O que é uma ordem de compra e qual a sua importância?
A ordem de compra é um registro documentado dos detalhes específicos de uma transação. Ou seja, inclui os produtos ou serviços a serem adquiridos, as quantidades, os preços, os termos de pagamento e as condições de entrega.
Gerenciar compras de forma eficiente é essencial para o sucesso de qualquer loja. Nesse sentido, a ordem de compra se destaca como um instrumento capaz de assegurar um processo de aquisição de produtos e serviços bem organizado e sem complicações.
Inclusive, se você já possui um e-commerce ou está pensando em abrir um, entender o que é uma ordem de compra e como ela pode otimizar seu negócio é fundamental. Isso porque uma ordem de compra bem estruturada pode evitar erros, melhorar o controle financeiro e fortalecer a relação com seus fornecedores.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é uma ordem de compra, como ela funciona e os benefícios que ela traz para o seu negócio digital. Continue a leitura! 😉
O que é uma ordem de compra?
Uma ordem de compra é um documento formal emitido por um comprador a um fornecedor, especificando os produtos ou serviços que deseja adquirir. Este documento inclui detalhes cruciais como quantidades, preços acordados, termos de pagamento e condições de entrega.
De modo geral, a ordem de compra serve como um contrato vinculativo que assegura que ambas as partes estão cientes e de acordo com os detalhes da transação, proporcionando clareza e segurança jurídica.
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Para que serve uma ordem de compra?
A ordem de compra serve para formalizar o pedido de aquisição de bens ou serviços, transformando uma solicitação informal em um documento oficial que estabelece um acordo claro entre o comprador e o fornecedor.
No contexto do varejo digital, por exemplo, a formalização do pedido é importante para manter a organização e a transparência no processo de compras, facilitando a comunicação e evitando mal-entendidos que comprometam o relacionamento comercial.
Por fim, a ordem de compra também simplifica o processo de faturamento e pagamento, proporcionando uma trilha de auditoria que pode ser revisada para garantir conformidade com os procedimentos internos e regulamentações externas.
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Requisição x pedido x ordem de compra
É comum existir uma certa confusão entre os termos requisição, pedido e ordem de compra por se achar que os três representam o mesmo. No entanto, isso não é verdade.
Então, compreender a diferença entre eles é fundamental para a gestão eficaz de compras. Confira, a seguir, um breve resumo sobre os três termos:
- Requisição: solicitação interna na empresa, feita por um departamento ou colaborador, solicitando a aquisição de bens ou serviços. A requisição não é enviada ao fornecedor; ela é utilizada para aprovar internamente a necessidade de compra;
- Pedido: solicitação formal enviada ao fornecedor, geralmente com base em uma requisição aprovada. O pedido especifica os produtos ou serviços necessários, mas pode não incluir todos os detalhes que constam na ordem de compra;
- Ordem de compra: documento oficial que confirma o pedido ao fornecedor, detalhando todos os aspectos da transação, incluindo quantidades, preços, termos de pagamento e condições de entrega. A ordem de compra serve como contrato vinculativo entre o comprador e o fornecedor.
💡 Saiba mais:
- O que é ordem de pagamento, como funciona e quais os tipos?
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Por que uma ordem de compra é importante?
Até aqui aprendemos o que é ordem de compra e para que serve uma. Agora, vamos passar pelos pontos que demonstram a importância desse documento. Confira a seguir:
Gestão financeira
Como vimos, a ordem de compra desempenha um papel primordial na gestão financeira da empresa. Isso porque ela ajuda a registrar todas as aquisições de forma organizada, facilitando a previsão de despesas e a gestão do orçamento.
Com todas as transações documentadas, é mais fácil monitorar e controlar os gastos, evitando surpresas financeiras.
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Controle de compras
A utilização de ordens de compra permite um controle rigoroso sobre as aquisições feitas pela empresa. Isso ajuda a evitar a duplicidade de pedidos, assegurar que todas as compras estejam de acordo com as necessidades reais e garantir que os fornecedores cumpram os termos acordados.
Além disso, facilita o rastreamento de todas as transações, permitindo uma visão clara de todas as compras realizadas.
Proteção jurídica
A ordem de compra serve como um contrato legal entre o comprador e o fornecedor. Sendo assim, em caso de disputas sobre entregas, qualidade dos produtos ou termos de pagamento, a ordem de compra pode ser usada como prova documental do acordo inicial, protegendo ambas as partes.
De modo geral, isso é especialmente importante em situações em que os termos da transação são questionados ou quando ocorrem divergências significativas.
Gerenciamento de riscos
Emitir ordens de compra de forma sistemática ajuda a minimizar diversos tipos de riscos associados às aquisições. Isso inclui o risco de fraudes, erros de compra, problemas com fornecedores e até mesmo falhas na cadeia de suprimentos.
Com um processo bem estruturado, é possível identificar e resolver potenciais problemas antes que eles se tornem críticos.
Como emitir uma ordem de compra?
Agora que você já sabe a importância de uma ordem de compra para um negócio que quer estar em conformidade legal e quer facilitar os seus processos, confira, a seguir, algumas boas práticas a serem seguidas:
1. Conheça os processos
É fundamental entender profundamente os processos internos da empresa antes de emitir uma ordem de compra. Isso inclui conhecer as necessidades de cada departamento, os procedimentos de aprovação e os fluxos de trabalho relacionados às compras.
Com esse conhecimento, é possível emitir ordens de compra que atendam às reais necessidades do negócio de maneira eficiente e eficaz.
2. Invista em um sistema de gestão empresarial
Implementar um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning), em português “Planejamento de Recursos Empresariais”, pode transformar a maneira como as ordens de compra são gerenciadas.
Esses sistemas automatizam e otimizam o processo de emissão de ordens de compra, reduzindo erros, aumentando a eficiência e proporcionando uma visão integrada de todas as operações da empresa.
Além disso, eles facilitam o acompanhamento e o controle das transações, melhorando a precisão dos registros.
💡 Saiba mais: Como funciona um sistema ERP na logística?
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3. Tenha uma boa comunicação entre equipes
Uma comunicação clara e eficaz entre os departamentos de compras, financeiro e estoque é essencial para garantir que todos estejam alinhados com os processos de aquisição.
Como resultado, isso ajuda a evitar erros, duplicidade de pedidos e garante que todos os departamentos estejam cientes das compras em andamento e das necessidades futuras.
4. Siga a política de compras do negócio
Adotar e seguir uma política de compras bem definida é primordial para padronizar os processos e assegurar que todas as ordens de compra sejam emitidas de acordo com critérios e procedimentos estabelecidos.
Isso inclui definir claramente os procedimentos de aprovação, os critérios para seleção de fornecedores e os termos e condições padrão para as aquisições.
5. Tenha planilhas de controle
Manter planilhas de controle detalhadas auxilia no monitoramento das ordens de compra emitidas. Essas planilhas devem informar o número da ordem de compra, data de emissão, detalhes dos itens adquiridos, status da entrega e data de pagamento.
Com esses dados organizados, é possível realizar uma análise detalhada do desempenho das compras e identificar áreas para melhoria.
Sabendo disso, para te ajudar, que tal fazer o download grátis da nossa planilha de cadastro de clientes para saber em quais casos é necessário emitir uma ordem de compra?
O que constitui um modelo de ordem de compra?
Um modelo de ordem de compra deve ser abrangente e incluir todas as informações necessárias para garantir uma transação clara e bem documentada. Os principais elementos de um modelo de ordem de compra incluem:
- Informações do comprador: nome, endereço, contatos e outras informações relevantes;
- Informações do fornecedor: nome, endereço, contatos e outras informações relevantes;
- Número da ordem de compra: um identificador único para rastreamento;
- Data de emissão: a data em que a ordem de compra foi emitida;
- Descrição detalhada dos itens: incluindo quantidades, especificações técnicas e códigos de produto;
- Preços unitários e totais: preço de cada item e o valor total da ordem de compra;
- Termos e condições de pagamento: detalhes sobre prazos e métodos de pagamento;
- Datas de entrega: prazo esperado para a entrega dos itens;
- Condições de envio: informações sobre transporte e responsabilidade pelo frete;
- Assinaturas autorizadas: assinaturas das partes envolvidas, indicando aprovação.
Qual é a validade de uma ordem de compra?
A validade de uma ordem de compra pode variar dependendo do tipo de ordem (diária, dia útil, VTC, com data limite), da plataforma de negociação e do mercado. Por exemplo, ordens diárias são válidas apenas para o dia em que foram enviadas, enquanto ordens VTC (válida até cancelar) permanecem válidas até serem canceladas.
Quando uma ordem de compra pode ser rejeitada ou cancelada?
Se houver divergências nos preços ou nas quantidades acordadas, ou se o fornecedor não puder cumprir os termos especificados, como prazos de entrega ou especificações técnicas, a ordem de compra pode ser renegociada ou cancelada.
Além disso, problemas de qualidade nos produtos fornecidos também são motivos comuns para rejeição, garantindo que o comprador não receba itens que não atendam aos padrões esperados. Da mesma forma, mudanças nas necessidades do comprador podem levar ao cancelamento de uma ordem de compra. Isso inclui situações como a decisão de não adquirir mais os itens ou a necessidade de ajustar as especificações do pedido.
Por fim, questões financeiras ou administrativas, como falta de fundos ou mudanças nas políticas de compras, também podem resultar no cancelamento.
Em quais formatos uma ordem de compra pode ser emitida?
Tradicionalmente, a ordem de compra era emitida em papel, preenchida manualmente e enviada por correio ou fax. No entanto, com a digitalização dos processos empresariais, os formatos eletrônicos tornaram-se predominantes.
Hoje em dia, ordens de compra podem ser geradas e enviadas por meio de sistemas de gestão empresarial (ERP), que permitem o preenchimento automático dos dados, a assinatura digital e o envio eletrônico via e-mail, por exemplo.
A Nuvemshop, por exemplo, tem integração direta com os ERPs mais conhecidos do mercado. São eles: TagPlus, Vhsys, Sensio, entre outros.
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Além dos formatos tradicionais e eletrônicos, há também a possibilidade de emitir ordens de compra por meio de plataformas de comércio eletrônico e marketplaces. Nestes casos, a ordem de compra é criada automaticamente quando o comprador faz uma solicitação de compra na plataforma.
Tudo entendido sobre ordem de compra?
Como vimos até aqui, implementar um processo robusto de emissão e gestão de ordens de compra pode trazer inúmeros benefícios, como redução de erros, economia de tempo e melhoria na organização financeira da empresa.
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