O que é planejamento operacional de uma empresa e como fazer?
Planejamento operacional é o processo de definir e organizar as atividades diárias de uma empresa para alcançar objetivos específicos. Isso inclui a distribuição de tarefas, recursos e prazos das ações a serem executadas pela equipe.
Que o planejamento é a chave para o sucesso de qualquer empreitada, não é segredo. E, quando pensamos nos desafios enfrentados pelas empresas, o planejamento operacional se torna ainda mais importante para a rotina do negócio.
Isso porque, embora o planejamento estratégico seja o primeiro passo para definir as metas de longo prazo de uma organização, é o planejamento operacional que vai transformar as metas em objetivos menores e práticos, que serão executados no dia a dia.
Então, para ter certeza que o seu negócio vai se manter no caminho certo em direção ao seus objetivos, preparamos esse guia completo para criar o plano operacional de uma empresa. Confira! 📝
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional é o processo de detalhar as atividades diárias, recursos e prazos necessários para atingir os objetivos de uma empresa. Ou seja, ele coloca em prática tudo aquilo que foi determinado como meta no planejamento estratégico do negócio.
Para isso, o modelo foca nas operações cotidianas, nos processos internos da empresa e no uso de seus recursos, que podem ser humanos ou financeiros, por exemplo.
Aqui, a ideia é que o plano operacional seja algo mais prático, com ênfase em objetivos de curto prazo, como de três a seis meses, para garantir que todas as tarefas sejam executadas de maneira eficiente e a organização alcance o resultado planejado.
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Qual a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional?
O planejamento estratégico é focado no longo prazo e envolve a definição de objetivos gerais e metas amplas para a organização. Os responsáveis pelas decisões são CEOs, diretores e outros superiores, que elaboram um plano complexo com as projeções futuras da empresa.
Para que as estratégias sejam colocadas em prática, entra em cena o planejamento tático. Seu objetivo é traduzir a estratégia em planos mais detalhados para os diferentes departamentos da empresa, definindo metas específicas, alocação de recursos e planos de ação a serem seguidos.
Por fim, o planejamento operacional compreende ações de curto prazo, ou seja, as atividades diárias. Para isso, ele detalha tarefas, recursos necessários, cronogramas e orçamentos para garantir a eficiência das operações e torná-las mais fáceis e estratégicas.
Qual a importância do planejamento operacional?
O planejamento operacional é importante para que as empresas tenham um fluxo de trabalho mais claro e alinhado aos objetivos gerais do negócio. Isso quer dizer determinar metas palpáveis para que toda a equipe tenha clareza sobre o impacto que suas ações trarão em médio e curto prazos.
Uma das maiores vantagens do planejamento operacional é que ele permite identificar potenciais gargalos e barreiras. Assim, ele ajuda a entender quais áreas não estão trazendo a receita prevista, quais estão gerando perdas, quais apresentam os melhores indicadores etc.
Acompanhando esses dados em tempo real, os líderes e tomadores de decisão conseguem otimizar os processos e propor melhorias para que as metas sejam alcançadas sem impedimentos e dentro do prazo previsto.
Portanto, podemos dizer que o planejamento operacional contribui para potencializar os resultados da empresa, porque possibilita o alinhamento entre os setores da companhia e as ações operacionais.
💡 Saiba mais: Como aplicar a gestão de projetos no seu negócio?
Como fazer um plano operacional?
O primeiro passo para criar o planejamento operacional é ter um planejamento estratégico bem elaborado. Afinal, é necessário saber quais são os objetivos da organização para organizar as tarefas que o levarão até eles.
Com essa parte pronta, é hora de operacionalizar esse objetivo. Para isso, algumas perguntas que podem surgir são:
- Como fazer?
- Qual é o prazo?
- Quem será o responsável?
- Quais tarefas precisam ser divididas?
- Qual o valor necessário?
- Quais ferramentas serão usadas?
- Qual o nível de esforço envolvido?
- Há alternativas para otimizar o processo?
Mas, para te ajudar a organizar todas essas ideias, trouxemos aqui o passo a passo para criar o plano operacional de uma empresa. Veja:
1. Determine o escopo do planejamento
O escopo do planejamento operacional diz respeito à definição dos objetivos do plano e suas características. Isto é, quais diretrizes do planejamento tático serão usadas como referência para a criação da parte operacional.
É a partir do escopo que o time saberá quais atividades precisam ser realizadas e qual peso elas têm em relação ao planejamento estratégico da empresa. Para isso, lembre-se de determinar as etapas de cada tarefa, o modo de fazer e qual a conexão de cada uma delas com o objetivo final.
2. Crie processos bem estruturados
Para que uma tarefa seja executada com excelência e agilidade, é necessário criar etapas e desenhar um fluxograma de trabalho, descrevendo detalhadamente cada processo, as etapas, os responsáveis e os recursos necessários.
Essa padronização vai ajudar a garantir a qualidade do trabalho, eliminar os riscos de erros e gerenciar melhor o tempo gasto em cada tarefa. Além disso, é fundamental organizar bem o fluxo de atividades, ou seja, determinar o que exatamente será feito em cada etapa.
3. Determine prazos
Quanto tempo será necessário para finalizar uma atividade? E o projeto inteiro? É importante definir um cronograma de tarefas para que todos estejam cientes dos prazos e comprometidos a cumpri-los.
O tempo é um recurso muito valioso nas empresas, por isso, vale a pena sempre otimizá-lo para tornar as tarefas mais ágeis e acertadas. Nesta etapa, você pode usar, por exemplo, diferentes ferramentas de gestão de projetos para ajudar a monitorar o progresso das atividades.
4. Defina os indicadores de performance
Para avaliar o sucesso do seu projeto, também é importante elencar quais números serão medidos e acompanhados ao longo do tempo. Fazer uma gestão baseada em indicadores de performance é fundamental para entender o que está indo bem e o que ainda precisa melhorar.
Os OKRs (objectives and key results ou “objetivos e resultados-chave”, em português) podem ser uma solução viável para entender se as suas ações estão levando a empresa ao resultado esperado.
Para colocar essa metodologia em prática, você pode definir uma série de objetivos e, em seguida, transformá-los em algo que você possa calcular, preferencialmente com indicadores de desempenho. Assim, você poderá medir se os objetivos estão sendo alcançados ou não.
💡 Saiba mais: 7 KPIs que todo e-commerce deve acompanhar
5. Faça o gerenciamento de riscos
Algo que poucas empresas fazem é prever quais problemas podem acontecer ao longo do projeto e descrever formas de resolvê-los e evitá-los. Isso é chamado de gerenciamento de riscos, um mapeamento que serve para resguardar o time quanto a possíveis contratempos.
Tente prever quais são os riscos inerentes ao projeto, principalmente com base em vivências anteriores, e detalhe de que forma os colaboradores podem solucioná-los. Ter esses passos documentos fará toda a diferença para que qualquer pessoa consiga resolver o problema, mesmo que seja alguém novo na empresa.
6. Monitore os resultados e refaça o plano se necessário
Caso, ao longo do planejamento operacional, você note que os objetivos não foram alcançados, é o momento de entender o que deu errado, mudar a rota e determinar novas metas. No entanto, chegar a essa conclusão só será possível se você acompanhar de perto os resultados do time.
Para isso, a dica é monitorar os indicadores definidos e realizar reuniões periódicas para revisar os resultados. Essa pode ser uma grande oportunidade para entender a situação real e discutir possíveis ajustes no plano operacional.
Pronto para fazer o planejamento operacional da sua empresa?
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender o que é planejamento operacional e qual a sua importância um negócio. Assim, você estará pronto para tirar a sua ideia do papel e levá-la rumo ao sucesso.
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