O que é OTIF na logística e como calcular o KPI? [guia]

OTIF, ou “On Time, In Full”, é uma métrica essencial para empresas que desejam monitorar a performance logística. Ela avalia a eficiência de entrega considerando dois critérios: se o pedido chegou dentro do prazo e se foi entregue conforme esperado pelo cliente.

Você sabe o que é OTIF? Esse indicador pode fazer diferença na otimização do processo logístico da sua empresa.

Resumidamente, o “On Time, In Full” mede se os produtos são entregues no prazo combinado e dentro das condições esperadas pelos clientes. Acompanhar esse indicador-chave é importante para garantir a satisfação dos clientes e ainda otimizar as operações de entrega da sua empresa, evitando problemas como atrasos e mercadorias danificadas.

Neste artigo, vamos entender como calcular o OTIF, as vantagens de implementar em sua empresa e como fazer isso. Vamos lá?

O que é OTIF?

OTIF é um indicador de desempenho logístico utilizado para medir a eficiência das entregas de uma empresa. A sigla significa “On-Time, In-Full“, em tradução livre para o português, No Prazo e Completo.

Ou seja, ele indica se as entregas aconteceram dentro do prazo estabelecido e em perfeitas condições de acordo com as expectativas dos clientes.

Sendo assim, é utilizado por qualquer tipo de empresa que precisa realizar entregas para os clientes e serve para aprimorar o fluxo de gestão logística, garantir a satisfação e otimizar a qualidade da cadeia de suprimentos (supply chain).

Geralmente, o indicador OTIF é calculado como uma porcentagem do total de entregas concluídas no prazo determinado e nas condições ideais.

💡Saiba mais: O que é logística de distribuição e qual a sua importância?

Por que acompanhar o OTIF?

O OTIF é um KPI (indicador-chave de performance) importante para a logística e deve ser acompanhado pelas empresas que desejam entender a eficiência do seu ciclo logístico.

Para isso, o índice é dividido em duas métricas:

• On Time (No prazo): analisa se o prazo de entrega foi cumprido de acordo com o combinado com o cliente;
• In Full (Completo): avalia se a mercadoria foi entregue sem causar prejuízos à sua qualidade.

Ou seja, acompanhar o OTIF permite que as empresas identifiquem as causas dos atrasos nas entregas e os possíveis erros que podem ter comprometido o estado final do produto.

Um índice “On Time” baixo indica problemas na gestão da armazenagem, na linha de produção ou na separação dos pedidos. Já a baixa porcentagem do “In Full” costuma indicar problemas no serviço de atendimento e na etapa de pós-venda.

Com isso, é possível implementar melhorias para evitar que os problemas se repitam e reduzir custos com retrabalhos e devoluções, por exemplo.

Como calcular o OTIF?

O cálculo do OTIF é simples, mas exige atenção aos detalhes e uma base de dados consolidada de, no mínimo, seis meses.

Como vimos, o OTIF é a união de duas métricas, “On Time” e “Full Time”, certo? Por isso, o cálculo precisa ser dividido em duas partes.

Para exemplificar, vamos supor que uma fabricante de cosméticos precisou enviar 200 kits de shampoo e condicionadores para uma revendedora dentro de 20 dias úteis. A loja recebeu o pedido dentro do prazo, mas identificou que, dos 200 kits, 12 sofreram avarias durante o percurso de entrega.

Com esses dados podemos calcular as duas métricas do OTIF. No “On Time”, é necessário avaliar se a entrega foi feita no prazo. Neste caso, a entrega dos kits foi realizada dentro dos 20 dias úteis estabelecidos. Ou seja, o “On Time” = 100% (1).

Para calcular o “In Full” precisamos considerar que, dos 200 kits, 12 sofreram danos. Dessa forma:

• Kits sem danos = 200 – 12 = 188
• “In Full” = (188 / 200) * 100 = 94%

Ou seja, no exemplo, o “In Full” é de 94% (0,94). Agora, com essas duas métricas calculadas, podemos avançar para o resultado do OTIF:

% OTIF = ( % On Time x % In Full)

Com os dados obtidos, fica assim:

• % OTIF = 1 x 0,94

Realizando a operação, temos OTIF = 94%.

Quais as vantagens de implementar OTIF na operação?

Agora que você já entendeu o que é OTIF e como calcular o indicador-chave de logística, vamos conferir os principais benefícios de implementá-lo em sua empresa. Veja:

Identificar erros

Sem dúvidas, uma das grandes vantagens de adotar o cálculo do indicador OTIF na sua empresa é a facilidade para identificar os erros que podem estar sendo cometidos ao longo da cadeia logística, como atrasos, avarias ou falta de produtos.

Ao acompanhar o desempenho das entregas, a empresa consegue ajustar as operações conforme sua necessidade e melhorar a eficiência e a qualidade dos processos. Sendo assim, a análise desses erros por meio do OTIF possibilita a implementação de melhorias contínuas, evitando repetição de erros anteriores.

Se você vende online, contar com uma plataforma de e-commerce que oferece soluções de frete que garantem a entrega do produto no tempo certo e sem avarias para seus clientes é fundamental.

A Nuvemshop, por exemplo, oferece seu próprio meio de envio: o Nuvem Envio, que garante fretes rápidos e econômicos pelos Correios e diversas transportadoras. Além disso, a plataforma oferece inúmeras integrações com serviços de logística.

Reduzir custos

Outro benefício significativo para as empresas ao implementar o OTIF é a redução de custos. Isso acontece porque o acompanhamento desse indicador permite monitorar a eficiência das entregas.

Com isso, é possível identificar falhas como reentregas, avarias, atrasos, trocas e devoluções, que geram despesas extras para o seu negócio. Ou seja, ao identificar esses problemas, a empresa pode agir implementando medidas de correção para garantir que os produtos sejam entregues dentro do prazo e em boas condições.

Além disso, com a otimização do processo de entrega, a empresa libera tempo e recursos que podem ser direcionados para atividades de maior valor estratégico.

💡Saiba mais: Como fazer uma redução de custos?

Aumentar a satisfação dos clientes

OTIF está diretamente ligado a satisfação dos clientes com a sua empresa. Isso porque, ao garantir que os produtos sejam entregues no prazo e em perfeitas condições, o seu negócio atende as expectativas dos consumidores.

Assim, com um fluxo logístico otimizado e eficiente, os clientes conseguem se sentir mais seguros em relação a compra e passam a confiar na marca. Esse pode ser um fator determinante para fidelizar clientes e até fazer com que falem bem da sua marca para outras pessoas, o famoso marketing boca a boca.

Como implementar o OTIF?

Adotar um novo indicador nos processos logísticos da sua empresa exige paciência por parte do gestor. Além disso, é importante que toda a equipe entenda a importância da nova métrica e contribua para mantê-la sempre atualizada.

Para te ajudar nesse processo, separamos alguns passos que podem te guiar na implementação do OTIF. Confira:

Documente os processos

A documentação dos processos logísticos é a primeira etapa na implementação do novo indicador, o OTIF.

Para que o índice funcione de forma eficaz a empresa deve ter uma visão clara de todas as etapas envolvidas no processo de entrega, desde o pedido até a chegada do produto para o cliente final. Então, é necessário reunir informações como:

• Tempo de processamento;
• Responsáveis por cada etapa;
• Recursos necessários;
• Metas almejadas.

Com isso, a empresa consegue garantir maior eficiência no momento de identificar e corrigir problemas e manter os colaboradores alinhados quanto às expectativas dos processos e as principais práticas a serem seguidas.

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Registre as etapas

Feito isso, é importante registrar todas as etapas das operações logísticas. Esses registros permitem que a empresa realize um monitoramento preciso do processo de entregas.

Além disso, detalhar as etapas auxilia na previsão de possíveis problemas e, se necessário, na aplicação de ações para resolver falhas.

Por isso, é importante explicar para a equipe a importância de atualizar constantemente as informações sobre as entregas, como datas de agendamento, motivos de devolução e, quando possível, registrar as ocorrências, como produtos danificados, por meio de fotos.

Esse processo é importante, já que qualquer detalhe pode impactar o resultado final e auxiliar no processo de tomada de decisões para otimizar os processos logísticos.

Analise os dados

A etapa de análise de dados é importante no processo de implementação do OTIF, já que a coleta das informações de forma detalhada permite que a empresa identifique falhas e monitore seu desempenho, como vimos anteriormente.

Analisar o histórico de dados pode identificar padrões, como atrasos frequentes ou erros em determinada etapa do processo logístico. Com isso, é possível que o gestor da área implemente medidas de correção de forma eficaz.

Use um bom software

Para administrar todas essas informações e implementar o OTIF é importante investir em um bom software de gestão. É importante que esse sistema gerencie todas as etapas do processo logístico e mostre informações organizadas sobre o desempenho das entregas.

Além do monitoramento dos KPIs, um sistema de gestão pode auxiliar em outras funções, como planejamento das melhores rotas, acompanhamento dos veículos em tempo real e até a gestão financeira envolvida no processo.

💡 Saiba mais: Como funciona a logística 4.0?

Entendeu o que é OTIF na logística?

Esperamos que este guia tenha esclarecido as suas principais dúvidas sobre o indicador-chave OTIF. Lembre-se que para conseguir melhores resultados nas operações logísticas, é importante investir em uma gestão baseada em dados, como o “On Time” e “Full Time”.

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