O que é redução de custos e como diminuir as despesas?
Redução de custos é um conjunto de estratégias aplicadas às despesas de uma empresa com o objetivo de garantir sua sustentabilidade financeira. Essas ações visam diminuir desperdícios sem comprometer a capacidade operacional, aumentando sua eficiência e lucratividade.
A meta de todo empreendedor é alcançar o almejado lucro líquido. Porém, o que fazer quando os gastos da sua empresa crescem mais do que você esperava? Para responder a essa pergunta, você precisa saber como funciona uma redução de custos.
Essa prática visa a ajudar os negócios a evitarem gastar mais do que ganham, o que é bastante prejudicial para o crescimento de qualquer empresa. Além disso, em tempos de crise, reduzir custos pode ser a salvação de um negócio.
Quer conhecer essa estratégia e aprender como aplicá-la? Siga neste artigo! Separamos tudo o que você precisa saber sobre o que é redução de custos e como fazer uma. Então, vamos começar? 🧐
O que é redução de custos?
Redução de custos é um processo fundamental para empresas que buscam manter sua saúde financeira e melhorar sua competitividade no mercado. Envolve a implementação de estratégias e medidas para diminuir as despesas e os gastos operacionais sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Essas estratégias podem abranger desde a otimização de processos internos até a negociação com fornecedores e a busca por alternativas mais econômicas e eficientes em todas as áreas da empresa, visando alcançar uma gestão financeira mais eficaz e um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Ao reduzir custos de forma eficiente, as empresas podem melhorar seu fluxo de caixa, aumentar sua lucratividade e fortalecer sua capacidade de investimento em áreas-chave, como inovação e expansão.
Além disso, a redução de custos pode proporcionar maior flexibilidade financeira, tornando a empresa mais resiliente diante de crises econômicas e mais competitiva no mercado.
No entanto, é essencial que essa redução seja realizada de maneira estratégica e sustentável, levando em consideração não apenas o aspecto financeiro, mas também o impacto nas operações e no desempenho geral da organização.
💡 Saiba mais: O que é ponto de equilíbrio e como calcular?
O que são custos?
Custos são todos os gastos da sua empresa que estão relacionados aos produtos ou serviços que ela oferece. Por exemplo: matéria-prima, fornecedores, fluxos de entrega, embalagem etc.
É importante ressaltar que custos e despesas são coisas diferentes. Entendemos as despesas como os gastos necessários para que seu negócio exista, como aluguel do espaço, contas de luz e água, pagamento de salários etc.
Pensando nisso, você precisa ter uma ampla visão da gestão financeira do seu negócio. Dessa forma, assim, será possível identificar quais custos estão extrapolando suas contas e agir para reduzi-los.
Os custos de um negócio são divididos em dois tipos, são eles:
- Custos fixos: aqueles que não variam ou foram firmados por contratos de longo prazo, como um contrato fixo com uma transportadora, por exemplo;
- Custos variáveis: são aqueles que podem variar de acordo com a queda ou aumento da demanda, sazonalidade e outros fatores. Um exemplo: materiais para produção, gastos com importação de produtos etc.
💡 Saiba mais: Estrutura de custos: o que é e como planejar a sua?
Por que a redução de custos é importante?
Se a sua empresa tem custos que são mais altos — ou muito próximos — que o seu lucro líquido, o crescimento do seu negócio está comprometido. Para permanecer em uma curva de desenvolvimento saudável, você não pode ter gastos que comprometam a sua receita.
Custos altos podem fazer com que o seu negócio estagne e, com o tempo, você terá dificuldades com o pagamento de suas despesas, o que pode te levar a algo que todos nós temos muito medo: a falência.
Mas, não se desespere! A redução de custos é importante justamente para evitar esse tipo de problema. Com um plano bem estruturado, você será capaz de otimizar todos os gastos da sua empresa e garantir que ela continue crescendo.
Em tempos de crise, a redução de custos pode ajudar a manter o seu negócio vivo. Além disso, não importa o quão organizado seja o seu plano de negócio, imprevistos podem sempre acontecer. Nesses casos, reduzir custos também pode ser uma ótima saída.
No entanto, é preciso ter cuidado ao colocar esse plano em prática, pois, alguns gastos são essenciais para manter a sua empresa ativa.
No decorrer deste artigo, você irá conhecer algumas dicas para reduzir custos de forma segura e efetiva. 😉
💡 Saiba mais: O que é e como planejar a estrutura de custos do seu e-commerce?
Como fazer uma redução de custos?
Para fazer uma redução de custos que seja efetiva e que preserve o funcionamento da sua empresa, é preciso realizar um trabalho analítico antes de partir para a prática. Para ajudar com isso, separamos um passo a passo completo. Confira-o a seguir:
1. Analise seus processos
O ponto de partida para reduzir custos do seu negócio é analisar os seus processos. Entender como cada engrenagem funciona e qual é o investimento em cada uma delas, é crucial para identificar oportunidades de redução.
Portanto, dedique um tempo exclusivamente para observar de perto o funcionamento de toda a esteira de produção da sua empresa. Durante essa análise, procure entender se existem processos que poderiam ser eliminados ou otimizados.
Por exemplo: suponhamos que você tenha uma confecção de camisetas e, semanalmente, você precisa buscar peças para alimentar o seu estoque. Neste caso, vale entender alguns pontos como:
- Qual é a média de camisetas vendidas por semana?
- Quantas peças você precisa para manter a produção semanal?
- Qual é o espaço disponível em seu estoque?
Com isso em mente, você poderia ajustar a alimentação do seu estoque para um modelo quinzenal ou mensal. Fazendo isso, você conseguiria:
- Cortar custos com o transporte ou envio das mercadorias: uma vez que esse processo deixaria de ser semanal, ele deixaria também de ser um gasto recorrente;
- Negociar melhores valores com o fornecedor: já que você estará adquirindo um número maior de peças, neste caso, poderá comprá-las em atacado, o que resultaria em um desconto no valor total.
💡 Saiba mais: O que é custo de estoque e como gerenciar de forma eficiente?
2. Reduza suas despesas bancárias
Os gastos bancários de uma empresa podem parecer pequenos em um primeiro momento. No entanto, quando colocados na ponta do lápis, podem ultrapassar facilmente a casa dos R$ 100.
Embora não seja um valor exorbitante, esses gastos podem ser evitados. É melhor ter cem reais no caixa do que vê-los ir embora, não é? 💸
Pensando nisso, reveja todas as suas taxas bancárias, desde tarifas para emissão de boletos até os custos por transferências e depósitos. Hoje, existe uma série de bancos digitais que oferecem todos esses serviços de forma online e gratuita, inclusive para contas PJ (pessoa jurídica).
Portanto, se você identificar que pode eliminar gastos com serviços bancários, considere migrar para uma solução mais em conta. Além disso, procure centralizar seu caixa em uma só instituição, isso irá facilitar suas transações, o que também ajuda a reduzir custos.
3. Faça uma boa gestão de estoque
A gestão de estoque é um dos pontos mais importantes da administração de uma empresa. E, quando falamos sobre custos, muitas oportunidades de redução podem surgir nesse departamento.
O ponto principal, pensando em economia, é entender a demanda de cada produto antes de armazená-los. Um vez que, caso você compre muitas peças e suas vendas não estejam alinhadas a essa quantidade, você terá um problema de estoque parado, o que é nada bom para a saúde do seu negócio.
Além disso, estude se você realmente precisa ter todos os produtos em estoque. Em alguns casos, pode ser mais vantajoso vender via dropshipping, por exemplo. Assim, você não teria gastos para armazenar mercadorias que não oferecem alta rotatividade.
Para facilitar essa gestão, a Nuvemshop criou a planilha de controle de estoque.
4. Avalie suas parcerias
Para manter um negócio ativo, é comum que você estabeleça parcerias com fornecedores, transportadoras, gateways de pagamento, plataforma de e-commerce etc. Avaliar essas relações comerciais também podem trazer oportunidades para economizar.
É claro que o foco está em oferecer as melhores condições para o consumidor. No entanto, é preciso fazer uma ginástica para equilibrar o custo-benefício das soluções que você escolhe para o seu negócio.
Estude o quanto você gasta com os serviços essenciais do seu negócio e tente negociar taxas e mensalidades. Caso não haja flexibilidade, pesquise por soluções disponíveis no mercado e avalie se vale a pena realizar mudanças.
Buscar por serviços que sejam mais vantajosos pode te ajudar a cortar gastos e a manter a experiência de compra do seu cliente positiva.
5. Use a tecnologia para gerenciar suas finanças
Tecnologia e negócios estão sempre de mãos dadas, portanto, conte com isso para otimizar as suas finanças. Automatizar a gestão da sua empresa pode te ajudar a encontrar oportunidades de redução com mais facilidade.
Existe uma série de softwares e aplicativos que podem tornar toda a sua gestão financeira mais organizada e efetiva. Com isso, fica mais fácil manter todos os seus custos sob controle.
O ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos de uma empresa, no português) é uma das principais ferramentas utilizadas para gestão de e-commerce. Ele permite que você faça um controle mais minucioso do seu estoque, do fluxo de caixa e de todas as despesas do seu negócio. Assim, você tem todas as informações importantes para uma boa gestão financeira centralizadas em uma mesma interface.
💡 Saiba mais: Vantagens de organizar suas vendas com um ERP
6.Reavalie o seu regime tributário
Entender qual é o regime tributário do seu negócio é crucial para manter sua empresa dentro da legalidade. No entanto, é importante também saber qual é a categoria adequada para o seu volume de vendas, para, assim, evitar gastos desnecessários.
Por exemplo, é comum empresas pequenas e médias optarem pelo regime tributário simples, que tem o custo mensal menor. Porém, se o fisco entender que o seu negócio não se adequa ao regime simples, você pode ser multado. Desse modo, o que era para ser uma economia acaba tornando-se um prejuízo.
Portanto, consulte um contador e garanta que sua empresa esteja enquadrada no regime tributário adequado. Assim, você evita problemas e gastos não planejados.
7. Estabeleça um teto de gastos mensais
Sem um planejamento financeiro bem estruturado, pode ocorrer de os gastos do seu negócio ultrapassarem os limites em alguns meses. Isso é, sem dúvidas, bastante prejudicial para o seu bolso.
Para evitar que isso aconteça com frequência, você pode estabelecer um teto de gastos mensais. Comece somando todos os custos obrigatórios e essenciais do seu negócio. Feito isso, analise quais são os gastos variáveis e entenda o quanto eles podem aumentar no período de um mês.
💡Saiba mais: Gestão de custos: dicas para aumentar a lucratividade
Exemplo prático
Suponhamos que você costuma encomendar 60 camisetas por mês para a sua confecção. Considerando que o preço de fábrica é de R$ 8,90 por peça e, na compra de 60 itens, você tem um desconto de 5%, seu gasto médio seria de R$ 507,30 por mês.
Porém, o seu fornecedor, vez ou outra, tem gastos maiores com matéria-prima e isso impacta no valor da peça, que já chegou a custar R$ 10,80 a unidade. Nesta ocasião, você gastou R$ 615,60 em 60 camisetas.
Entendemos então que o seu gasto com material pode aumentar, em média, 21.3% mês a mês.
Com isso em mente, você pode definir um valor médio para os gastos mensais da sua empresa sem comprometer a sua linha de produção. Para esta etapa, é necessário apelar para a matemática financeira e colocar o cérebro para trabalhar. 🦾🧠
8. Analise os custos atuais
Ainda sobre valores, após fazer todos os cálculos, você terá uma visão clara sobre quais são todos os seus custos (fixos e variáveis). Com essas informações, você poderá entender quais deles podem ser ajustados e quais precisam ser mantidos.
Essa análise precisa ser feita com base no custo-benefício de cada uma das suas despesas. Por exemplo: se você possui um contrato com uma transportadora que cobra mais caro que a concorrência, porém, é a única que garante que suas entregas sejam realizadas dentro do prazo e em todo território nacional, interromper essa parceria está fora de questão.
Agora, se você gasta muito com a manutenção da sua loja virtual e sente que sozinho não conseguiria gerenciá-la, é possível migrar para uma plataforma de e-commerce, como a Nuvemshop, que te ofereça praticidade e taxas mais competitivas.
9. Elabore um planejamento de redução de custos
Depois de entender quais gastos podem ser cortados, é a hora de criar um plano de redução de custos. Nesse momento, você deve mapear quais serão as mudanças feitas no seu negócio. Por exemplo: troca do gateway de pagamento da sua loja, troca de fornecedor, reestruturação do fluxo de alimentação do estoque etc.
É nesta fase que você também deve calcular qual será a redução de custos. Para fazer isso, basta recorrer à matemática e colocar no papel quanto cada mudança vai te ajudar a economizar.
Em resumo, você vai usar os seus gastos atuais para fazer uma comparação de quanto eles custarão depois das mudanças e cortes que foram planejados. Assim, você chegará ao valor exato que estará economizando.
10. Faça a redução de custos e monitore o impacto
Você já planejou as ações para reduzir os gastos da sua empresa. Agora, basta colocá-las em prática.
Tenha um cuidado especial neste momento, principalmente se você estiver fazendo mudanças que impactam diretamente em sua linha de produção. Garanta que todos os processos de transição sejam feitos com calma para que você e toda a sua equipe possam se adaptar com facilidade.
Além disso, monitore o impacto das mudanças, isto é, se elas influíram em melhorias ou prejuízos. O ideal, é que essa seja uma prática que ajude o seu negócio a manter um lucro positivo. No entanto, para garantir a qualidade do seu produto ou serviço, é importante que você entenda se é necessário investir mais dinheiro em algumas frentes.
5 exemplos de redução de custos para empresas
Agora que você já sabe como funciona um plano de redução de custos, confira alguns exemplos básicos de despesas que podem ser reduzidas na sua empresa:
1. Telefonia e internet
Se você possui um e-commerce, uma boa conexão com a internet é fundamental. Pensando nisso, avalie qual empresa oferece um plano adequado para o seu negócio com base no custo benefício. Ou seja, o valor do pacote versus a quantidade de MB (Mega Bytes) disponível.
2. Contas de água e energia
Parece coisa simples, mas, muitas pessoas esquecem de economizar água e luz no ambiente de trabalho. Essa é uma dica importante tanto para o seu bolso quanto para o meio ambiente.
Promova uma cultura de economia de água e luz em sua empresa para que as pessoas evitem deixar luzes e aparelhos eletrônicos ligados quando não necessário. Apesar de serem pequenos gestos, no final do mês, eles fazem a diferença em suas contas.
3. Papel e impressões
Ainda é comum encontrarmos empresas que gastam quantidades enormes de papéis. Com isso, o custo com as impressões passa a ser uma despesa recorrente.
Procure entender se você realmente precisa de papéis em seu escritório. Com a digitalização de diversos serviços, é possível administrar a sua empresa e compartilhar documentos e informações totalmente online.
Além de economizar dinheiro com as impressões, você contribui com a diminuição do uso de papéis e ajuda a preservar o meio-ambiente. 🌳
4. Rotatividade de funcionários
Se você possui funcionários, é importante ter em mente que, além dos gastos com salário e benefícios, em caso de rescisão de contrato, você precisará desembolsar alguns valores. Claro que, muitas vezes, as demissões precisam acontecer por diversos motivos.
Contudo, pensando na sua receita, foque em capacitar a sua equipe e garantir que vocês tenham um ambiente de trabalho saudável. Assim, a rotatividade de funcionários deixa de ser um problema e você evita custos com saldos rescisórios.
5. Plataforma de e-commerce
Se você tem uma loja virtual, saber qual é a melhor plataforma de e-commerce é vital para o crescimento do seu negócio. É importante que você tenha toda a estrutura necessária para vender e atender os seus clientes sem complicações.
Além disso, uma boa plataforma de e-commerce precisa garantir que você faça a gestão do seu negócio de forma simples, fácil e segura. Portanto, estude as opções disponíveis no mercado e quanto custa cada uma delas, lembrando, claro, de avaliar os benefícios.
A Nuvemshop, por exemplo, dispõe de tudo o que você precisa para publicar, divulgar, vender, enviar e receber por seus produtos vendidos. Além do mais, você tem total liberdade para personalizar sua loja virtual e deixá-la com a cara da sua marca.
Os planos custam a partir de R$ 59 ao mês e variam de acordo com as necessidades do seu negócio no momento. Quer saber mais? Crie uma loja virtual grátis:
Entendido como fazer a redução de custos?
O cenário ideal de todo empreendedor é nunca precisar lidar com crises financeiras. Porém, isso é algo que foge do nosso controle, podendo ocorrer quando menos esperamos. Mas, contanto que você esteja preparado, é possível desviar dos obstáculos e garantir a estabilidade e crescimento do seu negócio.
E, se você sente que é o momento de potencializar o seu negócio, o que acha de migrar sua loja para a Nuvemshop? Conte com uma plataforma completa e segura e aumente suas vendas online. 🚀
