Qual é o melhor sistema de controle de estoque e como escolher?
Pontos principais do artigo:
- Sistema de controle de estoque é uma ferramenta para monitorar e gerenciar o inventário de produtos;
- Existem três principais tipos: estoque periódico (contagens em intervalos), estoque permanente (atualizações em tempo real) e just-in-time (abastecimento sob demanda);
- Um sistema de controle de estoque e vendas permite evitar falta ou excesso de produtos, otimizar compras e vendas, e reduzir custos de armazenamento;
- A escolha do sistema certo envolve avaliar as necessidades da empresa, o orçamento, as integrações e a performance das ferramentas disponíveis no mercado.
O sistema de controle de estoque é uma ferramenta fundamental para o gerenciamento de uma loja virtual, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Afinal, um e-commerce não pode enfrentar problemas como a falta de mercadorias — o que pode levar à perda de vendas e insatisfação dos clientes. Além disso, um estoque bem gerenciado permite otimizar os processos de armazenamento e logística, resultando em prazos de entrega mais rápidos e uma experiência de compra mais positiva.
Quer entender como um sistema de controle de estoque e vendas pode se tornar um aliado imprescindível para o crescimento e a prosperidade da sua loja virtual? Então, continue a leitura e confira!
O que é sistema de controle de estoque?
Sistema de controle de estoque e vendas é uma ferramenta que permite às empresas gerenciar de forma integrada e eficiente os níveis de produtos disponíveis e acompanhar todas as transações realizadas.
Ele abrange desde o registro de entrada e saída de mercadorias até o inventário de estoque, auxiliando na reposição de itens e evitando tanto a falta quanto o excesso de produtos. Dessa fora, a empresa mantêm um estoque virtual, com todas as movimentações registradas.
Além disso, o sistema de controle de estoque e vendas fornece informações valiosas para análises estratégicas, como a identificação de itens mais vendidos, produtos sazonais e tendências. Isso contribui para uma gestão mais eficaz do negócio e o atendimento satisfatório às demandas dos clientes.
💡 Saiba mais:
- O que é gestão de estoque e como fazê-la?
- Como escolher o melhor sistema de vendas para loja?
Tipos de sistemas de controle de estoque
É fundamental reconhecer que, no universo da gestão empresarial, existem diferentes tipos de sistema de controle de estoque, cada um com suas características e abordagens específicas.
Esses softwares são projetados para atender às necessidades e peculiaridades de diversos tipos de negócios, permitindo uma administração mais precisa e personalizada dos estoques.
Seja por meio de métodos manuais, planilhas eletrônicas ou sistemas automatizados, a variedade de opções disponíveis oferece aos gestores a flexibilidade de escolher a solução mais adequada segundo as particularidades de suas operações.
Partindo desse contexto, vamos explorar algumas das principais categorias de sistemas de controle de estoque, destacando suas vantagens e como podem ser aplicados para otimizar a gestão de inventário de forma eficiente e estratégica. Confira:
Sistema de estoque periódico
O sistema de estoque periódico é um método em que a contagem física dos itens em estoque é realizada em intervalos predeterminados, a cada trimestre ou ano, por exemplo, em vez de ser constantemente monitorada em tempo real.
Durante o período, as operações de compra e venda continuam ocorrendo, mas as informações sobre as quantidades disponíveis não são atualizadas no sistema até o momento da contagem.
Considere o exemplo de uma loja de roupas que opta por realizar a contagem do estoque a cada trimestre. No início do período, o estoque é contado fisicamente, e todas as quantidades são registradas.
Durante os três meses, a loja vende as peças e compra dos fornecedores, mas as informações sobre o estoque disponível não são atualizadas no sistema de gestão. No final do trimestre, outra contagem é realizada, e as quantidades são novamente registradas.
Após a segunda contagem, a loja calcula as variações de estoque, comparando as quantidades iniciais com as finais. Com base nisso, é possível determinar as vendas realizadas durante o período e ajustar o estoque para a próxima etapa.
Desse modo, podemos dizer que o sistema de estoque periódico pode ser vantajoso para empresas que lidam com grande variedade de produtos e que têm dificuldades de controlar o estoque em tempo real.
No entanto, a desvantagem desse sistema é que, entre as contagens, pode haver menos visibilidade das quantidades reais em estoque, o que pode levar a problemas de falta de produtos ou compras desnecessárias caso o controle não seja feito com precisão.
💡 Saiba mais: O que é e como fazer um planejamento de estoque?
Sistema de estoque permanente
O sistema de estoque permanente — também conhecido como sistema de controle de estoque perpétuo ou sistema de inventário contínuo — é um método em que as informações sobre a quantidade de produtos em estoque são atualizadas em tempo real.
Nesse método, cada transação de entrada e saída é imediatamente registrada no sistema, dando à empresa uma visão atualizada e precisa do estoque a qualquer momento. Essa abordagem permite acompanhar as variações e identificar possíveis problemas de desabastecimento ou perdas com maior agilidade.
Portanto, o sistema de estoque permanente é particularmente útil para empresas que precisam de controle constante sobre seus produtos, como varejistas que trabalham com produtos de alto giro ou itens de alto valor agregado.
💡 Saiba mais: Como calcular e gerenciar o giro de estoque?
Além disso, esse sistema oferece maior precisão nas informações do estoque, o que permite otimizar os processos de compra e venda, reduzindo os custos operacionais e melhorando a experiência do cliente.
Contudo, esse tipo de tecnologia tem custos. Um sistema de estoque permanente requer investimentos em infraestrutura para manter o controle atualizado. Por isso é fundamental fazer um planejamento financeiro para não comprometer os recursos da empresa.
💡 Saiba mais: Como fazer o controle financeiro empresarial do negócio?
Sistema de estoque just-in-time
Por fim, o sistema de controle de estoque just-in-time (“no momento certo”, em português) é uma estratégia que visa aperfeiçoar a gestão de estoques ao reduzir o desperdício, os custos e o espaço de armazenamento, garantindo que os materiais sejam entregues apenas quando são necessários, e não com antecedência.
Nessa modalidade, os produtos são adquiridos ou produzidos somente quando há uma ordem de compra ou quando o estoque atual está prestes a esgotar. O objetivo é eliminar os custos associados ao armazenamento excessivo, enquanto se mantém a capacidade de entregar os produtos aos clientes.
Para entender melhor o sistema just-in-time, imagine uma fábrica de automóveis que o adota. Em vez de manter um grande estoque de peças e componentes, a empresa trabalha em estreita colaboração com bons fornecedores. Quando a fábrica precisa de um determinado item, ela faz o pedido e o parceiro entrega o material prontamente.
Dessa forma, a fábrica consegue reduzir o espaço necessário para estocar peças, minimizando os custos de estoque e reduzindo a probabilidade de obsolescência de produtos em estoque.
Portanto, o just-in-time pode melhorar o fluxo de trabalho, a produtividade e o controle de qualidade dos produtos, ao mesmo tempo em que reduz custos relacionados ao estoque.
Mas, para uma implementação bem-sucedida, é preciso ter uma cadeia de suprimentos ágil e confiável. Além disso, é fundamental que os processos internos da empresa sejam bem otimizados para evitar interrupções nas operações por falta de estoque.
💡 Saiba mais: O que é supply chain e como funciona uma cadeia de suprimentos?
Qual é o objetivo de um sistema de controle de estoque?
O objetivo dessa ferramenta é gerenciar os níveis de estoque de uma empresa de forma eficiente e eficaz. Isso envolve rastrear os produtos nos armazéns, monitorar o inventário, fazer pedidos quando necessário etc.
Dessa forma, um sistema de controle de estoque pode ajudar as empresas a economizar dinheiro, melhorar a eficiência dos seus processos de armazenamento e vendas, além de evitar estoque parado.
Imagine uma loja de eletrônicos que tenha um volume de 50 smartphones, e um cliente compra um desses aparelhos. É função do sistema de controle de estoque registrar essa venda e atualizar o estoque para 49 itens automaticamente, assim que a compra for finalizada.
Além disso, quando o estoque atinge um nível mínimo predefinido, o sistema deve emitir um alerta para a equipe responsável realizar a reposição dos produtos. Esse controle preciso garante que a loja sempre tenha os itens em quantidade suficiente para atender à demanda dos clientes.
O sistema também precisa fornecer relatórios que ajudam os gestores a identificar os produtos mais vendidos, permitindo que eles façam análises e tomem decisões estratégicas para o crescimento do negócio.
Ainda não faz o controle de estoque da sua loja? Uma ótima maneira de começar é adotando uma planilha de controle. Além de ser fácil de usar, ela serve como ponte para a adoção de ferramentas mais robustas. Baixe grátis e confira:
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💡 Saiba mais: O que é política de estoque e como definir a do seu negócio?
Quais são os benefícios de um sistema de controle de estoque?
Um sistema de controle de estoque oferece uma série de benefícios significativos para empresas de todos os tamanhos e setores.
Com a precisão dos registros e a obtenção de dados estratégicos sobre o desempenho dos produtos, o sistema de controle de estoque permite que as empresas tomem decisões mais informadas e estratégicas para impulsionar o crescimento e o sucesso dos negócios a longo prazo.
Existem vários benefícios em ter um sistema de controle de estoque. Descrevemos os principais a seguir, confira:
Economia financeira
Adotar um sistema de controle de estoque elimina custos desnecessários associados ao armazenamento excessivo e à obsolescência de produtos.
Com um controle preciso do inventário, as empresas podem evitar aquisições supérfluas de mercadorias que já estão em estoque, minimizando gastos com aquisições em excesso.
Além disso, ao evitar a falta de produtos, o sistema de controle de estoque permite que as empresas atendam à demanda dos clientes de forma adequada e evitem perdas de vendas, o que pode levar a um aumento significativo da receita.
Com menos desperdício de recursos e uma gestão mais eficiente dos armazéns, o sistema de controle de estoque possibilita às empresas economizarem dinheiro e melhorarem sua saúde financeira, contribuindo para sua sustentabilidade e crescimento no mercado.
💡 Saiba mais: 9 indicadores financeiros para acompanhar na sua empresa
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Eficiência operacional
Como já mencionamos, com um controle preciso das quantidades de produtos em estoque, as empresas podem evitar a falta ou o excesso de mercadorias, o que reduz o tempo gasto em atividades de reabastecimento e evita atrasos nas entregas aos clientes.
💡 Saiba mais: Como funciona o prazo de entrega e o que fazer quando o pedido atrasa?
Além disso, a visibilidade em tempo real do estoque permite uma melhor programação da produção e dos pedidos de compra, facilitando a identificação de demandas sazonais ou tendências de consumo.
Isso resulta em uma cadeia de suprimentos mais ágil e responsiva, levando a uma operação mais eficiente, redução de desperdícios e custos operacionais, bem como à maximização do uso dos recursos disponíveis.
Portanto, com a melhoria da eficiência proporcionada pelo sistema de controle de estoque, as empresas podem aumentar sua produtividade e competitividade no mercado.
Controle de estoque
O sistema de controle de estoque garante que a empresa possa atender à demanda dos clientes de forma eficiente e pontual.
Com um controle preciso das quantidades de produtos disponíveis, a loja pode antecipar o momento de reabastecer seu estoque antes que os itens esgotem, evitando assim a perda de vendas e a insatisfação dos clientes.
A falta de produtos pode resultar em clientes insatisfeitos — que buscam a concorrência para suprir suas necessidades, comprometendo a fidelidade do comprador e a reputação da empresa.
Ao evitar a ruptura de estoque, o sistema de controle de estoque contribui para a manutenção de uma operação confiável, garantindo que os produtos estejam prontamente disponíveis para atender à demanda e promover a satisfação dos clientes.
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Como escolher o sistema de controle de estoque certo para minha empresa?
O melhor sistema de controle de estoque para sua empresa dependerá de vários fatores, incluindo o tamanho do negócio, o tipo de produto vendido e o seu orçamento.
Se você não tiver certeza de qual sistema é o certo para sua loja, confira a seguir uma pequena checklist de pontos que devem ser observados durante sua escolha:
Avalie as necessidades da sua empresa
Comece identificando quais são os principais desafios e demandas relacionadas ao estoque. Considere o volume de produtos, a complexidade da cadeia de suprimentos, a quantidade de transações e outras particularidades específicas do seu negócio.
Entender o cenário real da sua empresa é um passo importante para entender quais recursos um sistema de controle de estoque precisa ter para atender às suas necessidades.
Defina o orçamento disponível
Estabeleça um limite financeiro para o investimento no sistema de controle de estoque. Existem opções que variam desde sistemas mais simples e econômicos até soluções mais complexas e abrangentes.
A ideia desse tipo de sistema é promover uma gestão mais eficiente para eliminar desperdícios e reduzir custos, concorda? Desse modo, contratar um software robusto para gerar economia, mas comprometer o orçamento com sua contratação são atitudes contraditórias.
Escolha entre os sistemas
Decida se a sua empresa necessita de um sistema de controle de estoque periódico (contagens em intervalos predeterminados) ou permanente (atualizações em tempo real).
Como vimos, a depender do tipo e tamanho do seu negócio, ainda existe a possibilidade de adotar o just-in-time. Por isso, analise qual modelo trará mais ganhos em agilidade e economia de recursos.
Avalie a escalabilidade e integração
Certifique-se de que o sistema escolhido pode acompanhar o crescimento da empresa e se integra facilmente com outros sistemas de gestão empresarial que você já utiliza.
Por exemplo, a utilização de um ERP (Enterprise Resource Planning ou “Planejamento dos Recursos da Empresa”, em português) voltado para a logística facilita a automatização e otimização da área.
Isso resulta em maior rotatividade para o seu estoque e, consequentemente, mais lucro para o seu negócio.
💡 Saiba mais: Como funciona um sistema ERP na logística?
Pesquise opções no mercado
Realize uma pesquisa detalhada sobre os diferentes sistemas disponíveis, considerando suas funcionalidades, atendimento ao cliente, histórico de desempenho e recomendações de outros usuários.
Alguns bons exemplos de sistemas de controle de estoque para lojas físicas e virtuais são:
💡 Saiba mais: O que é o sistema MRP e quando adotar na sua empresa?
Teste e faça uma escolha informada
Se possível, solicite demonstrações ou testes gratuitos dos sistemas que mais se aproximam das necessidades da sua empresa. Isso ajudará você a entender melhor como eles funcionam na prática e qual oferece a melhor experiência para seus processos específicos.
Obtenha feedback dos usuários
Por fim, consulte outros membros da equipe ou colegas que utilizarão o sistema de controle de estoque e considere suas opiniões antes de tomar uma decisão final.
Lembre-se de que o que pode ser a melhor opção para você pode não ser adequado para outra pessoa ou equipe. Portanto, é fundamental encontrar o sistema que melhor se adapte às necessidades e objetivos específicos do seu negócio como um todo.
Quais são os desafios de implementar um sistema de controle de estoque?
Em primeiro lugar, a transição de processos manuais ou sistemas desatualizados para uma solução informatizada requer planejamento e treinamento adequado para a equipe.
A resistência à mudança pode ser um obstáculo, e é essencial garantir que todos os funcionários envolvidos compreendam a importância do novo sistema e saibam como utilizá-lo corretamente.
Além disso, a escolha do sistema certo pode ser um desafio, já que é necessário encontrar uma solução que atenda às necessidades específicas da empresa, seja escalável e compatível com os outros sistemas de gestão utilizados.
Outro desafio é garantir a precisão dos dados e a confiabilidade das informações registradas no sistema. Erros no registro das mercadorias podem comprometer a acurácia dos estoques, levando a decisões inadequadas e problemas de gerenciamento.
💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?
A implementação bem-sucedida de um sistema de controle de estoque requer uma abordagem cuidadosa e uma gestão proativa para superar esses desafios e garantir que o sistema funcione de forma eficiente e confiável.
Apesar dos desafios, os benefícios de um sistema de controle de estoque e vendas geralmente superam os custos.
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Tudo certo sobre sistema de controle de estoque?
O sistema de controle de estoque é uma ferramenta essencial para empresas que buscam melhorar a eficiência operacional, evitar desperdícios e garantir o atendimento adequado à demanda dos clientes.
Ao possibilitar uma gestão mais precisa e atualizada do inventário, o sistema ajuda a tomar decisões estratégicas, a reduzir custos e promove o crescimento sustentável dos negócios.
Sua implementação bem-sucedida requer planejamento, treinamento e dedicação, mas os benefícios resultantes compensam o esforço investido, tornando-o um aliado valioso para a gestão empresarial.
Se você está procurando uma maneira de melhorar a eficiência de sua empresa, economizar dinheiro e evitar a falta de estoque, um sistema de controle de estoque pode ser uma boa opção para você.
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