XML da nota fiscal: o que é e passo a passo para baixar o arquivo

Pontos principais do artigo:

• O arquivo XML da nota fiscal é o formato digital padrão para a nota fiscal eletrônica emitida na venda de produtos;
• Atualmente, esse é o formato aceito no padrão nacional para emissão de notas fiscais e o único que tem validade jurídica;
• Para baixar o XML da nota é preciso acessar o portal do Governo ou o sistema de gestão integrado (ERP) utilizado no seu e-commerce;
• Na Nuvemshop, você pode criar uma loja virtual grátis e escolher uma das opções de ERP disponíveis em nossa Loja de Aplicativos para gerar e armazenar o documento.

Se você empreende há muito tempo, provavelmente está acostumado a guardar as notas fiscais impressas para fazer as auditorias fiscais. Mas você sabia que, já há algum tempo, o XML da nota fiscal é o formato oficial do documento?

O novo padrão é totalmente digital e guarda todas as informações importantes da compra ou venda de forma organizada e segura, além de permitir a validação automática dos dados por parte das autoridades fiscais, o que reduz o risco de erros e fraudes.

Mas, afinal, será que o XML substitui o DANFE? E como baixar o arquivo XML de uma nota fiscal que já foi emitida? Neste artigo, vamos explicar o que é XML da nota fiscal e responder essas e outras dúvidas para que você fique em dia com a fiscalização e evite multas para a sua empresa. Confira! 🧾

O que é um arquivo XML de nota fiscal?

Arquivo XML é o formato padrão da nota fiscal eletrônica. Esse é um documento exclusivamente digital que serve para comprovar a transação e armazenar todas as informações obrigatórias da NF-e.

A principal diferença do XML para a versão da nota fiscal em PDF que conhecemos é que o XML é uma linguagem utilizada para armazenar dados em um formato legível por máquinas.

Dessa forma, é possível validar as informações por meio de uma assinatura digital e garantir mais segurança aos procedimentos fiscais. Por essa razão, o XML se tornou o padrão nacional de emissão de notas e é a única versão do documento com validade jurídica.

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Quais informações devem constar no XML NF-e?

Agora que já vimos o que é o XML da nota fiscal, fica mais fácil entender que ele nada mais é do que a nota fiscal em si. Por isso, deve conter todas as informações necessárias para a emissão da NF-e.

Veja quais são elas:

• Dados da empresa: nome e razão social, endereço, número de inscrição estadual e CNPJ;
• Dados do destinatário: nome, endereço, CPF ou CNPJ;
• Descrição dos produtos ou serviços: descrição, quantidade, valores unitários;
• Valores e tributos: valor total da transação e impostos aplicáveis, como o ICMS;
• Dados da NF-e: modelo, número, série e data e hora exatas da emissão;
• Forma de pagamento: dinheiro, cartão de crédito boleto bancário ou Pix, por exemplo;
• Informações de transporte: tipo de frete, empresa transportadora, placa do veículo utilizado e prazo de entrega.

Qual a diferença entre XML e DANFE?

O arquivo XML é a própria nota fiscal, já o DANFE é uma representação gráfica do XML. Ele serve para facilitar a leitura das informações, mas não tem valor jurídico, ou seja, não pode ser utilizado como documento fiscal.

Na prática, o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) funciona como uma versão mais visual e simplificada do documento. Ele pode ser salvo em PDF, impresso e enviado junto com a mercadoria para o consumidor, por exemplo, que poderá conferir as informações de forma mais fácil.

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Para que serve o XML da nota fiscal?

Apesar de ser um arquivo mais complexo, o XML da nota fiscal é um documento essencial e pode facilitar a vida do empreendedor em vários sentidos. Veja alguns exemplos:

Comprovar a transação

Como vimos, o arquivo XML da nota fiscal é o documento padrão para emissão de notas fiscais. Por isso, ele cumpre o seu objetivo principal, que é comprovar que a transação comercial aconteceu e manter o registro legal da venda do produto ou da prestação de serviço.

Caso a empresa ou o consumidor tenham algum problema com a transação e precisem recorrer à justiça, por exemplo, o XML da nota fiscal é o único documento que serve como prova legal da negociação.

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Garantir a segurança das informações

Outra vantagem do XML é que ele impede a manipulação dos dados contidos na NF-e. Isso porque, por ser um arquivo digital, todas as informações contidas no XML podem ser validadas por algoritmos específicos para isso.

Isso significa que qualquer alteração não autorizada no arquivo pode ser detectada em poucos segundos, o que reduz o risco de golpes relacionados a alterações indevidas da nota para incluir informações falsas ou incorretas.

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Facilitar a fiscalização de tributos

Como o documento gerado na hora de emitir o XML da nota fiscal é totalmente digital, as autoridades podem consultar a NF de forma eletrônica, o que facilita o cálculo e a cobrança de impostos sobre as vendas.

Além disso, o XML da nota segue um padrão nacional, o que significa que todas as empresas emitem o documento com a mesma estrutura de informações. Isso agiliza o processo de auditoria e permite uma fiscalização mais eficiente, com menos chance de erros.

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Reduz o acúmulo de papéis

Todos os empreendedores precisam armazenar as notas fiscais emitidas por, no mínimo, cinco anos. Agora, imagine quanto papel e espaço seriam necessários para guardar todos esses comprovantes se fossem impressos em papel?

Por ser um formato eletrônico, o XML permite que os lojistas mantenham os registros organizados e acessíveis em sistemas de computador. Isso reduz significativamente a quantidade de papel utilizada no processo de documentação fiscal, além de facilitar a consulta de informações quando necessário.

Como baixar o XML de uma nota fiscal?

O arquivo XML é gerado automaticamente sempre que você emite uma NF-e, seja pelo portal do Governo ou por um sistema de gestão integrado (ERP). Então, para baixar o XML da nota fiscal, basta clicar na opção “XML” e fazer o download no formato escolhido.

Caso você não tenha salvo o arquivo e queira acessar o documento depois de emitir a nota fiscal, a maioria dos ERPs (mesmo as opções gratuitas) mantêm um histórico de NFs emitidas ou recebidas. Geralmente, é possível buscar pelo número da nota ou pela data e fazer o download do documento.

Na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar a sua loja virtual grátis e baixar o XML das notas fiscais  de todas as suas vendas usando uma das opções de ERP para e-commerce disponíveis em nossa Loja de Aplicativos, como o Tiny ERP.

O app permite que você gere o XML da nota fiscal a partir da chave de acesso e cuide da rotina da sua loja de forma simples e organizada por planos que variam entre R$ 29,90 e R$ 599,90. E, se você tem uma loja Nuvemshop, a plataforma ainda oferece 30 dias de teste grátis, além de 50% de desconto nos 3 primeiros meses de assinatura.

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👉 Confira: Como integrar o Tiny ERP na minha loja?

Como consultar um XML na SEFAZ?

Também é possível baixar o XML da nota fiscal de maneira gratuita pelo site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Nesse caso, basta seguir o passo a passo abaixo:

• Acesse o portal da nota fiscal eletrônica;
• Clique em “Consultar NF-e”;
• Informe a chave de acesso da nota;
• Clique na opção “Download do documento”;
• Selecione o certificado digital da sua empresa;
• Pronto! O download do arquivo XML da nota fiscal vai começar em breve.

A grande diferença entre baixar o XML pelo portal da SEFAZ ou por um software emissor, como um ERP, é que no site da SEFAZ é preciso preencher os dados manualmente e fazer o download de um arquivo por vez.

Essa pode não ser uma opção vantajosa para empresas que têm um alto volume de vendas, já que será necessário muito tempo e trabalho para realizar a tarefa. Nesse caso, vale a pena contar com o apoio de um ERP para preencher as informações de forma automática e fazer o download de arquivos em escala.

💡 Saiba mais: 6 ERPs gratuitos para você usar na gestão do seu negócio

Como abrir um arquivo XML?

É possível abrir o arquivo XML da nota fiscal usando o bloco de notas, o Excel ou o navegador padrão do seu computador, como o Chrome. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o arquivo, selecionar “Abrir com” e escolher a opção desejada.

No geral, a melhor forma de encontrar informações no XML é usando o Excel ou o navegador. Isso porque, nesses casos, é possível visualizar o documento de forma mais clara e buscar informações específicas no código usando o comando de busca “Ctrl+F”.

Geralmente, as tags utilizadas para organizar o documento são autoexplicativas. Assim, se você quer consultar o CNPJ do cliente, por exemplo, basta selecionar “Ctrl+F” e fazer a busca por “CNPJ” para localizar a informação.

💡 Saiba mais: O que é certificado digital MEI e como conseguir um?

Como passar a nota fiscal de XML para PDF?

O arquivo PDF da nota fiscal é o que conhecemos como DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal). Assim como XML, ele pode ser baixado diretamente na hora de emitir a nota ao selecionar a opção “Download DANFS-e”.

Também é possível passar o XML da nota fiscal para PDF usando um conversor de arquivos online. Basta abrir um mecanismo de busca, como o Google, e pesquisar “conversor XML para PDF”.

A maioria dos sites permite que você faça upload do XML e baixe o arquivo PDF convertido de forma gratuita. Mas lembre-se de sempre manter uma cópia do arquivo XML original, pois esse é o formato oficial e pode ser necessário para auditorias fiscais.

Tudo certo sobre o arquivo XML da nota fiscal?

Como vimos, o XML da nota fiscal é um documento essencial para os empreendedores. Por isso, esperamos que este conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o assunto e esclarecido a importância de emitir e armazenar esse documento.

E, se você ainda não tem uma loja virtual para vender e emitir suas notas fiscais com segurança, chegou a hora de criar sua loja virtual grátis na Nuvemshop! É rápido, fácil e você pode integrar sua loja com os principais ERPs do mercado para fazer a gestão e emissão de NF-es. 💙