipo de serviço sem CNPJ.

Pequenas empresas que não têm um grande volume de vendas para justificar a implementação de um sistema próprio para emissão de NF-es também podem emitir a Nota Fiscal Avulsa diretamente na Prefeitura do seu município.

💡 Saiba mais: Como emitir nota fiscal como pessoa física?

Por que é importante emitir a nota fiscal?

Saber o que é nota fiscal e como funciona a sua emissão é importante não só para manter o controle das vendas, mas também para se manter em dia com o Fisco (órgãos públicos que fiscalizam a legislação tributária, como a Receita Federal).

Isso porque, como vimos, a NF é uma exigência legal para a maioria das transações comerciais. Logo, não emitir a nota fiscal pode ser considerado crime de sonegação de impostos, levando a pena de até cinco anos de reclusão e multas que variam entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota contestada.

Além disso, emitir a NF transmite profissionalismo e confiança aos clientes. Isso é importante principalmente nas vendas online, em que muitos consumidores ainda têm receio de cair em golpes ou fazer compras em sites falsos.

Por fim, vale destacar também que as notas fiscais funcionam como comprovante do fluxo de caixa do negócio. Assim, elas podem ser utilizadas para facilitar o acesso a crédito na hora de conseguir um empréstimo para expandir a empresa, por exemplo.

Se esse é o seu caso, saiba que a Nuvemshop também oferece uma linha de crédito exclusiva para clientes que usam o Nuvem Pago, que é a solução de pagamento desenvolvida especificamente para nossos lojistas.

Com base nas vendas realizadas na plataforma, é possível ter acesso a um crédito pré-aprovado para investir no seu negócio e potencializar ainda mais as vendas da sua loja virtual!

Quem pode emitir nota fiscal?

Qualquer empresa com CNPJ ativo que comercialize produtos ou serviços deve emitir nota fiscal. Isso inclui desde as maiores empresas até os microempreendedores individuais (MEIs).

No caso dos microempreendedores, nem sempre essa emissão é obrigatória. Ainda assim, é possível emitir nota fiscal MEI sempre que necessário por meio do portal GOV.BR (para serviços) ou do emissor do Sebrae (para produtos).

Além disso, existem alguns casos em que pessoas físicas (que atuam com CPF, não com CNPJ) também podem emitir a NF usando a Nota Fiscal Avulsa. Uma pessoa que, ocasionalmente, faz artesanato para vender em feiras é um exemplo.

💡 Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica (NFe)?

Guia rápido para emitir nota fiscal no e-commerce

Agora que você já sabe o que é nota fiscal e a sua importância, veja o passo a passo para fazer a emissão no e-commerce:

Regularize o seu CNPJ

Para emitir uma nota fiscal, é preciso ter um CNPJ ativo e regular na Receita Federal. Por isso, se você ainda não formalizou o seu negócio, o primeiro passo é obter o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica por meio do portal Redesim.

💡 Saiba mais: Qual o melhor tipo de empresa para abrir no Brasil?

Adquira um certificado digital

O certificado digital é o que vai permitir que você assine digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica, garantindo sua autenticidade e validade jurídica. Para isso, basta escolher uma das Autoridades Certificadoras associadas à ICP-Brasil.

💡 Saiba mais: Como conseguir um certificado digital para MEI?

Faça sua Inscrição Estadual

O próximo passo é fazer a Inscrição Estadual da empresa, que é o registro do negócio na Secretaria de Fazenda de cada estado para recolhimento dos impostos estaduais, como o ICMS — obrigatório para emissão de notas fiscais.

💡 Saiba mais: O que é formalização de empresa e como registrar um negócio?

Escolha um sistema emissor

Para emitir a nota fiscal eletrônica, você também vai precisar de um software emissor. Para quem está começando, o Sebrae oferece um emissor gratuito, mas, se você já tem um alto volume de vendas, vale a pena contar com um sistema próprio.

Isso porque, na versão gratuita do Sebrae, é preciso fazer a emissão manual, preenchendo todas as informações necessárias a cada pedido. Com um software, essa emissão acontece de maneira automática sempre que uma venda é registrada no sistema.

Lojistas que usam a plataforma da Nuvemshop, por exemplo, podem criar uma loja virtual grátis e integrar o seu negócio aos principais emissores de nota fiscal do mercado, como o Tiny ERP, por meio da nossa Loja de Aplicativos.

O app permite que você gere NF-es automaticamente e cuide da rotina da sua loja de forma simples e organizada por planos a partir de R$ 29,90. E, se você tem uma loja Nuvemshop, a plataforma ainda oferece 30 dias de teste grátis, além de 50% de desconto nos 3 primeiros meses de assinatura.

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Armazene as notas emitidas

Por fim, para aprender realmente tudo sobre o que é nota fiscal, ainda é preciso saber que a lei determina que elas sejam armazenadas por pelo menos 5 anos no seu formato XML.

Se você faz a emissão por meio de um sistema ERP, como o Tiny ERP, que citamos acima, saiba que a maioria desses softwares mantêm um histórico de NFs emitidas ou recebidas. Mas, caso você use o emissor gratuito do Sebrae, é preciso lembrar de sempre baixar o arquivo e guardar em um local seguro.

💡 Saiba mais: O que é XML da nota fiscal e como baixar?

Entendeu o que é uma nota fiscal?

Os documentos fiscais são uma obrigação necessária na vida de todo empreendedor. Por isso, esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender o que é nota fiscal e como fazer a emissão correta.

E, se você quer tornar esse processo ainda mais simples, traga o seu negócio para a Nuvemshop! Crie sua loja virtual grátis ainda hoje e emita notas fiscais de forma automatizada com os sistemas de gestão disponíveis na nossa Loja de Aplicativos! 💙