O que é plano de ação e como fazer um?
Largamente utilizado no meio empresarial, o plano de ação faz parte do planejamento estratégico de qualquer negócio e é peça fundamental para monitorar os processos do seu e-commerce e, consequentemente, a saúde da empresa.
Muitos gestores sentem dificuldade para organizar suas tarefas e priorizar aquelas que trazem resultados positivos mais rapidamente. Além de facilitar essa atividade, o plano de ação ainda permite delegar as funções e monitorar os resultados de cada passo executado.
Quer saber como potencializar as vendas no e-commerce? Então, veja o que é plano de ação, qual a sua importância e como fazer. Vamos lá?
O que é plano de ação?
Plano de ação é um documento no qual são registradas as ações que precisam ser executadas para a empresa alcançar determinado objetivo ou solucionar um problema. Ele precisa ser simples, direto ao ponto e de fácil compreensão para todos os membros da equipe.
Além de descrever as atividades em si, o documento de plano de ação deve conter os responsáveis pelas funções e o prazo para início e término de cada tarefa, além de descrever planos de contingência para eventuais riscos.
O plano de ação — que também pode ser conhecido como plano de atividade ou plano de trabalho — é uma ferramenta de planejamento estratégico, usada para monitorar atividades. Ele é normalmente desenvolvido em planilhas, mas nada impede que você crie o seu em papel ou utilize algum recurso visual.
Um bom planejamento deve, então, contemplar os seguintes critérios:
- Listar o objetivo geral que se deseja alcançar com o plano de ação;
- Elencar as atividades a serem executadas;
- Definir início e fim das ações;
- Discriminar o orçamento necessário;
- Nomear os responsáveis pelas tarefas e suas atribuições;
- Prever os riscos envolvidos e executar planos de contingência.
Qual a importância do plano de ação no planejamento estratégico?
Um documento de plano de ação consegue passar clareza para a equipe sobre os trabalhos que precisam ser feitos e de que forma eles precisam ser executados. Essa transparência ajuda a organizar os processos e controlar o fluxo de tarefas de um setor ou da empresa.
Isso permite que tanto um colaborador mais experiente quanto aquele que acabou de chegar na organização consigam atingir altos níveis de produtividade, já que sabem exatamente o que e como fazer determinada atividade.
Podemos dizer, então, que o plano de ação é importante para otimizar o tempo e garantir a qualidade e excelência do trabalho desenvolvido. O mesmo vale para quando o cenário da empresa não está positivo e ações precisam ser tomadas para reverter a situação. A elaboração do documento permite identificar os problemas e agir o quanto antes.
Metodologias do plano de ação
Como o plano de ação tem o objetivo de otimizar o planejamento e a execução de uma meta, tendo em vista solucionar um determinado conflito, ele precisa seguir um modelo predeterminado.
Sua elaboração pode levar em conta alguns métodos de planejamento estratégico — inclusive a soma de mais de um — a depender do estilo de gestão adotado pela empresa. Confira, a seguir, quais são os três mais usados:
5w2h
O método 5w2h é uma checklist administrativa que visa a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.
A sigla 5w2h é formada pelas iniciais, em inglês, de sete fatores que vão garantir o êxito de uma atividade. São elas:
- What: o que será feito?
- Why: por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: quando será feito?
- Who: por quem será feito?
- How: como será feito?
- How much: quanto vai custar?
Respondendo a essas sete perguntas, fica mais fácil ter previsibilidade sobre a conclusão de tarefas do plano de ação. Isso vai, consequentemente, ajudar a guiar seus projetos com mais exatidão.
PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que permite otimizar qualquer processo dentro de uma empresa. A sigla vem do inglês e representa as quatro etapas do processo:
- Plan (planejar);
- Do (executar);
- Check (verificar);
- Act (agir).
Esses são os quatro passos que constituem a metodologia na prática. Eles são executados em sequência durante ciclos, que se repetem continuamente para garantir o aprimoramento de planos de ação, processos e produtos nas empresas.
Esse método é vantajoso por ser simples, eficiente, capaz de promover a melhoria contínua dos processos da equipe e, por conta disso, promover o engajamento de todos os envolvidos no plano de ação.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, é uma ótima ferramenta para relacionar um resultado que não era esperado aos aspectos que contribuíram para se chegar até ele.
A ferramenta consiste em um gráfico usado para organizar ideias e analisar qual foi a causa-raiz de um problema, ou seja, quais fatores foram responsáveis por criar uma situação indesejada na empresa.
Durante a elaboração do plano de ação, o Diagrama de Ishikawa pode ajudar a hierarquizar e priorizar as causas encontradas, além de permitir um registro intuitivo, o que facilita análises futuras.
Como fazer um plano de ação?
Agora que você já sabe o que é plano de ação, para que serve e quais as vantagens dessa ferramenta para a sua empresa, chegou o momento de aprender como fazer um. Confira o passo a passo:
1. Defina os objetivos
O primeiro passo, sem dúvida, é elencar os objetivos principais da organização. Todos os membros da equipe precisam ter clareza sobre missão, visão e valores da empresa para que o plano de ação não destoe dessas premissas. Veja o que cada uma representa:
- Missão: o propósito que motivou a criação da empresa;
- Visão: onde a organização pretende chegar e o que deseja alcançar;
- Valores: princípios que conduzem o comportamento das pessoas.
Nessa etapa, é importante extrair do planejamento estratégico todos os elementos que servirão de guia para a definição dos objetivos. Estes, por sua vez, precisam ser claros e atingíveis, principalmente porque servirão como a base do plano de ação.
💡 Saiba mais: O que é brainstorm e como fazer para ter ideias de sucesso?
2. Identifique as ações necessárias
Objetivos definidos, faça uma checklist, ou lista de verificação, de todas as medidas que devem ser tomadas ao longo da execução do seu plano de ação para alcançar o resultado esperado.
Reúna as equipes das áreas envolvidas e discuta as tarefas, respondendo aos questionamentos que surgirem. Caso você sinta necessidade, as reuniões podem ser separadas por setor.
Tenha atenção no momento de identificar os responsáveis pelas atividades e cuide para que ninguém fique sobrecarregado ou ocioso.
3. Crie metas mensuráveis
As pessoas da sua equipe precisam ver as metas como desdobramentos dos objetivos traçados. Por isso, o ideal é que elas preencham certos requisitos para que consigam servir ao propósito, que é orientar o time até o final do plano de ação.
Para definir metas estratégicas, é interessante usar o conceito de SMART. Segundo essa metodologia, uma meta precisa ser:
- Specific (específica): direta ao ponto, sem deixar margem para ambiguidades;
- Measurable (mensurável): possível de ser medida;
- Attainable (alcançável): não excessivamente difícil ou fácil;
- Relevant (relevante): importante para a estratégia do negócio;
- Time-bound (temporal): com prazo predeterminado para ser concluída.
4. Elabore uma apresentação visual
O visual, mesmo que não percebamos, faz parte do nosso dia a dia: em gestos, expressões faciais, comportamentos e até mesmo nos emojis que enviamos em mensagens do WhatsApp, por exemplo. Ou seja, ele compõe diálogos e ativa a nossa memória.
Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo da Nielsen, o ser humano é capaz de se lembrar de apenas 10% do que ouve, de 20% do que lê e de 80% do que visualiza! Por isso, crie uma apresentação visual para divulgar o plano de ação aos envolvidos e, com isso, garantir que todos tenham entendido a proposta.
Recursos como infográfico, mapa conceitual e a própria checklist são muito úteis nesse momento.
💡 Saiba mais: O que é design thinking e como aplicar o método em 6 etapas
5. Delegue as tarefas
Não basta apenas separar as atividades entre os membros do seu time e esperar que os resultados sejam alcançados. Até a divisão precisa ser coerente com o nível de complexidade da tarefa e as aptidões de cada pessoa.
Veja a possibilidade de desmembrar as tarefas maiores e mais difíceis em atividades menores, assim fica mais fácil monitorar seu andamento e gasta-se menos tempo na execução.
6. Estabeleça prazos
Além de delegar os responsáveis pelas funções, é preciso determinar prazos. Eles ajudam a guiar os gestores, mostram quanto tempo está sendo gasto no trabalho e garantem o cumprimento do plano de ação o quanto antes.
Lembre-se de criar prazos coerentes com as atribuições e que contribuam para um ciclo produtivo, sem pressionar demais os colaboradores ou deixá-los ociosos.
7. Monitore o processo
É preciso que as lideranças acompanhem a execução do plano de ação e identifiquem pontos de melhoria durante o processo. Situações de risco podem surgir ao longo do caminho, por isso é preciso estar preparado para colocar em prática planos de contingência.
Oriente a equipe a elaborar relatórios semanalmente para que os resultados alcançados até o momento sejam apresentados e analisados. Essas medidas são essenciais para aprimorar o projeto e garantir que as metas sejam alcançadas da forma planejada.
8. Analise os resultados
Ao final, é possível comparar as expectativas e os resultados atingidos para saber se o plano de ação foi bem executado. Tente fazer uma análise crítica dos avanços que você e sua equipe fizeram e o que poderia ter sido melhor. Isso será fundamental para estruturar os planos seguintes.
Modelos de plano de ação
Embora o plano de ação tenha uma estrutura relativamente definida, a forma como você vai montá-lo dependerá de suas preferências e do estilo da sua equipe. Por isso, podemos dizer que não existe modelo certo ou errado, o que existe é a melhor forma de conduzir o time a atingir os objetivos traçados.
Veja, a seguir, um modelo simples de plano de ação seguindo a metodologia 5w2h:
Fonte: Pinterest
Esse tipo de formulário pode ser utilizado na sua empresa para lidar com problemas relacionados a demanda de clientes, problemas no envio de produtos, demora no processamento de pedidos, enfim, todos os gargalos que surgem no dia a dia de um e-commerce.
Na imagem abaixo, temos um plano de ação com uma estrutura semelhante, confira:
Fonte: Pinterest
Se você precisa fazer uma redução de custos na sua empresa, pode usar o exemplo descrito no modelo de plano de ação abaixo:
Fonte: Pinterest
Perceba que o planejamento foi criado para um contexto doméstico, mas nada impede que você elabore algo semelhante para melhorar a situação do seu negócio online.
Que tal começar a criar seu plano de ação?
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender o que é plano de ação, para que serve esse recurso estratégico e como criar um planejamento completo para a sua empresa.
No entanto, de nada adianta criar planos de ação para melhorar a saúde do seu e-commerce se você ainda não conta com os recursos de uma plataforma como a da Nuvemshop. Crie sua loja virtual grátis hoje mesmo! 💙
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