O que é RAIS e quem precisa declarar? [guia completo]
- RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais, uma declaração que deve ser entregue todo ano para o governo para fins de fiscalização da atividade trabalhista no país;
- Todas as empresas que têm funcionários são obrigadas a entregar o RAIS com o número de funcionários empregados no ano anterior e dados como novas funções criadas, número de demissões, verbas rescisórias, entre outros;
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A burocracia para abrir uma empresa exige que o empreendedor esteja atento a diversos documentos, taxas e registros. Porém, depois de consolidada, ainda é preciso ficar de olho em outras questões, como a emissão da RAIS. Mas você sabe o que é a RAIS?
RAIS, ou a Relação Anual de Informações Sociais, é um documento de entrega anual obrigatório para todas as empresas inscritas em um CNPJ que contratam funcionários (inclusive o MEI, se tiver um colaborador).
Então, quer saber melhor o que é a RAIS, se o seu negócio precisa emiti-la e como fazer isso? Continue a leitura deste artigo, porque vamos ver tudo sobre o assunto. Vamos lá?
O que é a RAIS e para que serve?
RAIS significa Relação Anual de Informações Sociais. Em resumo, é um documento de coleta de dados de atividades trabalhistas, com a finalidade de identificar a situação do mercado de trabalho brasileiro.
Como já mencionado, a emissão da RAIS é obrigatória para todas as empresas inscritas em um CNPJ, com ou sem funcionários contratados no no ano-base das informações.
A única exceção de entrega do RAIS são empreendedores individuais que não têm colaboradores. No próximo capítulo, vamos explicar melhor essa questão.
Por fim, a RAIS ajuda na tomada de decisões para crescimento do setor em que a empresa está inserida, como:
- Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
- Ajustar benefícios previdenciários e fazer controle dos registros de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
- Analisar valores pagos para Seguro Desemprego;
- Definir valores a serem pagos de PIS (Programa de Integração Social) e PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).
Quem precisa entregar a RAIS?
Todas as empresas inscritas em um CNPJ precisam entregar a RAIS anualmente. Já empresas do tipo MEI (Microempreendedor Individual) são exceção, desde que não tenham contratado um funcionário.
Sendo assim, a lista de quem precisa emitir a RAIS anual contempla as seguintes empresas:
- Empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
- Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
- Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Microempreendedores individuais que têm um funcionário contratado.
Que informações devem constar na RAIS?
Na RAIS, devem ser declaradas todas as contribuições sindicais patrimoniais de uma empresa e informações de todos os colaboradores contratados pelo regime CLT ou por contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, como:
- Data de admissão do trabalhador;
- Valores referentes a verbas rescisórias;
- Dados do funcionário, como data de nascimento e CPF;
- Valores de parcelas integrantes e não integrantes das renumerações mensais dos colaboradores, com discriminação de cada um deles.
O que é a RAIS negativa?
Quando uma empresa é obrigada a emitir a RAIS, mas não teve funcionários no ano-base, ela deve gerar a RAIS Negativa. Este é um documento em que são fornecidos somente os dados cadastrais da organização.
Como enviar o RAIS?
Agora que você já sabe o que é RAIS e sobre a sua importância, veja o passo a passo de como emiti-la:
Confira o grupo que o seu negócio se encaixa
Para otimizar a entrega da RAIS, em 2019, o Governo Federal dividiu as empresas brasileiras em seis grupos.
Cada grupo tem prazos e obrigações específicas para serem cumpridos. Então, antes de emitir o documento, você deve conferir em que cenário o seu negócio se encaixa.
A divisão é a seguinte:
- Grupo 1: Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
- Grupo 2: Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, mas não optantes pelo Simples Nacional;
- Grupo 3: Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, MEI com funcionários contratados, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos) e entidades sem fins lucrativos;
- Grupo 4: Entes públicos federais e organizações internacionais;
- Grupo 5: Entes públicos estaduais e do Distrito Federal;
- Grupo 6: Entes públicos municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos.
Emita o RAIS
Definido o grupo da sua empresa, siga as seguintes instruções:
Empresas pertencentes aos grupos 1 e 2
Empresas pertencentes aos grupos 1 e 2 devem enviar as informações ao órgão fiscalizador pelo eSocial, ou seja, o sistema informatizado da Administração Pública. O passo a passo é seguinte:
- Acesse o site da RAIS;
- Na aba “entrega de declaração”, clique na opção “ler manual de orientação”;
- Vá até a página 11 do guia;
- Siga as instruções.
Empresas pertencentes aos grupos 3 a 6
Já empresas pertencentes aos grupos 3 a 6 podem fazer a emissão da RAIS direto pelo portal do documento. Para isso:
- Acesse o site da RAIS;
- Clique em “entrega de declaração”;
- Vá até a opção de download de programas e entregas;
- Siga as instruções.
RAIS negativa
Ao acessar o site da RAIS, na aba de entrega de declaração, vá até a opção declarar RAIS negativa e siga o passo a passo indicado.
Qual o prazo de envio da RAIS 2024?
O prazo de envio da RAIS é estabelecido pelo Ministério da Economia e varia de um ano para outro. Por isso, é fundamental visitar o site do governo para confirmar o prazo de envio da RAIS do ano desejado.
Em 2024, o prazo para envio foi até o dia 17 de março.
Como comprovar a entrega da RAIS?
Ao terminar a declaração da RAIS, é possível salvar e imprimir um protocolo de entrega emitido pelo próprio portal da RAIS. Nele, é possível verificar se o documento foi emitido como sucesso e a data e hora de entrega.
Lembre-se de que é importante guardar este protocolo, uma vez que pode ser solicitado em algum momento para comprovar que a sua empresa está quite com o governo.
Quais são as consequências de não entregar a RAIS?
As empresas que não entregarem a RAIS 2024 até dia 17 de março ficam sujeitas a multas. Já aquelas que enviarem o documento com informações incorretas ou omissão de dados também terão que arcar com punições de ordem financeira.
O valor previsto é de R$ 425,64, acrescida de R$ 106,40 por bimestre de atraso. Já os gestores que omitirem dados na declaração pagarão ainda mais R$ 26,60 por empregados cadastrados com irregularidades.
Tudo certo sobre RAIS?
Como vimos, a RAIS é a maneira que o governo tem de efetuar um levantamento real sobre a situação trabalhista do país, recebendo, para isso, informações fornecidas pelas empresas que influenciarão na tomada de decisões para o crescimento do mercado de trabalho nacional.
Na dúvida sobre como emiti-la, converse com o seu contador, mas não deixe de entregar os documentos requeridos nas datas previstas.
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