Quebra de estoque: impactos e como evitar que aconteça

Imagine que um consumidor chega à sua loja em busca de um determinado item. Mesmo tendo a mercadoria estocada, você percebe que não pode fechar a venda porque ela foi mal armazenada e está danificada. Isso é a quebra de estoque.

Essa perda de mercadoria é ruim para o consumidor, que tem uma experiência de compra frustrante; e ainda pior para o lojista, que pode deixar de lucrar com a venda e até mesmo perder o cliente.

Então, se você quer saber como evitar que isso aconteça no seu negócio, continue a leitura! Neste artigo, trouxemos sete passos para evitar a perda de estoque e garantir uma gestão eficiente do nível de mercadorias.

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O que é quebra de estoque?

Quebra de estoque acontece quando há perda de produtos fisicamente danificados, com prazo de validade vencido ou extraviados. Ela pode ocorrer devido a problemas no armazenamento, manuseio ou má qualidade da mercadoria.

Nesse caso, o item não pode ser vendido até ser reparado ou substituído. Por isso, a perda de estoque representa um custo adicional para a empresa, seja pelo desperdício do produto ou pelo reinvestimento necessário para adquirir um novo item.

Qual a diferença entre quebra e ruptura de estoque?

Como vimos, a quebra de estoque está relacionada à perda de produtos por falhas no armazenamento. Já a ruptura de estoque indica que não existem mercadorias armazenadas para venda.

Isso pode acontecer principalmente em lojas que têm alto volume de pedidos e uma complexidade maior na gestão de estoque.

Já a quebra de estoque tem a ver com a condição das mercadorias. Considere, por exemplo, que uma loja de roupas tem um estoque de 50 camisetas. Imagine que as paredes do local de armazenamento mofaram, manchando as peças que estavam estocadas. Portanto, essas mercadorias foram perdidas por estarem danificadas, significando uma quebra de estoque.

Agora, imagine que um cliente acessa a loja virtual para comprar uma dessas camisetas. Entretanto, no momento de finalizar a compra, o sistema acusa que todas as peças já foram vendidas. Nesse caso, o armazenamento está zerado, ou seja, é uma ruptura de estoque.

Para melhor visualização das diferenças entre ruptura de estoque e quebra de estoque, veja a tabela comparativa abaixo:

Quais as principais causas da quebra de estoque?

A quebra de estoque pode acontecer por diversos motivos. Alguns dos principais são:

• Furto e roubo de mercadorias;
• Desvios de carga;
• Armazenamento incorreto;
• Acidentes no local de estoque;
• Prazo de validade vencido;
• Fragilidade dos itens;
• Falhas no controle de estoque;
• Obsolescência;
• Má qualidade dos produtos.

Para te ajudar no controle de validade dos produtos, é possível contar com a planilha de controle de validade da Nuvemshop, que simplifica o monitoramento e visualização dessas informações:

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Além disso, muitas vezes as peças podem vir danificadas do fabricante ou sofrer danos no transporte até a loja. Por isso, é importante conferir todas as mercadorias no momento da entrega para evitar prejuízos no futuro.

Como a quebra de estoque influencia as vendas no e-commerce?

A quebra de de estoque pode atrapalhar o seu negócio de diversas formas. Confira, a seguir, as principais:

Perda de vendas

Sem dúvidas a pior consequência para os lojistas com a quebra de estoque é a perda direta de vendas devido a falta de mercadoria no momento da compra.

Quando um produto disponível no estoque não pode ser vendido por estar danificado, vencido ou perdido, a loja deixa de faturar e pode comprometer a satisfação do consumidor.

Confiabilidade da marca

A perda de vendas influencia diretamente na imagem da sua marca no mercado. Imagine a situação: um cliente efetua uma compra no seu e-commerce e, depois, recebe a notícia de que o item não está mais disponível para entrega.

Essa situação gera insatisfação, perda de confiança e pode até resultar em avaliações negativas, o que pode manchar a imagem da sua empresa para potenciais clientes.

Aumento de custos operacionais

Por fim, os custos operacionais podem se tornar elevados na tentativa de compensar a quebra de estoque associado a reposição expressa de produtos perdidos ou danificados.

Para isso, é comum que os lojistas precisem lidar com despesas de frete adicionais para rebater o estoque rapidamente, por exemplo.

Como contabilizar a quebra de estoque?

Realizar a contabilização da quebra de estoque é importante para ajustar o controle financeiro da empresa, identificar perdas, ajustar o inventário e avaliar o impacto da quebra. Entenda como contabilizar a quebra de estoque:

Identifique a quebra

O primeiro passo é analisar todos os produtos do estoque para identificar os itens danificados, vencidos ou extraviados e registrar no controle de inventário.

Dependendo do tamanho do seu estoque, esse processo pode ser feito manualmente ou com o auxílio de um sistema de gestão de estoque.

Calcule o valor da perda

Após identificar os itens, você precisa identificar o valor perdido na quebra de estoque. Para isso, multiplique a quantidade de produtos inutilizados pelo valor unitário de custo de cada item.

Por exemplo, se dez unidades de um produto que custam R$ 50 cada foram perdidas, o valor de quebra é de R$ 500.

💡Saiba mais: O que é custo de estoque e como gerenciar de forma eficiente?

Faça o lançamento contábil

O próximo passo é fazer o registro contábil, já que o valor definido acima precisa ser incluído como uma despesa operacional do período em que ocorreu a quebra de estoque.

Então, para fazer o registro, o valor deve estar na conta de despesas e com uma sinalização de quebra de estoque ou perdas de estoque. Assim, é possível visualizar melhor a quantia que foi perdida com a quebra.

Ajuste o estoque final

Por fim, é necessário registrar os produtos no sistema de gestão de estoque. Assim, você evita que itens indisponíveis continuem aparecendo como ativos no estoque.

Além de retirar os itens do sistema, também é necessário repor os produtos perdidos, levando em conta a demanda do e-commerce. Assim, você evita rupturas de estoque e demais contratempos.

O que fazer para evitar a quebra de estoque?

Para minimizar a perda de estoque, é fundamental usar estratégias de gerenciamento de armazenamento. A seguir, listamos passo a passo o que fazer para evitar que isso aconteça. Confira:

Atualize o inventário

Atualizar o inventário de estoque serve para conferir todas as mercadorias, identificar se existe algo faltando e detectar danos visíveis nos produtos, como manchas, quebras ou rachaduras.

Essa também é uma forma de mapear itens com maior risco de perda, como peças muito frágeis que estejam mal armazenadas e que podem ser transferidas para prateleiras com mais segurança.

Lembrando que a forma mais eficiente de fazer essa análise é por meio de um estoque virtual, ou seja, um registro digital do seu inventário.

💡Saiba mais: O que é estoque mínimo e como fazer o cálculo no meu negócio?

Mantenha um controle de estoque

Fazer um controle de entradas e saídas de produtos também é essencial para monitorar os níveis de armazenamento. Dessa forma, é possível acompanhar a saída de produtos mais antigos, por exemplo, evitando que eles fiquem parados no estoque com risco de se tornarem obsoletos ou vencidos.

Sendo assim, é importante garantir a organização de tudo o que envolve as suas mercadorias, desde o recebimento até a entrega ao cliente final.

Tenha bons fornecedores

Trabalhar com bons fornecedores reduz as chances de receber produtos danificados ou com defeito, o que também pode levar à perda de estoque. Por isso, é importante ter um critério rígido para escolher esses parceiros.

Além disso, manter um contato de longo prazo com o mesmo fornecedor cria uma relação de confiança. Assim, é mais fácil conseguir soluções mais rápidas para substituir mercadorias ou receber o reembolso.

Aproveite para acessar a lista de fornecedores grátis da Nuvemshop. A ferramenta oferece uma variedade de parceiros para o seu negócio:

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Conheça a rotatividade dos produtos

A rotatividade dos produtos, também conhecida como giro de estoque, está relacionada à frequência com que as mercadorias são vendidas e repostas no espaço de armazenagem.

Aqui, é preciso considerar que nem todos os itens têm a mesma saída. Alguns podem ser vendidos em poucos dias, o que demanda uma reposição frequente, enquanto outros ficam algum tempo armazenados até consumir todo o lote de reposição.

Conhecer essa rotatividade é importante para fazer o planejamento de pedidos. Nesse caso, as mercadorias que passam mais tempo estocadas podem ter uma reposição mais espaçada, evitando o acúmulo de produtos que não serão utilizados.

Faça uma previsão de demanda

Fazer a previsão de demanda também é uma forma de estimar a quantidade de mercadorias necessárias a cada lote de reposição. Uma análise do histórico de venda, por exemplo, pode revelar produtos sazonais, que têm mais ou menos saída em determinado período do ano.

Com isso, é possível fazer pedidos de reposição mais precisos. Essa é uma forma de encontrar o equilíbrio entre ter mercadorias suficientes para atender à demanda e evitar o excesso de itens, que podem ser danificados pelo mau armazenamento ou se tornarem obsoletos com o tempo.

💡Saiba mais: O que é e como calcular o estoque sazonal?

Ofereça descontos e promoções

Se você tem produtos com prazo de vencimento próximo ou correndo o risco de se tornarem obsoletos, oferecer descontos e promoções é uma forma de incentivar a saída dessas mercadorias paradas e evitar a quebra de estoque.

Para isso, é preciso contar com uma boa gestão de estoque. Afinal, é preciso mapear com antecedência os produtos com risco de perda para que haja tempo de planejar campanhas promocionais que possam estimular a venda rápida ainda garantindo lucro sobre as peças.

Aposte em automação

Fazer todo esse controle de forma manual não é uma tarefa fácil, mesmo para pequenas empresas. Por isso, usar um sistema de controle de estoque é uma forma de automatizar esse processo.

Um software de gestão pode armazenar dados dos produtos, como data de entrada em estoque, data de validade e quantidade de itens disponíveis. Dessa forma, é mais fácil acompanhar o risco de quebra de estoque e evitar que isso aconteça.

💡Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?

É importante garantir que a sua plataforma de e-commerce esteja bem integrada a sistemas de gestão. Assim, todo o processo acontece de forma automatizada e assertiva, com a possibilidade de configurar alertas de prazo de vencimento próximo ou tempo limite de armazenamento.

Principalmente se sua loja já tem alto faturamento, é essencial ter uma plataforma robusta integrada ao ERP para o monitoramento correto do estoque. Para estes casos, nós indicamos a Nuvemshop Next, solução da Nuvemshop para negócios em expansão.

Já para lojas que estão começando, é possível começar com um ERP mais simples e criar uma loja virtual gratuita integrada a ele.

Tenha um recurso de reserva de carrinho

Um problema recorrente no e-commerce é a ruptura de estoque no momento do checkout. Isso acontece quando o consumidor está montando o carrinho no site e, nesse meio tempo, alguém compra a última unidade do produto antes que ele possa finalizar o pedido. Essa situação é muito comum em picos de tráfego e gera muita frustração no consumidor que perdeu o produto.

Para resolver esse problema, os lojistas Nuvemshop podem instalar o aplicativo Reserva de Estoque, que permite que o carrinho de compras seja reservado por um período de tempo predefinido pelo próprio lojista. Durante esse tempo, a quantidade de itens adicionados ao carrinho permanece segura e reservada, aguardando que o cliente conclua a compra.

Além de prevenir a ruptura de estoque durante o checkout, esse recurso aumenta o senso de urgência e incentiva a finalização da compra, ajudando também a evitar os carrinhos abandonados.

Tudo certo sobre quebra de estoque?

Como vimos, a quebra de estoque pode causar muitos prejuízos para o lojista, como desperdício de mercadorias, perda de vendas por falta de produtos e reinvestimento para abastecer o armazenamento novamente.

Por isso, esperamos que este conteúdo seja útil para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e evitar que isso aconteça no seu negócio.

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